Die Fotos der Schüler werden nicht direkt in LehrerOffice abgespeichert, sondern es wird lediglich ein Link zu den Fotodateien hinterlegt:

1. Den Arbeitsbereich 'Organisieren' aufrufen
2. Im Modul 'Schülerdaten' einen Schüler doppelklicken
3. Ins Register 'Foto' wechseln
4. Über das Ordnersymbol das Foto des Schülers auswählen

Häufig sind Fotodateien sehr gross. Je nach Kameraeinstellung können die einzelnen Bilder gerne 10 und mehr MB gross sein. Für die kleinen Rechtecke in der Fotoliste ist keine so hohe Qualität und Auflösung nötig und es würde nur dazu führen, dass ein PDF der Fotoliste sehr gross würde oder teilweise auch Drucker an ihre Grenzen stossen, so dass nur bei einem Teil der Kinder ein Foto mitgedruckt wird und die anderen Felder leer bleiben.

Deshalb ist es sinnvoll, dass die Fotos verkleinert werden, bevor Sie sie mit LehrerOffice verlinken. Dazu können Sie unter Windows die Programme „Windows Live Fotogalerie“ oder „Microsoft Office Picture Manager“ und auf Mac „iPhoto“ oder „Vorschau“ verwenden. Hier ein Beispiel:

1. Ordner mit allen „grossen“ Fotos kopieren (damit die Bilder in Originalgrösse für andere Zwecke noch vorhanden sind)
2. Erstes Foto im Microsoft Office Picture Manager öffnen
3. Im Menü 'Ansicht' den Befehl 'Miniaturansichten' aufrufen
4. Alle Bilder markieren
5. Im Menü 'Bild' den Befehl 'Grösse ändern' aufrufen
6. Danach in der Auswahlliste „Vordefinierte Breite x Höhe“ den Punkt 'Web - Gross (640 x 480 px)' auswählen und mit OK bestätigen
7. Im Menü 'Datei' den Befehl 'Alle speichern' aufrufen

Folgende Richtwerte scheinen bei der Fotoliste eine ausreichend gute Qualität zu liefern:

• Bilder auf 480*640 Pixel verkleinern
• Auflösung von 300 dpi
• Im jpg-Format abspeichern

Die Fotos werden so ungefähr 80 bis 110 KB gross.

HINTERGRUND: Die Schülerfotos werden proportional auf die Höhe oder Seitenlänge der Rechtecke verkleinert bzw. vergrössert. Damit das Rechteck vollständig ausgefüllt wird, muss das Foto deshalb mit dem korrekten Verhältnis der Seitenlängen gespeichert werden, nämlich im Verhältnis 3:4.

Sie möchten auf der Fotoliste nebst dem Namen auch das Geburtsdatum mitdrucken oder eine Telefonnummer hinzufügen? Gehen Sie dazu wie folgt vor:

1. Den Arbeitsbereich 'Organisieren' aufrufen
2. Im Modul 'Schülerdaten' ins Register 'Druckausgaben' wechseln
3. Die Druckausgabe 'Fotoliste' auswählen
4. Auf den Befehl 'Ausdruck anpassen' klicken
5. In der linken Spalte auf den Begriff 'Bilder' klicken
6. Im Auswahlmenü '1. Zeile' und '2. Zeile' den gewünschten Inhalt auswählen (z. B. '[schueler.vorname_name]' und '[schueler.geburtsdatum]')
7. Den Punkt 'Optionen' anklicken um zu wählen, ob der Text zentriert sein soll oder die Fotos mit Rahmen ausgedruckt werden sollen
8. Fenster mit 'OK' schliessen

Häufig liegen die Fotos einer Klasse im gleichen Ordner und es ist etwas mühsam, wenn bei jedem einzelnen Kind der ganze Pfad durchgeklickt werden muss, bis man zum Bild gelangt. Deshalb kann man dies wie folgt vereinfachen:

1. Den Arbeitsbereich 'Organisieren' aufrufen
2. Ins Modul 'Schülerdaten' wechseln
3. Das erste Kind doppelklicken und im Register 'Foto' das Bild über das Ordnersymbol auswählen
4. Fenster mit 'OK' schliessen
5. Im Menü 'Ansicht' auf 'Alle' umstellen, damit alle Spalten dargestellt werden
6. Nach rechts scrollen bis zur Spalte 'Foto-Pfad'
7. Den Eintrag des ersten Kindes markieren, kopieren und anschliessend in den anderen Feldern wieder einfügen

Wenn Sie anschliessend einen Schüler doppelklicken und im Register 'Foto' auf das Ordnersymbol klicken, sind Sie bereits im Ordner mit den Fotos und müssen nur noch das richtige Portrait auswählen.

Als Alternative können Sie auch den Ordner offen haben, in dem die Fotos abgelegt sind. Dann ziehen Sie mit der Maus die Bilder in das Dialogfenster von LehrerOffice. Damit wird der Link abgespeichert.

Bilder, welche in der Vorschau oder im Grafikprogramm richtig gedreht wurden bzw. erscheinen, können in speziellen Konstellationen in der Druckausgabe 'Fotoliste' trotzdem wieder falsch erscheinen. Dies hängt damit zusammen, dass beim Drehen eines Fotos einige Programme diese Drehung nicht direkt im Bild speichern, sondern neben dem Bild. Neben diesen Lagedaten des Bildes werden oft auch Kameradaten und unzählige weitere Metadaten neben dem Bild abgelegt. Der Vorteil an diesem Vorgehen liegt darin, dass das Bild dabei weiterhin ohne Qualitätseinbusse vorhanden ist. Der Nachteil hingegen kann nun sein, dass diese Informationen nicht von allen Programmen verstanden werden können und so die Bilder immer noch verdreht erscheinen.

Damit die Fotos richtig angezeigt werden, könnte eine weitere Veränderungen am Foto vorgenommen werden, wie zum Beispiel eine Grössenveränderung oder ein Zuschneiden, damit wird die Drehung auch im Foto gespeichert oder Sie verwenden ein anderes Fotoprogramm.

Tipp für Mac-User
Werden die Fotos zuerst in 'iPhoto' abgespeichert, dann z. B. auf den Desktop kopiert und von da in LehrerOffice importiert (verknüpft), so werden scheinbar die Metadaten übernommen und die Fotos werden korrekt dargestellt.
Damit entfällt das Öffnen und neu abspeichern der einzelnen Fotos.

Diesen Hinweis haben wir von einer Lehrperson erhalten.