Welche Voraussetzungen müssen erfüllt sein, um die Schulhäuser korrekt importieren zu können?

Abhängigkeiten der Schulhausbezeichnungen

Vom Schulverwaltungsanbieter wird pro Klasse der Name des Schulhauses mitgeliefert. Je nach Kanton wird diese Bezeichnung auf dem Zeugnisformular ausgewiesen oder das Schulhaus wird benötigt, um bei mehreren Schuleinheiten in LehrerOffice und dem automatischen Anlegen von Klassen diese den korrekten Schuleinheiten zuteilen zu können.
Bei Kantonen, für die LehrerOffice die Daten für die Bildungsstatistik (BISTA) liefern kann, werden die Schulhäuser im gleichnamigen Modul 'Schulhäuser' verwaltet. Im Kanton Aargau werden die im Modul 'Schulhäuser' verwalteten Adressen zudem noch an ein weiteres System geliefert.
Diese Umstände führen dazu, dass man sowohl in der Schulverwaltung als auch in LehrerOffice nicht ganz frei ist, wie die Daten geführt werden müssen.

Situation 1: Die gelieferte Bezeichnung wird in LehrerOffice bei der Klasse eingetragen
Situation 2: Die Schulhäuser werden im Modul 'Schulhäuser' verwaltet (Kt. AG, GR, SO, ZH)
Situation 3: Für das automatische Anlegen der Klassen sind die Schulhäuser in LehrerOffice vorerfasst
Situation 4: Für den Zeugnisdruck sollen abweichende Bezeichnungen als vom Import geliefert verwendet werden können
Situation 5: Wegen dem Schulhaus-Export (Kt. AG) werden spezifische Klassenbezeichnungen als Trakte geführt

Die gelieferte Bezeichnung wird in LehrerOffice bei der Klasse eingetragen

Ausgangslage:

Unterteilung in Schuleinheitenkeine
oder die Klassen werden nicht automatisch angelegt
Modul 'Schulhäuser'nicht aktiv
ZeugnisdruckSchulhaus wird nicht aufgeführt
oder gelieferte Schulhausbezeichnung passt

Diese Situation ist die einfachste. Die Schulhausbezeichnung, die geliefert wird, wird im Modul 'Klassen' in der Spalte 'Schulhaus' eingetragen.

Die Schulhäuser werden im Modul 'Schulhäuser' verwaltet (Kt. AG, GR, SO, ZH)

Ausgangslage:

Unterteilung in Schuleinheitenkeine
oder die Klassen werden nicht automatisch angelegt
Modul 'Schulhäuser'aktiv
ZeugnisdruckSchulhaus wird nicht aufgeführt
oder gelieferte Schulhausbezeichnung passt

Da das Modul 'Schulhäuser' aktiv ist, kann im Modul 'Klassen' und der Spalte 'Schulhaus' nicht mehr einfach der gelieferte Text eingetragen werden. Die Schulhäuser müssen vorab erstellt werden und der Name muss der von der Schulverwaltung gelieferten Bezeichnung entsprechen.
Das Vorgehen für die Erfassung eines Schulhauses ist wie folgt:

  1. Im Abschnitt 'Klassen' ins Modul 'Schulhäuser' wechseln
  2. Auf den Befehl 'Neues Schulhaus' klicken
  3. Im Register 'Grunddaten' und der Zeile 'Bezeichnung' die von der Schulverwaltung gelieferte Bezeichnung des Schulhauses eintragen
  4. Die Checkboxen mit den für dieses Schulhaus zutreffenden Schulstufen aktivieren
  5. Fenster mit 'OK' schliessen

Sofern die von der Schulverwaltung gelieferte Schulhausbezeichnung mit dem im Modul 'Schulhaus' erstellten Datensatz übereinstimmt, wird das Schulhaus über den Import bei der Klasse zugeteilt.

Für das automatische Anlegen der Klassen sind die Schulhäuser in LehrerOffice vorerfasst

Ausgangslage:

Unterteilung in Schuleinheitenmehrere
Modul 'Schulhäuser'aktiv oder nicht aktiv
ZeugnisdruckSchulhaus wird nicht aufgeführt
oder gelieferte Schulhausbezeichnung passt

Wenn die Klassen über den Import automatisch erstellt werden sollen und gleichzeitig mehrere Schuleinheiten vorhanden sind, müssen die Schulhausbezeichnungen in LehrerOffice hinterlegt sein, so dass die zu erstellende Klasse der korrekten Schuleinheit zugeteilt werden kann. Sobald die Klasse erstellt ist, spielt die Schulhausbezeichnung keine Rolle mehr. Sofern die Klasse einer falschen Schuleinheit zugeordnet ist, muss sie durch den Administrator manuell korrekt eingeteilt werden.

