Wieso fehlt eine Lehrperson in der Datenbank von LehrerOffice?

Ursache 1: Die Adresse der Lehrperson wird nicht exportiert

Ablauf eines Imports

Der Import kann in zwei Schritte unterteilt werden. Im ersten Schritt hat die Schulverwaltung einen Programmteil, der die von LehrerOffice benötigten Daten aus der Schulverwaltungs-Datenbank zusammenstellt und exportiert. Im zweiten Schritt importiert LehrerOffice Service die empfangenen Daten in die LehrerOffice-Datenbank. Sofern die gesuchte Lehrperson gar nicht erst im Exportfile der Schulverwaltung ist, können die Daten folglich nicht importiert werden. Es gilt also im ersten Schritt herauszufinden, ob die gesuchten Daten im Exportfile enthalten sind.

Das Vorgehen, um das herauszufinden, ist wie folgt (ab Version 2018.1):

  1. Sich als Administrator an der Datenbank von LehrerOffice anmelden
  2. Im Abschnitt 'Datenbank' ins Modul 'System' wechseln
  3. Ins Register 'Protokoll' wechseln
  4. …[genaue Schritte folgen noch, sobald das Update veröffentlicht ist (24.01.2018, ss)]

Lösungsansatz: Da jede Schulverwaltung anders ist, können wir hier keine konkreten Hinweise geben. Allenfalls helfen folgende Stichworte, die Einstelllungen in der Schulverwaltung zu prüfen:
- Ist der Datensatz in der Schulverwaltung vorhanden und aktiv?
- Ist das Eintrittsdatum korrekt?
- Sind entsprechende Checkboxen gesetzt, die die Adresse als „Lehrperson“ klassifizieren?
- Welche Unterschiede gibt es zwischen dem Datensatz, der nicht exportiert wird, und Datensätzen, die exportiert werden?

Falls die Ursache trotz dieser Stichworte nicht eingegrenzt werden kann, wenden Sie sich an den Support Ihrer Schulverwaltung.

Ursache 2: Die Lehrperson kann sich nicht einloggen

Ausschnitt aus dem Protokoll der Service-Schnittstelle:

1 Hinweise: 
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- Import Lehrpersonen - 
1. Semester - 2017/18: Lehrperson Sabrina Näf mit Key BUBDA148JOPFK1 wurde ausgeblendet.

oder

1 Hinweise: 
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- Import Lehrpersonen - 
1. Semester - 2017/18: Neue Lehrperson Irene Roost mit Schlüssel '22055' und AHV-Nummer '7560876543210' hinzugefügt.

Im ersten Logausschnitt wurde über den automatisierten Import eine Adresse einer Lehrperson ausgeblendet. Mit dem Ausblenden im Modul 'Adressen' wird automatisch auch im Modul 'Benutzer' ein allfälliges Benutzerlogin deaktiviert. Sobald das Login inaktiv ist, kann sich der Benutzer nicht mehr auf der Datenbank einloggen.
Der zweite Logausschnitt zeigt, dass die Adresse der Lehrperson importiert wurde. Es wird aber nicht automatisch auch ein Login im Modul 'Benutzer angelegt. Ein Login muss (bis auf den Import über EcoOpen) immer manuell erstellt werden. Eine Lehrperson kann sich somit erst an einer Datenbank anmelden, wenn der LehrerOffice-Administrator nach dem Import der Adresse im Modul 'Benutzer' einen neuen Benutzer erstellt hat.

Lösungsansatz 1: Damit eine Adresse nicht ausgeblendet wird bzw. wieder aktiviert wird, muss man sicherstellen, dass in der Schulverwaltung die Adresse der Lehrperson vorhanden ist und exportiert wird. Sobald beim nächsten Import die Adresse wieder geliefert wird, wird diese zusammen mit dem Login im Modul 'Benutzer' wieder aktiviert.

Lösungsansatz 2: Nachdem die Adresse einer Lehrperson importiert wurde, kann das dazugehörige Login erstellt werden:

  1. Im Abschnitt 'Datenbank' ins Modul 'Benutzer' wechseln
  2. Auf den Befehl 'Neuer Benutzer' klicken
  3. Auf der zweiten Seite des Assistenten die Option 'Existierende Adresse für den/die Benutzer/in verwenden' wählen und im Auswahlmenü die Adresse der Lehrperson auswählen
  4. Dem Assistenten weiter folgen

Ursache 3: Die Adresse der Lehrperson ist der falschen Schuleinheit zugeteilt

Sobald im Modul 'Schuleinheiten' mehrere Schuleinheiten vorhanden und aktiv sind, müssen die Adressen der Lehrpersonen den benötigten Schuleinheiten zugeteilt werden. Sofern nur eine Schuleinheit vorhanden ist, kann dieser Punkt ignoriert werden.

