Die Schule, wie auch der Schulort wird auf den Zeugnisformularen sowie auf deren Beiblätter aufgedruckt. Untenstehend finden Sie eine detaillierte Auflistung, wie die Felder 'Schule' und 'Schulort' im Zwischenbericht, Jahreszeugnis, Notenzusammenzug sowie in der Archivliste ausgefüllt werden können und wie die Module mit der Datenerhebung zusammenspielen.

Die Schulhäuser im Kanton Aargau werden ab Programmversion 2015.10 durch die Schulen selbst direkt in LehrerOffice im dafür vorgesehenen Modul 'Schulhäuser' verwaltet. Somit müssen allfällige Änderungen nicht mehr separat an Statistik Aargau gemeldet werden, sondern sie werden von LehrerOffice automatisiert an die kantonale Verwaltung übermittelt. Bevor Schulhaus-Änderungen von LehrerOffice jeweils übermittelt werden, verlangt das Programm in einem separaten Dialogfenster nach einer entsprechenden Bestätigung der durchgeführten Mutationen. Im Folgenden wird nun erläutert, wie die Eingaben für den Schulort, die Schulhäuser und die Trakte vorgenommen werden können, falls entsprechende Angaben noch fehlen.

In einem ersten Schritt sollte der (Haupt-)Schulort in der Standardeinstellung der Datei oder Datenbank hinterlegt werden. Um diese Standardeinstellung zu definieren, ist das Vorgehen wie folgt:

• Den Befehl 'Einstellungen' aufrufen
• Das Register 'Datei' oder 'DB' auswählen
• Den Bereich auf 'Schule' umstellen
• Den Punkt 'Schulort' markieren
• Rechts die gewünschte Bezeichnung erfassen
• Mit 'OK' die Einstellung übernehmen und das Dialogfenster schliessen

Bei grossen Schulgemeinden kann eine Datenbank in Schuleinheiten unterteilt werden. Wenn Schuleinheiten vorhanden sind, sind diese ein Bindeglied von der Standardeinstellung zu den Schulhäusern. Bei jeder Schuleinheit kann der Schulort von den Einstellungen übernommen werden oder ein separater Schulort definiert werden. Dasselbe ist bei den Schulhäusern möglich, welche auf den Schulort der Schuleinheit zurückgreift (sofern Schuleinheiten vorhanden sind) oder ein separater Schulort erfasst wird.

Ein Schulhaus wird im LehrerOffice über das Modul 'Schulhäuser' erfasst, wobei hier bei Bedarf eine andere Adresse ausgewiesen werden kann als in der Standardeinstellung der Datei oder Datenbank hinterlegt ist. Die Erfassung eines Schulhauses wird hier ausführlich beschrieben.

WICHTIG: Nach dem Erstellen oder Verändern eines Schulhauses erscheint eine Meldung, dass eine E-Mail mit diesen Schulhausdaten an die zentrale Schulhausdatenbank vom Kanton Aargau versendet wird. Diese muss mit dem Befehl 'OK' bestätigt werden, damit die Änderungen übernommen und übermittelt werden.

TIPP: Die erstellten Schulhäuser können anschliessend im Modul 'Klassen' den einzelnen Klassen zugewiesen werden (siehe 'Klassen einem Schulhaus zuteilen').

Wie schon im Kapitel 'Schulort' beschrieben, wird ein Schulhaus im Modul 'Schulhäuser' erfasst. Der gewählte Schulhausname wird zum einen für die Bista-Erhebung verwendet, andererseits erscheint er im Zeugnis unter der Bezeichnung 'Schule'. Ist ein Schulhaus erstellt, kann dieses bei Bedarf auf mehrere 'Unter-Schulhäuser', sogenannte Trakte aufgeteilt werden.

Die Trakte beschreiben das Schulhaus genauer (wie z. B. „Zentralschulhaus Ost“ und „Zentralschulhaus West“) und können einer Klasse analog zu einem Schulhaus zugeteilt werden. Bei jeder Druckausgabe (z. B. beim Zeugnisdruck) wird dann das Schulhaus gemäss dem Eintrag unter 'Trakt' ausgewiesen. Da Trakte unter dem (Haupt-)Schulhaus geführt werden, generieren sie keine Meldung an die zentrale Schulhausdatenbank. Das Führen von Trakten hat somit keine Auswirkungen auf ALSA oder Bista.

Wie Trakte erstellt werden können, wird hier genauer erläutert.

Wenn anstelle des Schulhauses eine Schulbezeichnung für alle Klassen in den Druckausgaben verwendet werden soll (beispielsweise bei Kreisschulen, welche nicht das Schulhaus, sondern die Bezeichnung der Schule im Zeugnis aufführen möchten), erfassen Sie die Schulbezeichnung wie folgt:

• Den Befehl 'Einstellungen' aufrufen
• Das Register 'Datei' oder 'DB' auswählen
• Den Bereich auf 'Schule' umstellen
• Den Punkt 'Schulbezeichnung' markieren
• Rechts die gewünschte Bezeichnung erfassen

In der jeweiligen Druckausgabe lässt sich nun über eine Option wie folgt einstellen, dass im Feld 'Schule' nicht der Schulhausname, sondern eben diese Schulbezeichnung ausgewiesen wird:

• Ins Modul 'Zeugnisse' wechseln
• In der Auswahlliste 'Klasse' die gewünschte Auswahl treffen
• Das Register 'Druckausgaben' wählen
• Die Auswahlliste 'Was' auf die Druckausgabe umstellen, welche angepasst werden soll
• Den Befehl 'Ausdruck anpassen' ausführen
• Im erschienenen Dialogfenster den Punkt 'Optionen' anklicken
• Die Option 'Schulbezeichnung anstelle Schulhaus verwenden' mit einem Häkchen markieren
• Den Dialog mit 'OK' abschliessen

Nun wird die im ersten Teil der Anleitung hinterlegte Schulbezeichnung in der Druckausgabe ausgewiesen.

Wie Sie sehen, gibt es diverse Möglichkeiten, um die Schule in den Druckausgaben wie beispielsweise dem Zeugnis auszuweisen. Die auf dieser Seite gelisteten Möglichkeiten sind sozusagen umgekehrt hierarchisch gegliedert, d.h. je weiter unten der Eintrag, desto grösser das Gewicht. Dies bedeutet:

1. Der Eintrag 'Schulbezeichnung' überschreibt den Eintrag 'Trakt'.
2. Der Eintrag 'Trakt' wiederum überschreibt den Eintrag 'Schulhaus'.
3. Ist weder ein Eintrag 'Schulbezeichnung' noch ein Eintrag 'Trakt' vorhanden, wird der Eintrag 'Schulhaus' ausgewiesen.
4. Ist bei einem Schulhaus ein anderer Ort eingetragen als in der Standardeinstellung der Datei/DB, so wird der Ort des Schulhauses ausgewiesen.