Die automatische XML-Datenschnittstelle soll klare Verhältnisse in der Datenpflege schaffen. Während die Lehrpersonen in LehrerOffice auf korrekte Schülerdaten angewiesen sind, werden die Daten in der Schulverwaltungssoftware gepflegt. Damit nicht das Bedürfnis aufkommt, die Daten auch in LehrerOffice verändern zu können, gleicht die automatische Datenschnittstelle die Daten normalerweise nächtlich mit der Schulverwaltung ab. So ist gewährleistet, dass nötige Datenänderungen zeitnah in LehrerOffice erscheinen.

Die Schulverwaltungssoftware und LehrerOffice verwenden unterschiedliche Darstellungen und Herangehensweisen an die gleichen Daten, weshalb es für den Anwender nicht auf Anhieb klar ist, woher welche Daten genau kommen und wohin sie gehen. Zudem werden Fehler oft in Druckausgaben von LehrerOffice gefunden, weil sie erst dort zum ersten Mal verwendet werden. Diese sind teilweise kantonal verschieden (besonders natürlich die Zeugnisse).

Diese Seite ist als Instrument zum Auffinden fehlerhafter Daten gedacht. Ausgehend von den Datenfeldern, in denen LehrerOffice die verschiedenen Daten hinterlegt hat, zeigt sie den Weg zur Schulverwaltung, wo diese Daten gepflegt und angepasst werden können. Beachten Sie auch die speziellen PDF-Anleitungen auf der Kantonsseite in diesem Wiki. Sie weisen auf die richtigen Felder in LehrerOffice hin. Diese Felder können in einer der untenstehenden Tabellen gefunden und zurückverfolgt werden.

WICHTIG: Falls sich Daten in LehrerOffice und der Schulverwaltungssoftware, die schon miteinander abgeglichen wurden, voneinander unterscheiden, kontaktieren Sie bitte unseren Support.

Grundsätzlich werden alle Lehrpersonen und Schüler mit den verfügbaren Informationen abgeglichen. Es gibt aber drei mögliche Importausnahmen mit LehrerOffice:

• In LehrerOffice Desktop
  • Über den Befehl 'Einstellungen' (im Reiter 'DB' unter 'Service-Schnittstelle' kann jeder der drei Hauptbereiche vom Import ausgeschlossen werden: Lehrpersonen, Klassen (mit Schülerdaten, Erziehungsberechtigten und Klassenzuteilung der Klassenlehrpersonen) und Gruppen
  • Für jeden Datensatz kann definiert werden, dass er nicht abgeglichen werden soll (Schüler, Lehrpersonen, Klassen und Gruppen)
• Im Schnittstellenprogramm
  • Eine einzelne Information kann für alle Datensätze vom Import ausgeschlossen werden: z.B. Schülernatel, private E-Mail-Adresse der Lehrpersonen usw.

Des weiteren kann die Schnittstelle pro Schule für jeden Datenbereich (Lehrpersonen, Klassen, Schüler, Erziehungsberechtigte und Eltern und Gruppen) separat konfiguriert werden:

• Mit leeren Feldern aus der Schulverwaltung Daten in LehrerOffice überschreiben oder ignorieren

WICHTIG: Beim Einsatz der LehrerOffice-Datenbank zusammen mit unserem Hosting-Angebot wird das Schnittstellenprogramm nur durch unseren Support gepflegt. Dort vorzunehmende Änderungen müssen daher unserem Support gemeldet werden.

So finden Sie diese Felder:

• Den Arbeitsbereich 'Organisieren' auswählen
• Ins Modul 'Adressen' wechseln.
• Wählen Sie den gewünschten Datensatz aus und doppelklicken Sie ihn.
• Die Register entsprechen den Namen unter LehrerOffice > Printscreen (in der Tabelle unten)

So finden Sie diese Felder:

• Den Arbeitsbereich 'Zeugnis drucken' auswählen
• Ins Modul 'Klassen' wechseln
• Das Register 'Schulklassen' auswählen
• Den gewünschten Datensatz doppelklicken
• Die Register entsprechen den Namen unter LehrerOffice > Printscreen (in der Tabelle unten)

So finden Sie diese Felder:

• Den Arbeitsbereich 'Organisieren' auswählen
• Ins Modul 'Schülerdaten' wechseln
• Wählen Sie den gewünschten Datensatz aus und doppelklicken Sie ihn.
• Die Register entsprechen den Namen unter LehrerOffice > Printscreen (in der Tabelle unten)

Datensätze von Erziehungsberechtigten und Eltern können in LehrerOffice nur im Zusammenhang mit Schülern innerhalb deren Datensatz erfasst bzw. importiert werden.

