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Wieso sieht eine Lehrperson ihre Klasse nicht?

Damit eine Lehrperson ihre Klasse sieht, muss sie der Klasse oder dem Schulfach zugeteilt sein. Zudem muss dieselbe Adresse, die bei der Klasse verknüpft wurde, beim Login hinterlegt sein. Es kann also verschiedene Ursachen haben, wenn eine Lehrperson keinen Zugriff auf ihre Klassen hat.

Ursache 1: Eine Lehrperson wurde durch LehrerOffice Service bei der Klasse wieder entfernt
Ursache 2: Es gibt mehrere Adressdatensätze für die betroffene Lehrperson
Ursache 3: Bei mehreren Lehrpersonen ist in der Schulverwaltung dieselbe AHV-Nummer hinterlegt

Ursache 1: Eine Lehrperson wurde durch LehrerOffice Service bei der Klasse wieder entfernt

Ausschnitt aus dem Protokoll der Service-Schnittstelle:

1 Hinweise: 
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- Klassenlehrperson setzen - 
1. Semester - 2017/18>5. Primar: Klassenlehrperson 2 entfernt (Sonja Wehrli)

Ursache ist, dass die Lehrperson in der Schulverwaltung nicht als Klassenlehrperson zugeteilt ist und dass in LehrerOffice jedoch die Spalte 'Klassenlehrperson 2' über LehrerOffice Service abgeglichen wird. Die zwei Bedingungen implizieren bereits, dass es mehrere Lösungsansätze gibt.

Lösungsansatz 1: In der Schulverwaltung können häufig mehr als eine Lehrperson einer Klasse als Klassenlehrperson zugeteilt werden. Diese Namen werden in LehrerOffice in die Spalten 'Klassenlehrperson', 'Klassenlehrperson 2' etc. importiert. Weisen Sie somit die Lehrperson in der Schulverwaltung der entsprechenden Klasse als weitere Klassenlehrperson zu. Beim nächsten Import wird die Lehrperson in LehrerOffice dann automatisch der Klasse wieder zugeteilt.

Lösungsansatz 2: Standardmässig werden jeweils die Spalten 'Klassenlehrperson' bis 'Klassenlehrperson 3' mit der Schulverwaltung abgeglichen. Somit werden sämtliche manuellen Zuteilungen in diesen ersten drei Spalten wieder entfernt, sobald der nächste Import ausgeführt wird. Mit der Zuteilung in der Spalte 'Vikariat' oder 'Lehrperson 4' bis 'Lehrperson 6' haben die zugeteilten Lehrpersonen dieselben Rechte wie ein Klassenlehrer und können jedoch vom Import unabhängig zugeteilt werden.
Wie viele Spalten im Modul 'Klassen' genau mit der Schulverwaltung synchronisiert werden, können Sie im Protokoll auslesen:

  1. Sich als Administrator an der Datenbank von LehrerOffice anmelden
  2. Im Abschnitt 'Datenbank' ins Modul 'System' wechseln
  3. Ins Register 'Protokoll' wechseln
  4. Im Auswahlmenü 'Programm' auf 'LehrerOffice Service' umstellen
  5. Die Option 'Alle' wählen (oder beim Filter 'Info')
  6. Im Feld 'Suchen' den Begriff 'maximal' eintragen

Nun wird die Information aufgeführt, wie viele Lehrpersonen maximal importiert werden und somit wie viele Spalten in LehrerOffice abgeglichen werden.

Lösungsansatz 3: In der Konfiguration von LehrerOffice Service kann definiert werden, wie viele Spalten im Modul 'Klassen' mit der Schulverwaltung abgeglichen werden sollen. Somit kann auch die Konfiguration angepasst werden, so dass nur noch die erste Spalte importiert wird und ab der Spalte 'Klassenlehrperson 2' die Zuteilungen von Lehrpersonen durch den Administrator der LehrerOffice-Datenbank vorgenommen werden dürfen.
Das Vorgehen dazu ist wie folgt:

  1. Das Programm 'LehrerOffice_Service Konfiguration' starten (standardmässig im Verzeichnis unter 'Programme' - 'LehrerOffice' - 'Service')
  2. Ins Register 'Einstellungen' wechseln
  3. Den Punkt 'Import von Schulklassen' doppelklicken
  4. Bei der Zeile 'Klassenlehrpersonen importieren - Maximal:' das Auswahlmenü auf die gewünschte Anzahl Spalten umstellen
  5. Beide Fenster mit 'OK' schliessen

Bei einer Datenbank vom DB-Hosting wenden Sie sich ans Support-Team von LehrerOffice, damit diese Einstellung für Sie angepasst werden kann.

