Spätestens ab zwanzig Benutzern lohnt es sich meist, die Benutzerangaben zu importieren, anstatt sie von Hand zu erfassen. Hier erfahren Sie deshalb, welche Möglichkeiten die Importfunktion bietet. Natürlich bekommen Sie hier auch das ganze Instrumentarium für die Benutzerverwaltung: vom manuellen Erstellen über Sperren und Löschen von Benutzerlogins bis zum Ändern von Kennwörtern.
Für das erste Anlegen aller Benutzer einer Schule bietet der automatische Import meist Vorteile. Wie der funktioniert, lesen Sie unter Benutzer importieren.
Um Logins für einzelne neue Lehrpersonen zu erstellen, ist die manuelle Variante meist schneller. Und so geht es:
WICHTIG: Benutzerlogins können nur für Personen des Lehrerkollegiums oder des Schulbetriebs erstellt werden. Vermeiden Sie, wenn immer möglich das Einrichten eines Benutzerlogins für Personen, deren Adresse noch nicht erfasst ist. Führen Sie zuerst einen Lehrpersonenimport durch (inklusive der neuen Adresse) und erstellen Sie erst dann das entsprechende Login.
HINTERGRUND: Wenn Sie eine Adresse während des Erstellvorgangs eines Benutzerlogins erfassen, vergibt LehrerOffice für die neue Adresse selbst einen Schlüssel, der nicht demjenigen der Schulverwaltung bzw. der Importdatei entspricht. Dadurch gehen aber alle Vorteile des Adressimports verloren, die da sind: Automatische Aktualisierung des Lehrerdatensatzes und automatische Zuteilung der Klassenlehrperson. Beim nächsten Lehrpersonenimport wird stattdessen ein neuer Datensatz für diese Lehrperson erstellt, der aber nicht mit dem entsprechenden Benutzerlogin verknüpft ist.
Der Administrator hat keine Möglichkeit, das Kennwort eines Benutzers herauszufinden. Falls eine Lehrperson ihr Kennwort vergessen hat, besteht also die einzige Lösung darin, diesem Benutzer ein neues Kennwort zu setzen.
Damit ein Benutzer vorübergehend keinen Zugriff auf die Datenbank haben kann, können Sie sein Login deaktivieren:
WICHTIG: Ein deaktivierter Benutzer belegt immer noch ein Login, weshalb für ihn immer noch eine Lizenz nötig ist. Erst beim Löschen eines Benutzers wird die Lizenz frei.
Wenn ein Benutzerlogin auch künftig nicht mehr gebraucht wird, sollten Sie dieses löschen. Dadurch wird eine Zusatzlizenz wieder frei.
WICHTIG: Das Löschen eines Benutzerlogins ist relativ unbedenklich. Dadurch wird an der zugehörigen Adresse und deren Fach- oder Klassenzuordnung nichts verändert. Es wird also auch später möglich sein, Zeugnisse der entsprechenden Klassen nachzudrucken. Die Adresse kann im gleichnamigen Modul ausgeblendet werden (diese sollte nicht gelöscht werden).
Grundsätzlich können Sie dieselbe Liste für den Benutzerimport verwenden, wie Sie schon für den Adressimport einsetzten. Möglicherweise möchten Sie aber nicht für alle Personen in dieser Liste einen Benutzer anlegen, weil nicht alle auf die Datenbank zugreifen müssen oder Sie nicht genügend Lizenzen für alle haben. Passen Sie die Liste also vorgängig an. In der Tabelle rechts finden Sie einen Anhaltspunkt, welche Daten in einer Benutzerliste, die für den Import geeignet ist, vorhanden sein können. Nur Pflichtfelder brauchen zwingend eine Zuordnung. Möchten Sie allen Benutzern das gleiche Kennwort setzen, fügen Sie der Importliste eine Spalte mit der entsprechenden Angabe hinzu. Sind Ihre Benutzerdaten in einer Excelliste, wählen Sie die ganze aus und kopieren Sie sie in die Zwischenablage, bevor Sie folgende Arbeitsschritte durchführen:
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Der Benutzerimport kann auch über das Modul 'Adressen' geschehen. Bei dieser Variante muss am Schluss allen Benutzern ein Initialpasswort gesetzt werden, dass nach erstmaliger Anmeldung des Benutzers geändert werden muss. Um die Importdatei vorzubereiten, führen Sie folgende Schritte aus:
Die Importdatei ist nun vorbereitet und der Benutzerimport kann erfolgen.
Der Import wird nun durchgeführt, jetzt fehlt noch das Initialpasswort. Setzen Sie im Modul 'Benutzer' das Häklein um alle Lehrpersonen aufzurufen und führen danach den Befehl 'Kennwort zurücksetzen' aus. Geben Sie für alle Lehrpersonen ein Initialkennwort vor. Achten Sie darauf, dass das Häklein bei 'Kennwort muss durch den/die Benutzer/in bei der Anmeldung geändert werden' gesetzt ist. Das Passwort des Administrators kann auf diese Weise nicht geändert werden.
WICHTIG: Erfassen bzw. importieren Sie die Lehrpersonen im Modul 'Adressen', bevor Sie an den Benutzerimport herangehen. Benutzer brauchen zwingend eine Zuordnung zu einer Adresse, ansonsten werden Sie nicht erstellt.
Um die Kennworteinstellungen für Single Sign-on einzurichten, ordnen Sie beim Benutzerimport kein Kennwort zu. Haben die Benutzer bereits ein Kennwort, können Sie es nachträglich ändern, indem Sie in das Modul 'Benutzer' wechseln, bei allen Benutzern ein Häkchen setzen, für die diese Funktion aktiviert werden soll, und über das Menü 'Benutzer' 'Kennwörter ändern' befehlen. Im nun erscheinenden Dialogfenster wechseln Sie zur Option 'Kennwort für Single Sign-on setzen' und bestätigen mit 'OK'. Beachten Sie bitte, dass diese Benutzer eine neue Verbindungsdatei (.lhd) benötigen, in der diese Form der Anmeldung gespeichert ist. Greift das Programm auf eine (1) zentral abgespeicherte Verbindungsdatei zu, so können Sie diese Anpassung für Single Sign-on auch direkt in der Verbindungsdatei vornehmen. Öffnen Sie dazu die Verbindungsdatei mit einem Texteditor und überschreiben Sie in der Zeile 'SingleSignOn=' den Wert 'false' mit 'true'. Speichern Sie die Änderung und schliessen Sie den Texteditor wieder.