So finden Sie diese Felder:

• Den Arbeitsbereich 'Organisieren' auswählen
• Ins Modul 'Schülerdaten' wechseln
• Wählen den Schüler aus, zu dem die gewünschten Erziehungsberechtigten und Eltern gehören, und doppelklicken Sie ihn.
• Wechseln Sie dort ins Register 'Kontakte'.
• Wählen Sie den gewünschten Datensatz aus und doppelklicken Sie ihn.
• Die Register entsprechen den Namen unter LehrerOffice > Printscreen (in der Tabelle unten)

In bestehende Gruppen können die Lehrpersonen und zugeordneten Schüler importiert werden, sofern:

• die entsprechenden Lehrpersonen ebenfalls importiert wurden,
• die entsprechenden Schüler bereits einer Klasse zugeordnet sind und ebenfalls importiert wurden und
• es sich um eine manuelle Gruppe handelt.

Der Import von Gruppen wird bisher (Stand 1.2014) nur von iCampus unterstützt.

Damit der Import von Informationen in Bezug auf Schulfächer überhaupt funktionieren kann, braucht LehrerOffice den Schlüssel des Faches in der Schulverwaltungssoftware. Dieser Schlüssel wird in LehrerOffice als 'Fremdschlüssel' erfasst. Und so geht es:

• Den Arbeitsbereich 'Zeugnis drucken' auswählen
• Ins Modul 'Schulfächer' wechseln
• Es ist unerheblich, welche Klasse ausgewählt ist.
• Aktivieren Sie die Option 'Weitere Fächer aus anderen Klassen' auflisten.
• Doppelklicken Sie das gewünschte Fach und wechseln Sie ins Register 'Grunddaten'.
• Erfassen Sie im Feld 'Fremdschlüssel' den Fachschlüssel aus der Schulverwaltungssoftware.

Wenn diese einmalige Einrichtungsarbeit gemacht ist, können folgende Zuordnungen automatisch durch die Schnittstelle vorgenommen werden (sofern sie von in der Schulverwaltungssoftware erfasst sind und Ihr Anbieter diese unterstützt):

• Fachlehrpersonen zu Fächern der Klassen
• Schüler zu Freifächern
• Niveaus zu Schülern

Alle Daten in Verbindung mit Schülern, die da sind

• Zuordnung der Schüler zu einer Klasse,
• Zuordnung der Klassenlehrpersonen zu einer Klasse,
• alle Schülerinformationen,
• Erziehungsberechtigte und Eltern,
• Zuordnung von Fachlehrpersonen,
• Zuordnung der Schüler zu Freifächern und
• Niveaus der Schüler,

können nur importiert werden, wenn die Schlüssel der Klassen in LehrerOffice mit denen der Schulverwaltungssoftware übereinstimmen. Es gibt zwei Möglichkeiten, um diese Übereinstimmung zu erreichen. Die zu wählende Möglichkeit ist abhängig von der verwendeten Schulverwaltungssoftware:

1. Scolaris, EcoOpen: Vorlageklassen und Schuleinheiten für die automatische Erstellung der Klassengefässe vorbereiten.
2. iCampus: Klassengefässe erstellen und Schlüssel aus der Schulverwaltungssoftware manuell eingeben.

Der Gruppenimport ist ebenfalls davon abhängig, dass die Schlüssel von LehrerOffice mit denen der Schulverwaltungssoftware übereinstimmen. Und so geht es:

1. Den Arbeitsbereich 'Alle' auswählen
2. Im Abschnitt 'Klassen' das Modul 'Gruppen' markieren
3. Wählen Sie die richtige Gruppe und doppelklicken Sie sie
4. Klicken Sie auf das Register mit dem Pfeil nach rechts
5. Wählen Sie das Register 'Einstellungen' und ändern den Schlüssel der Gruppe in den Wert, den Sie von der Schulverwaltungssoftware haben
6. Klicken Sie auf 'Ok', um zu speichern und den Assistenten zu schliessen.

• Service-Schnittstelle
• Weitere Adressen von iCampus übertragen