Damit die Daten einer Klasse importiert werden, müssen entweder die Voraussetzungen für das automatische Erstellen von Klassen erfüllt sein oder die Klasse muss in LehrerOffice bereits erstellt sein und den korrekten Schlüssel für den Import hinterlegt haben. Für die folgenden drei Situationen ist beschrieben, was alles sichergestellt sein muss, damit der Import funktioniert und es keine Fehlermeldungen oder Hinweise gibt.

Situation 1: Die benötigten Klassen werden beim Import automatisch angelegt
Situation 2: Die Klasse wird in LehrerOffice manuell erstellt und der Klassenschlüssel der Schulverwaltung eingetragen
Situation 3: Eine Klasse wird vom Import ausgeschlossen

Damit Klassen automatisch angelegt werden können, müssen folgende Voraussetzungen erfüllt sein:

1. Im Modul 'Klassen' ist im Register 'Vorlagen' für alle Klassenstufen eine Vorlageklasse vorhanden und in der Spalte 'Abgleich, Jahr' ist das korrekte Jahr hinterlegt sowie in der Spalte 'Abgleich, Schulart' der korrekte Kürzel der entsprechenden Schulstufe
2. Sofern mehrere Schuleinheiten vorhanden sind, sind entweder im Modul 'Schuleinheit' die Schulhäuser bei den einzelnen Schuleinheiten erfasst oder im Modul 'Schulhäuser' die Schulhäuser erstellt
3. Bei der Konfiguration der Service-Schnittstelle ist die Checkbox 'Klassen automatisch erstellen, falls möglich' aktiviert

1. Vorlageklassen mit den Angaben in den Spalten 'Abgleich, Jahr' und 'Abgleich, Stufe'
Sofern das automatische Anlegen von Klassen aktiviert ist, aber die nötigen Angaben bei der Vorlageklasse fehlen, gibt es einen entsprechenden Hinweis im Protokoll:

- Import Schulklasse - 
Schulklasse oder Vorlage mit nachfolgenden Grunddaten muss zuerst in LehrerOffice definiert werden: 
Name/Kürzel:  KG 2a
Schulstufe:  
Schuleinheit:  (Schlüssel: )
Schulhaus: Sonnenhof (Schlüssel: 123)
BUR: 
Schulform:    KG
Klasse/Jahr:  2
Schlüssel:    123#K20#A
ID:

Bei der Vorlageklasse müssen somit die Angaben wie folgt überprüft und ergänzt werden:

1. Im Abschnitt 'Klassen' ins Modul 'Klassen' wechseln
2. Ins Register 'Vorlagen' wechseln
3. Die Vorlage der benötigten Klasse doppelklicken
4. Ins Register 'Nutzung' wechseln
5. Die Zahl aus der Zeile 'Klasse/Jahr' (siehe Log-Ausschnitt) ins Feld 'Programmjahr' übertragen
6. Den Kürzel aus der Zeile 'Schulform' (siehe Log-Ausschnitt) ins Feld 'Schulart' übertragen
7. Fenster mit 'OK' schliessen

In der Regel sind beide Werte eindeutig. Sollte man jedoch für verschiedene Kürzel unter 'Schulform' die gleiche Vorlageklasse benötigen, kann man diese mittels Semikolon abgetrennt erfassen (z.B. 'KG;K'). Es gilt jedoch zu beachten, dass für unterschiedliche Zeugnisformulare auch andere Vorlageklassen benötigt werden. So kann man beispielsweise für die 3. Primar (Regelklasse) nicht dieselbe Vorlageklasse nutzen wie für die 3. Kleinklasse Primar.

2. Verwaltung der Schulhäuser bei mehreren Schuleinheiten
Beim Import der Daten einer Klasse wird immer auch das Schulhaus mitgeliefert. Über diese Information wird beim Erstellen neuer Klassen gesteuert, welcher Schuleinheit die Klasse zugeteilt werden muss. Sobald die Klasse einmal erstellt ist, bleibt die Schuleinheit wie sie ist, auch wenn von der Schulverwaltung her später eine andere Information geliefert würde. Somit kann eine Klasse nachträglich einer anderen Schuleinheit zugeteilt werden, und sie bliebt dann auch bei einem weiteren Import in der neuen Schuleinheit.

