Wenn ein Schüler in der Schulverwaltung erfasst ist, in LehrerOffice jedoch trotz erfolgreichem Import fehlt, kann das verschiedene Ursachen haben.

Zunächst kann im XML-File der betreffenden Klasse, das den Datenstrom aus der Schulverwaltung aufzeigt, geprüft werden, ob der Schüler überhaupt darin enthalten ist:

1. Als Administrator ins Modul 'System' wechseln
2. Das Register 'Schnittstelle' wählen
3. Beim Punkt 'Inhalte' auf die Ziffer klicken
4. Die betreffende Klasse suchen und die Zeile markieren
5. Den Befehl 'Speichern unter' (unten rechts) ausführen und das XML File am gewünschten Ort abspeichern
6. Das XML-File z.B. mit einem Webbrowser öffnen und darin nach dem Schüler suchen

Ist der betreffende Schüler in dieser Datei gar nicht enthalten, wird er aktuell nicht aus der Schulverwaltung geliefert. Die Ursache muss mit der Supportstelle der Schulverwaltung weiter abgeklärt werden.

Ist der Schüler in dieser Datei vorhanden, kann das Protokoll im Modul 'System' weiteren Aufschluss geben.

Im Modul 'System' im Register 'Schnittstelle' ist das Dashboard zu finden. Unter anderem werden hier nach jedem automatischen Abgleich Fehler und Hinweise ausgegeben. Unten sind die häufigsten Meldungen zusammengefasst und die entsprechenden Schritte zu Problem-Eingrenzung beschrieben:

Ursache 1: Bei zwei Schülern ist dieselbe AHV-Nummer hinterlegt
Ursache 2: Der Schüler ist in der Schulverwaltung zwei Klassen gleichzeitig zugeteilt
Ursache 3: Die Daten der betroffenen Klasse sind nicht importiert worden
Ursache 4: Der Import ist gar nicht gelaufen
Ursache 5: Der Schüler ist vom Abgleich ausgenommen

Ausschnitt aus dem Protokoll der Service-Schnittstelle:

4 Hinweise: 
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- Import Schüler - 
2. Semester - 2017/18>1. Kiga a: Schlüssel für Schüler/in Karin Wüthrich wird geändert (ID12345 -> ID11122)

- Import Schüler - 
2. Semester - 2017/18>1. Kiga a: Name des Lernenden Karin Wüthrich wird geändert auf Michael Lehmann (Schlüssel: ID11122)

- Import Schüler - 
2. Semester - 2017/18>1. Kiga a: Schlüssel für Schüler/in Michael Lehmann wird geändert (ID11122 -> ID12345)

- Import Schüler - 
2. Semester - 2017/18>1. Kiga a: Name des Lernenden Michael Lehmann wird geändert auf Karin Wüthrich (Schlüssel: ID12345)

oder

1 Hinweise: 
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- Import Schüler - 
1. Semester - 2017/18>PS4 a: Bitte AHV-Nummer und Schlüssel der Schüler Kevin Hauser und Lea Peter überprüfen.

Ursache für das Problem ist in beiden Fällen, dass in der Schulverwaltung bei zwei Schülern dieselbe AHV-Nummer hinterlegt ist. Im ersten Protokollabschnitt ist ein Schüler in der Datenbank von LehrerOffice vorhanden. Dieser Datensatz wird beim Import dann geändert und anschliessend zurückgeändert. In zweitem Fall sind beide Schüler in der Datenbank von LehrerOffice vorhanden mit derselben AHV-Nummer oder zumindest mit dem gleichen Schlüssel wie in der Schulverwaltung. Allerdings werden die Datensätze beim Import nicht verändert (und somit auch keine Klassenumteilung durchgeführt), da der Konflikt mit der doppelten AHV-Nummer erkannt wird.

Lösungsansatz: Die AHV-Nummern der betroffenen Schüler in der Schulverwaltung prüfen und bereinigen. Beim nächsten automatisierten Import können die Daten in LehrerOffice dann korrekt abgeglichen und aktualisiert werden.

Ausschnitt aus dem Protokoll der Service-Schnittstelle:

2 Hinweise: 
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- Import Schüler - 
1. Semester - 2017/18>3. Primar a>Sven Müller: Schüler wurde von der Klasse 3. Primar a in die Klasse 2. Primar c umgeteilt.

- Import Schüler - 
1. Semester - 2017/18>2. Primar c>Sven Müller: Schüler wurde von der Klasse 2. Primar c in die Klasse 3. Primar a umgeteilt.

Der Schüler 'Sven Müller' wird beim automatisierten Import von der 3. Primar a in die Klasse 2. Primar c umgeteilt und anschliessend wieder zurück in die 3. Primar a umgeteilt.

Lösungsansatz: Die Daten in der Schulverwaltung bereinigen, so dass der Schüler für den aktuellen Zeitpunkt nur einer Klasse zugeteilt ist.