Die Schulhausbezeichnungen werden in LehrerOffice wie folgt hinterlegt:

Variante 1: Modul 'Schulhäuser' ist nicht aktiv:

  1. Im Abschnitt 'Datenbank' ins Modul 'Schuleinheiten' wechseln
  2. Eine Schuleinheit doppelklicken
  3. Ins Register 'Schulhäuser' wechseln
  4. Im Register 'Grunddaten' und der Zeile 'Bezeichnung' die von der Schulverwaltung gelieferte Bezeichnung des Schulhauses eintragen
  5. Die Checkboxen mit den für dieses Schulhaus zutreffenden Schulstufen aktivieren
  6. Beide Fenster mit 'OK' schliessen

Variante 2: Modul 'Schulhäuser' ist aktiv:

  1. Im Abschnitt 'Klassen' ins Modul 'Schulhäuser' wechseln
  2. Auf den Befehl 'Neues Schulhaus' klicken
  3. Im Register 'Grunddaten' und der Zeile 'Bezeichnung' die von der Schulverwaltung gelieferte Bezeichnung des Schulhauses eintragen
  4. Die Checkboxen mit den für dieses Schulhaus zutreffenden Schulstufen aktivieren
  5. Im Auswahlmenü 'Schuleinheit' die entsprechende Schuleinheit auswählen
  6. Fenster mit 'OK' schliessen

Für den Zeugnisdruck sollen abweichende Bezeichnungen als vom Import geliefert verwendet werden können

Ausgangslage:

Unterteilung in Schuleinheitenkeine oder mehrere
Modul 'Schulhäuser'aktiv
ZeugnisdruckSchulhaus wird aufgeführt

Wenn man die Schulhausbezeichnung in der Schulverwaltungslösung nicht so führen kann, wie es als Text im Zeugnisdruck erscheinen soll, kann die Schulhauszuteilung über den Schlüssel erfolgen. Voraussetzung ist, dass in LehrerOffice der Schlüssel des Schulhauses von der Schulverwaltung hinterlegt ist und zudem die Konfiguration der Schnittstelle entsprechend angepasst wird.

Die Schulhausbezeichnungen und Schulhausschlüssel werden in LehrerOffice wie folgt hinterlegt:

  1. Im Abschnitt 'Klassen' ins Modul 'Schulhäuser' wechseln
  2. Auf den Befehl 'Neues Schulhaus' klicken
  3. Im Register 'Grunddaten' und der Zeile 'Bezeichnung' die gewünschte Bezeichnung des Schulhauses eintragen
  4. Die Checkboxen mit den für dieses Schulhaus zutreffenden Schulstufen aktivieren
  5. Im Auswahlmenü 'Schuleinheit' die entsprechende Schuleinheit auswählen
  6. Ins Register 'Weiteres' wechseln
  7. Im Feld 'Schlüssel' den Schlüssel des von der Schulverwaltung gelieferten Schulhauses eintragen
  8. Fenster mit 'OK' schliessen

Die Konfiguration der Schnittstelle wird wie folgt angepasst:

  1. Die Datei 'LehrerOffice_Service.ini' mit einem Texteditor öffnen (standardmässig liegt die Datei im Programmordner unter 'LehrerOffice' - 'Service')
  2. Im Abschnitt '[import]'* die Zeile 'schoolhousename=0' einfügen
  3. Datei speichern und schliessen

* Falls der Abschnitt '[import]' noch nicht vorhanden ist, muss dies einfach ebenfalls als Zeile eingefügt werden.

Sofern Sie die Datenbank auf dem DB-Hosting haben, wenden Sie sich ans Support-Team von LehrerOffice, damit die Konfiguration für den Import angepasst werden kann.

Wegen dem Schulhaus-Export (Kt. AG) werden spezifische Klassenbezeichnungen als Trakte geführt

Ausgangslage:

Unterteilung in Schuleinheitenkeine oder mehrere
Modul 'Schulhäuser'aktiv
ZeugnisdruckSchulhausbezeichnung entspricht nicht der Bezeichnung
in der Adresse für den Schulhaus-Export

Vom Kanton Aargau her ist klar vorgegeben, welche Schulhäuser als eigenständige Standorte geführt werden dürfen. Da die Adressen jeweils direkt aus LehrerOffice exportiert werden, wenn ein neues Schulhaus eröffnet wird, ist man bei der Verwaltung der Schulhäuser an die Vorgaben vom Kanton gebunden. Beim Zeugnisdruck wird jedoch das Schulhaus im Zeugniskopf gedruckt. Sofern im Zeugnis ein andere Bezeichnung gedruckt werden soll, als in der Adresse des Schulstandorts erfasst, kann beim Schulhaus ein Trakt erstellt werden. Das Vorgehen dazu ist wie folgt:

  1. Im Abschnitt 'Klassen' ins Modul 'Schulhäuser' wechseln
  2. Das entsprechende Schulhaus doppelklicken
  3. Ins Register 'Trakte' wechseln
  4. Auf das Plus-Symbol klicken
  5. Die gewünschte Bezeichnung erfassen und Fenster mit 'OK' schliessen

Sofern der Trakt der Bezeichnung des Schulhauses in der Schulverwaltung entspricht, wird der Trakt beim nächsten Import automatisch der Klasse zugeteilt.

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