Ursache 2: Es gibt mehrere Adressdatensätze für die betroffene Lehrperson

Ausschnitt aus dem Protokoll der Service-Schnittstelle:

2 Hinweise: 
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- Import Lehrpersonen - 
1. Semester - 2017/18: Schlüssel für Lehrperson Tanner Sebastian wird geändert (112233 -> 445566)

- Import Lehrpersonen - 
1. Semester - 2017/18: Schlüssel für Lehrperson Tanner Sebastian wird geändert (445566 -> 112233)

und / oder

1 Hinweise: 
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- Import Schulklasse - 
Klassen- / Fachlehrperson konnte nicht gefunden werden!
(Key: 445566 - AHV: 756012345678 - Klasse: S1c - Semester: 1. - 2017/18)

oder

1 Hinweise: 
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- Import Lehrpersonen - 
1. Semester - 2017/18: Lehrperson Sabrina Näf mit Key BUBDA148JOPFK1 wurde ausgeblendet.

Der erste Logausschnitt zeigt, dass in der Schulverwaltung für dieselbe Lehrperson zwei Datensätze vorhanden sind. Das kann zur Folge haben, dass die Zuteilung zur Klasse nicht ausgeführt werden kann, weil die erste Lehreradresse zugeteilt werden will, welche aber beim Import durch die zweite Adresse der Lehrperson überschrieben wurde und deshalb in der Datenbank von LehrerOffice kein Datensatz mit dem gesuchten Schlüssel vorhanden ist. Dass eine Lehrperson nicht zugeteilt werden kann, weil die Adresse mit dem entsprechenden Schlüssel in der Datenbank fehlt, kann auch andere Ursachen haben. Es kann also sein, dass Sie im Protokoll nur den zweiten Ausschnitt haben.
Im dritten Protokollausschnitt wird ein Datensatz einer Lehrperson ausgeblendet. Das Format des Schlüssels (eine längere Kombination aus Buchstaben und Ziffern) lässt vermuten, dass die Adresse der Lehrperson durch den Administrator der LehrerOffice-Datenbank manuell erfasst worden ist. Möglicherweise existiert jedoch ein zweiter Datensatz für die Lehrperson mit dem Schlüssel der Schulverwaltung.
Insgesamt ist es also wichtig, sicherzustellen, dass nicht mehrere Lehreradressen für dieselbe Person vorhanden sind und dass die Zuteilung zu den Klassen oder Gruppen korrekt ist.

Lösungsansatz: Bereinigung der Daten in LehrerOffice und (sofern notwendig) in der Schulverwaltung. Da die Schulverwaltung der Master ist, beginnen wir bei diesem Punkt:
Schritt 1: Bereinigung der Daten in der Schulverwaltung (sofern notwendig)
Schritt 2: Bereinigung der Daten in LehrerOffice

Schritt 1: Prüfen Sie folgende drei Punkte in der Schulverwaltung

  1. Dass es für die betroffene Lehrperson nicht zwei Adressdatensätze gibt, die beide aktiv sind und exportiert werden.
  2. Dass das Eintrittsdatum der Lehrperson nicht in der Zukunft liegt oder dass anhand anderer Einstellungen sichergestellt ist, dass der Datensatz mit den Lehrpersonen exportiert wird.
  3. Dass (falls mehrere Datensätze für dieselbe Lehrperson in der Schulverwaltung vorhanden sind) derselbe Datensatz exportiert wird, der bei den Klassen als Klassenlehrperson zugeteilt ist.

Schritt 2: In LehrerOffice sicherstellen, dass die Adresse nicht doppelt erfasst ist. Da dies nicht nur im Zusammenhang mit dem automatisierten Import vorkommen kann, finden Sie die Anleitung zur Bereinigung im Falle von doppelten Lehreradressen hier.

Ursache 3: Bei mehreren Lehrpersonen ist in der Schulverwaltung dieselbe AHV-Nummer hinterlegt

Ausschnitt aus dem Protokoll der Service-Schnittstelle:

4 Hinweise: 
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- Import Lehrpersonen - 
1. Semester - 2017/18: Schlüssel für Lehrperson Müller Kurt wird geändert (5678 -> 9999)

- Import Lehrpersonen - 
1. Semester - 2017/18>Majoleth Daniela: Name der Lehrperson Müller Kurt wird geändert auf Frävel Evi (Schlüssel: 9999)

- Import Lehrpersonen - 
1. Semester - 2017/18: Schlüssel für Lehrperson Frävel Evi wird geändert (9999 -> 5678)

- Import Lehrpersonen - 
1. Semester - 2017/18>Lombardi Corinne: Name der Lehrperson Frävel Evi wird geändert auf Müller Kurt (Schlüssel: 5678)

Wenn in der Schulverwaltung bei zwei Lehrpersonen dieselbe AHV-Nummer eingetragen worden ist, wird der erste Datensatz in LehrerOffice erstellt und beim zweiten Datensatz mit dieser AHV-Nummer die bestehenden Daten überschrieben. Beim Import am folgenden Tag wird der Datensatz verändert und anschliessend zurückgeändert. Es fehlt somit immer der zuerst importierte Datensatz in der Datenbank von LehrerOffice.

Lösungsansatz: Die AHV-Nummern der betroffenen Lehrpersonen in der Schulverwaltung prüfen und bereinigen. Beim nächsten automatisierten Import können die Daten in LehrerOffice dann korrekt abgeglichen und aktualisiert werden.

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