Wieso ist etwas nicht gelöscht worden?

Ursache 1: Daten werden durch den Import nur überschrieben, aber nicht gelöscht

Innerhalb eines Datensatzes (z.B. den Angaben zu einem Schüler) werden beim Import die einzelnen Datenfelder (z.B. eine Telefonnummer) nur überschrieben und nicht gelöscht. Somit kann man in LehrerOffice die Daten ergänzen, ohne dass dies wieder verloren geht. Man kann importierte Daten jedoch nicht direkt in LehrerOffice ändern - das würde durch den Import wieder überschrieben. Sofern der Klassenlehrer von einem Elternteil also die Handynummer oder eine geschäftliche Telefonnummer erhält, kann er dies in LehrerOffice neu hinzufügen, ohne dass es in der Schulverwaltung ebenfalls erfasst werden muss. Wird aber ein bestehendes Feld mit einem anderen Inhalt überschrieben, so muss diese Information in der Schulverwaltung angepasst werden, damit die Änderung in LehrerOffice nicht wieder rückgängig gemacht würde.
Die Kehrseite der Medaille: wird in der Schulverwaltung etwas gelöscht (z.B. weil eine Familie einen Festanschluss gekündigt hat), so bleibt die Telefonnummer in LehrerOffice stehen, obwohl von der Schulverwaltung keine Telefonnummer mehr geliefert wird. In diesem Fall empfiehlt es sich, in der Schulverwaltung einen Eintrag zu machen (also z.B. die Telefonnummer durch den Text „kein Anschluss mehr“ zu ersetzen), der dann übertragen werden kann.

Wenn in LehrerOffice explizit keine Daten ergänzt werden können sollen und Daten aus Feldern auch wieder gelöscht werden sollen, kann in der Konfiguration folgende Einstellung vorgenommen werden:

  1. Das Programm 'LehrerOffice_Service Konfiguration' starten (standardmässig im Verzeichnis unter 'Programme' - 'LehrerOffice' - 'Service')
  2. Ins Register 'Einstellungen' wechseln
  3. Den Punkt 'Leere Werte ignorieren' im Abschnitt 'Weiteres' doppelklicken
  4. Die Checkboxen 'Adressdaten' (für die Adressen der Lehrpersonen) oder 'Schülerdaten' bzw. 'Kontaktdaten' abwählen
  5. Fenster mit 'OK' schliessen

Bei einer Datenbank vom DB-Hosting wenden Sie sich ans Support-Team von LehrerOffice, damit diese Einstellung für Sie angepasst werden kann.

Ursache 2: Ein Datensatz ist noch aktiv, obwohl er durch den Import ausgeblendet werden sollte

Modul 'Adressen'
Eine Lehrperson, die nicht mehr an der Schule unterrichtet, wird automatisch ausgeblendet, wenn der Datensatz von der Schulverwaltung her nicht mehr geliefert wird. Zusammen mit der Adresse im Modul 'Adressen' wird auch das Login im Modul 'Benutzer' inaktiv gesetzt.
Sofern die Anzahl gelieferter Lehrpersonen von den aktiven Adressen stark abweicht, werden die Adressen nicht automatisch ausgeblendet. Standardmässig müssen mindestens 75% der in LehrerOffice aktiven Adressen geliefert werden, damit ausgetretene Lehrpersonen automatisch ausgeblendet werden. Sofern dieser Schwellenwert nicht erreicht wird, blenden Sie in LehrerOffice die nicht mehr benötigten Lehrpersonen manuell aus:

  1. Im Abschnitt 'Allgemeines' ins Modul 'Adressen' wechseln
  2. Die Kategorie 'Lehrpersonen' auswählen
  3. Die nicht mehr benötigten Lehrpersonen markieren (Häklein setzen)
  4. Auf den Befehl 'Ausblenden' klicken

Danach werden die ausgetretenen Lehrpersonen in LehrerOffice wieder automatisch ausgeblendet.

Modul 'Schülerdaten'
Versuchen Sie anhand folgender Stichworte das Problem einzugrenzen:

  • Wird der Schüler nach wie vor exportiert? Prüfen Sie das anhand der Beschreibung unter Punkt 3 des Dashboards. Sofern der Datensatz nach wie vor im Export enthalten ist, prüfen Sie die Einstellungen in der Schulverwaltung.
  • Sind die Daten der betroffenen Klasse korrekt aktualisiert worden?
    • Ist bei der betroffenen Klasse der korrekte Schlüssel hinterlegt und ist die Klasse nicht vom Import ausgeschlossen?
    • Gibt es im Log eine Fehlermeldung oder einen Hinweis, die die Klasse des Schülers betreffen?

Ursache 3: Eine Zuteilung ist bestehen geblieben, obwohl die Lehrperson die betroffene Klasse nicht mehr unterrichtet

Standardmässig werden im Modul 'Klassen' die Spalten 'Klassenlehrperson' bis und mit 'Klassenlehrperson 3' importiert. Alle weiteren Spalten können direkt in LehrerOffice verwaltet werden. Somit müssen bei allen selbst verwalteten Spalten die Lehrpersonen manuell entfernt werden, wenn sie an der betroffenen Klasse nicht mehr unterrichten.
Ob neben den Klassenlehrpersonen noch weitere Spalten direkt über den Import abgeglichen werden können, hängt vom Schulverwaltungs-Anbieter ab. Eine Übersicht, mit welcher Schulverwaltung welche Spalten abgeglichen werden können, findet sich hier.
Wie viele Spalten im Modul 'Klassen' genau mit der Schulverwaltung synchronisiert werden, können Sie im Protokoll auslesen:

  1. Sich als Administrator an der Datenbank von LehrerOffice anmelden
  2. Im Abschnitt 'Datenbank' ins Modul 'System' wechseln
  3. Ins Register 'Protokoll' wechseln
  4. Im Auswahlmenü 'Programm' auf 'LehrerOffice Service' umstellen
  5. Die Option 'Alle' wählen (oder beim Filter 'Info')
  6. Im Feld 'Suchen' den Begriff 'maximal' eintragen

Nun wird die Information aufgeführt, wie viele Lehrpersonen maximal importiert werden und somit wie viele Spalten in LehrerOffice abgeglichen werden.

Die Konfiguration der Schnittstelle kann wie folgt angepasst werden:

  1. Das Programm 'LehrerOffice_Service Konfiguration' starten (standardmässig im Verzeichnis unter 'Programme' - 'LehrerOffice' - 'Service')
  2. Ins Register 'Einstellungen' wechseln
  3. Den Punkt 'Import von Schulklassen' doppelklicken
  4. Bei der Zeile 'Klassenlehrpersonen importieren - Maximal:' das Auswahlmenü auf die gewünschte Anzahl Spalten umstellen
  5. Beide Fenster mit 'OK' schliessen

Bei einer Datenbank vom DB-Hosting wenden Sie sich ans Support-Team von LehrerOffice, damit diese Einstellung für Sie angepasst werden kann.

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