Ausschnitt aus dem Protokoll der Service-Schnittstelle:

1 Hinweise: 
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- Import Lehrpersonen - 
1. Semester - 2017/18: Neue Lehrperson Irene Roost mit Schlüssel '22055' und AHV-Nummer '7560876543210' hinzugefügt.

Obwohl laut dem Protokoll der Datensatz importiert worden ist, scheint er in LehrerOffice nicht vorhanden zu sein. Mögliche Ursache ist die Zuteilung zu den Schuleinheiten, falls auf der Datenbank von LehrerOffice mehrere Schuleinheiten vorhanden sind.

Lösungsansatz: Die Zuteilung der Schuleinheit kann wie folgt angepasst werden:

  1. Im Abschnitt 'Allgemeines' ins Modul 'Adressen' wechseln
  2. Die Kategorie 'Lehrpersonen' auswählen
  3. Im Auswahlmenü 'Schuleinheit' auf '(Alle)' umstellen
  4. Die Adresse der Lehrperson doppelklicken
  5. Ins Register 'Sichtbarkeit' wechseln
  6. Die Checkboxen der benötigten Schuleinheit(en) aktivieren, die anderen abwählen
  7. Fenster mit 'OK' schliessen

Ursache 4: Bei mehreren Lehrpersonen ist in der Schulverwaltung dieselbe AHV-Nummer hinterlegt

Ausschnitt aus dem Protokoll der Service-Schnittstelle:

4 Hinweise: 
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- Import Lehrpersonen - 
1. Semester - 2017/18: Schlüssel für Lehrperson Müller Kurt wird geändert (5678 -> 9999)

- Import Lehrpersonen - 
1. Semester - 2017/18>Majoleth Daniela: Name der Lehrperson Müller Kurt wird geändert auf Frävel Evi (Schlüssel: 9999)

- Import Lehrpersonen - 
1. Semester - 2017/18: Schlüssel für Lehrperson Frävel Evi wird geändert (9999 -> 5678)

- Import Lehrpersonen - 
1. Semester - 2017/18>Lombardi Corinne: Name der Lehrperson Frävel Evi wird geändert auf Müller Kurt (Schlüssel: 5678)

Wenn in der Schulverwaltung bei zwei Lehrpersonen dieselbe AHV-Nummer eingetragen worden ist, wird der erste Datensatz in LehrerOffice erstellt und beim zweiten Datensatz mit dieser AHV-Nummer die bestehenden Daten überschrieben. Beim Import am folgenden Tag wird der Datensatz verändert und anschliessend zurückgeändert. Es fehlt somit immer der zuerst importierte Datensatz in der Datenbank von LehrerOffice.

Lösungsansatz: Die AHV-Nummern der betroffenen Lehrpersonen in der Schulverwaltung prüfen und bereinigen. Beim nächsten automatisierten Import können die Daten in LehrerOffice dann korrekt abgeglichen und aktualisiert werden.

Ursache 5: Die Adressen der Lehrpersonen konnten nicht importiert werden

Ausschnitt aus dem Protokoll der Service-Schnittstelle:

2 Fehler: 
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- CTask_File_XML.File_Load - 
Die Struktur der XML-Datei '2017-12-12T04-44-00_2017-12-12_T02-38-05_SJ2017-1_Beispielschule_Lehrpersonen.xml' enthält einen Fehler und konnte nicht eingelesen werden. msg:XML parser error 14: reference to invalid character number (Code 2) siehe line:1

- CTask_DB_File.Run - 
Datei 'C:\ProgramData\LehrerOffice_Service\Verarbeitung\2017-12-12T04-44-00_2017-12-12_T02-38-05_SJ2017-1_Beispielschule_Lehrpersonen.xml' konnte nicht eingelesen werden.

Grund für die Fehlermeldung ist ein unerlaubtes Zeichen in den exportierten Daten. Meistens handelt es sich um ein unsichtbares Zeichen beispielsweise bei einer E-Mailadresse. Wenn Sie das betroffene XML-File ans Support-Team von LehrerOffice senden, können wir Ihnen genau sagen, wo das unsichtbare Zeichen ist, damit Sie die Daten in der Schulverwaltung bereinigen können.

Lösungsansatz: Das unerlaubte Zeichen in der Schulverwaltung löschen. Um zu wissen, wo es genau ist, senden Sie das betroffene XML-File ans Support-Team von LehrerOffice. Das File finden Sie auf dem Server, wo LehrerOffice Service installiert ist:

  1. Das Programm 'LehrerOffice_Service Konfiguration' starten (standardmässig im Verzeichnis unter 'Programme' - 'LehrerOffice' - 'Service')
  2. Ins Register 'Ordner' wechseln
  3. Im Auswahlmenü auf 'Fehlerhaft' umstellen
  4. Auf den Befehl 'Ordner öffnen' klicken

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