Die Schulhäuser können in einer Datenbank wie folgt den Schuleinheiten zugeteilt werden:

Variante 1: Eine Datenbank ohne Modul 'Schulhäuser'

1. Im Abschnitt 'Datenbank' ins Modul 'Schuleinheit' wechseln
2. Eine Schuleinheit doppelklicken
3. Ins Register 'Schulhäuser' wechseln
4. Auf das Plus-Symbol klicken und die einzelnen Schulhäuser erfassen

Variante 2: Eine Datenbank mit dem Modul 'Schulhäuser' (Kt. AG, GR, SO, ZH)

1. Im Abschnitt 'Klassen' ins Modul 'Schulhäuser' wechseln
2. Auf den Befehl 'Neues Schulhaus' klicken
3. Im Register 'Grunddaten' die Bezeichnung erfassen und im Auswahlmenü 'Schuleinheit' die entsprechende Schuleinheit auswählen

3. Das automatische Anlegen von neuen Klassen in der Schnittstellenkonfiguration aktivieren
Nicht alle Schulverwaltungslösungen haben das automatische Anlegen von Klassen implementiert. Ob Ihre Schulverwaltung diese Funktion unterstützt oder nicht, finden Sie hier. Falls Ihr Schulverwaltungsanbieter die Funktion unterstützt, kann das automatische Erstellen von Klassen wie folgt aktiviert werden:

1. Das Programm 'LehrerOffice_Service Konfiguration' starten (standardmässig im Programmordner und dem Verzeichnis 'LehrerOffice' > 'Service')
2. Ins Register 'Einstellungen' wechseln
3. Den Punkt 'Import von Schulklassen' doppelklicken
4. Die Checkbox 'Klassen automatisch erstellen, falls möglich' aktivieren

Sofern Sie die Datenbank auf dem DB-Hosting haben, wenden Sie sich ans Support-Team von LehrerOffice, damit die Konfiguration für den Import angepasst werden kann.

Tipp: Beim automatischen anlegen von Klassen wird aus den gelieferten Informationen eine Klassenbezeichnung zusammengestellt. Diese Bezeichnung kann nachträglich vom Administrator angepasst werden. Die Bezeichnung wird beim nächsten Import nicht zurück geändert und die Daten können weiterhin korrekt importiert werden, da die Klassenzuordnung über den Klassenschlüssel läuft.

Sofern die Schulverwaltung das automatische Erstellen von Klassen nicht unterstützt oder man diese Option nicht aktivieren möchte, können neue Klassen manuell erstellt werden. Dabei ist darauf zu achten, dass für den Import der korrekte Klassenschlüssel hinterlegt wird. Das Vorgehen ist wie folgt:

1. Im Abschnitt 'Klassen' ins Modul 'Klassen' wechseln
2. Auf den Befehl 'Neue Klasse' klicken
3. Auf der zweiten Seite des Assistenten die korrekte Vorlageklasse wählen
4. Dem Assistenten weiter folgen und ihn abschliessen
5. Die neue Klasse doppelklicken
6. Ins Register 'Grunddaten' wechseln
7. Den Cursor ins Feld 'Schlüssel' setzen und eine beliebige Taste der Tastatur drücken
8. Den Warnhinweis bestätigen (nun ist das Feld 'Schlüssel' bearbeitbar) und den Schlüssel der Klasse aus der Schulverwaltung eintragen

Wie Sie in Ihrer Schulverwaltungslösung den Klassenschlüssel für den Import finden, ist im Abschnitt 'Spezifisches zu den Schulverwaltungsanbietern' beschrieben.

Selten gibt es die Situation, dass in LehrerOffice eine Klasse mit Schülern verwaltet werden will, die in der Schulverwaltung gar nicht erfasst ist oder über den Import geliefert wird. Um eine solche Klasse vom Import auszuschliessen, ist das Vorgehen wie folgt:

1. Im Abschnitt 'Klassen' ins Modul 'Klassen' wechseln
2. Die betroffene Klasse doppelklicken
3. Ins Register 'Einstellungen' wechseln
4. Auf das blaue Symbol neben dem Feld 'Fremdschlüssel' klicken
5. Die Checkbox 'automatisch abgleichen' abwählen und beide Fenster mit 'OK' schliessen

Die Klasse selber und die darin zugeteilten Schülerinnen und Schüler werden nun nicht von der Schulverwaltung her importiert und aktualisiert. Die Verwaltung dieser Daten muss in LehrerOffice erfolgen.

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