Ausschnitt aus dem Protokoll der Service-Schnittstelle:

1 Fehler: 
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- CTask_DB_Soap.Soap_Request - 
SOAP-Anfrage war nicht erfolgreich: SOAP Request fehlgeschlagen: Server was unable to process request. ---> A network-related or instance-specific error occurred while establishing a connection to SQL Server. The server was not found or was not accessible. Verify that the instance name is correct and that SQL Server is configured to allow remote connections. (provider: SQL Network Interfaces, error: 26 - Error Locating Server/Instance Specified)
(Klassenschlüssel: 1234 - Semester: 1. - 2017/18)

oder

1 Fehler: 
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- CTask_Soap.Soap_Request -
SOAP-Anfrage war nicht erfolgreich: SOAP Request fehlgeschlagen: Server was unable to process request. ---> Timeout expired.  The timeout period elapsed prior to obtaining a connection from the pool.  This may have occurred because all pooled connections were in use and max pool size was reached.
(Klassenschlüssel: 1234 - Semester: 1. - 2017/18)

oder

1 Fehler: 
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- CTask_Soap.Soap_Request -
SOAP-Anfrage war nicht erfolgreich: Connection timed out after 60000 milliseconds (28) WebClient CA: /home/lo_service/Konfiguration/lo_service/LehrerOffice.crt
(Klassenschlüssel: 1234 - Semester: 1. - 2017/18)

Die Daten für die Klasse mit dem Schlüssel '1234' konnten nicht vom Server der Schulverwaltung abgeholt werden. Das Problem kann für alle Klassen und anderen Daten aufgetreten sein oder auch nur für einzelne Klassen. Sofern jedoch genau die Klasse betroffen ist, zu der der vermisste Schüler gehört, so wurde diese Klasse in LehrerOffice nicht mit der Schulverwaltung abgeglichen und somit konnte der neue Schüler auch nicht erstellt werden. Wenn der Server der Schulverwaltung nur vorübergehend nicht erreichbar war, wird der Import am nächsten Tag wieder funktionieren. Tritt der Fehler an mehreren Tagen hintereinander auf, kontaktieren Sie das Support-Team von LehrerOffice, um den Zeitpunkt des Imports zu verschieben und so Kollisionen mit Wartungsfenstern oder anderen Ursachen für das Timeout zu eliminieren.

Lösungsansatz: Bei einer lokalen Datenbank den Import nochmals manuell anstossen oder bis zum nächsten Tag warten. Beim DB-Hosting können Sie den Import nicht manuell anstossen.

Bei einer lokalen Datenbank kann der Import wie folgt manuell gestartet werden:

1. Das Programm 'LehrerOffice_Service Konfiguration' starten (standardmässig im Verzeichnis unter 'Programme' - 'LehrerOffice' - 'Service')
2. Ins Register 'Einstellungen' wechseln
3. Auf den Schalter 'Service einmalig starten' klicken

2 Fehler: 
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- CTask_File_XML.File_Load - 
Die Struktur der XML-Datei '2018-01-12T04-44-00_2018-01-12_T02-38-05_SJ2017-1_SEK_A_A.xml' enthält einen Fehler und konnte nicht eingelesen werden. msg:XML parser error 14: reference to invalid character number (Code 2) siehe line:1

- CTask_DB_File.Run - 
Datei 'C:\ProgramData\LehrerOffice_Service\Verarbeitung\2018-01-12T04-44-00_2018-01-12_T02-38-05_SJ2017-1_SEK_A_A.xml' konnte nicht eingelesen werden.

Sofern bei diesem Fehler genau die Klasse betroffen ist, zu der der vermisste Schüler gehört, so wurden die Daten dieser Klasse nicht importiert und somit konnte der neue Schüler auch nicht erstellt werden. Grund für die Fehlermeldung ist ein unerlaubtes Zeichen in den exportierten Daten. Meistens handelt es sich um ein unsichtbares Zeichen beispielsweise bei einer E-Mailadresse. Wenn Sie das betroffene XML-File ans Support-Team von LehrerOffice senden, können wir Ihnen genau sagen, wo das unsichtbare Zeichen ist, damit Sie die Daten in der Schulverwaltung bereinigen können.

Lösungsansatz: Das unerlaubte Zeichen in der Schulverwaltung löschen. Um zu wissen, wo es genau ist, senden Sie das betroffene XML-File ans Support-Team von LehrerOffice. Das File finden Sie auf dem Server, wo LehrerOffice Service installiert ist:

1. Das Programm 'LehrerOffice_Service Konfiguration' starten (standardmässig im Verzeichnis unter 'Programme' - 'LehrerOffice' - 'Service')
2. Ins Register 'Ordner' wechseln
3. Im Auswahlmenü auf 'Fehlerhaft' umstellen
4. Auf den Befehl 'Ordner öffnen' klicken

Woran Sie erkennen, dass der Import gar nicht gelaufen ist und was die Ursache dafür sein könnte, finden Sie auf dieser FAQ-Seite.

Ausschnitt aus dem Protokoll der Service-Schnittstelle:

1 Hinweise: 
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- Import Schüler - 
1. Semester - 2018/19>PS 5a: Unterschiedliche Anzahl Schüler in der Klasse '10_PS_5_5a' (XML: 15 - LehrerOffice: 14)

Der Schüler ist in einem anderen Klassengefäss und vom Abgleich ausgenommen (Im Modul 'Schülerdaten' weist der Schüler in der Spalte 'Schnittstelle' den Eintrag 'Nicht Abgleichen' aus Dadurch kann der Schüler nicht in die korrekte Klasse umgeteilt werden.

Lösungsansatz:

1. In einem ersten Schritt muss eruiert werden, welcher Schüler auf der Klassenliste in der LehrerOffice-Datenbank fehlt.
2. Über die Suchfunktion im Modul 'Schülerdaten' nach dem Schüler suchen.
3. Mit einem Doppelklick auf den Schüler dessen Datensatz zum Bearbeiten öffnen
4. Im Register 'Daten' auf das blaue Pfeilsymbol klicken und die beiden Optionen aktivieren.

Beim nächsten Abgleich kann der Schüler nun durch die Schnittstelle der korrekten Klasse zugeordnet werden.

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