Wie können einzelne Daten vom Import ausgeschlossen werden?

Sinn und Zweck des automatisierten Imports ist es, dass Daten, die in der Schulverwaltung bereits erfasst und gepflegt werden, in LehrerOffice kein zweites Mal manuell gepflegt werden müssen. Deshalb sollten Ausnahmen auch die Ausnahme bleiben. Trotzdem kann es in gewissen Situationen hilfreich sein, wenn man eine einzelne Adresse oder eine ganze Klasse vom Import ausschliessen kann oder wenn man generell für eine bestimmte Zeit den Import für die Adressen der Lehrpersonen oder die Klassen deaktivieren kann.
Betrachten Sie diese Ausnahmen als Übergangslösungen und denken Sie daran, den Abgleich wieder zu aktivieren, sobald das Quellsystem die Daten wieder passend und vollständig liefert.

Variante 1: Den Import für einen bestimmten Bereich vorübergehend deaktivieren
Variante 2: Den Import für eine einzelne Klasse oder Gruppe ausschalten
Variante 3: Einzelne Datensätze (Adressen von Lehrpersonen, Schülern oder Kontakten) vom Import ausschliessen
Variante 4: Einzelne Felder vom Import ausschliessen

Den Import für einen bestimmten Bereich vorübergehend deaktivieren

Der Import kann für drei verschiedene Bereiche einzeln aktiviert oder deaktiviert werden. Die Einstellung findet sich wie folgt:

  1. Auf den Befehl 'Einstellungen' klicken
  2. Ins Register 'Datenbank' wechseln
  3. Im Auswahlmenü 'Bereich' auf 'Service-Schnittstelle' umstellen
  4. In der Spalte 'Einstellungen' einen der folgenden Punkte markieren:
    • Lehrpersonen synchronisieren
    • Klassen synchronisieren
    • Gruppen synchronisieren
  5. Auf der rechten Seite des Dialogfensters die Checkbox 'Aktiviert' an- oder abwählen
  6. Dialogfenster mit 'OK' schliessen

Den Import für eine einzelne Klasse oder Gruppe ausschalten

Wenn Gruppen in der Schulverwaltung verwaltet und über die Service-Schnittstelle geliefert werden, gibt es in LehrerOffice häufig noch weitere Gruppen, die nur in der LehrerOffice-Datenbank geführt werden. In diesen Fällen müssen einzelne Gruppen vom Import ausgeschlossen werden können. Dazu geht man wie folgt vor:

  1. Im Abschnitt 'Klassen' ins Modul 'Gruppen' wechseln
  2. Die gewünschte Gruppe doppelklicken
  3. Ins Register 'Einstellungen' wechseln (um das Register zu sehen, muss man auf '>' klicken, damit man auf die zweite Seite mit den weiteren Registern kommt)
  4. Neben dem Feld 'Fremdschlüssel' auf den blauen Schalter klicken
  5. Die Checkbox 'automatisch abgleichen' abwählen
  6. Beide Fenster mit 'OK' schliessen

Bei einer Klasse findet sich das Register 'Einstellungen' mit dem Feld 'Fremdschlüssel' grad an zweiter Position neben dem Register 'Grunddaten'.

Einzelne Datensätze (Adressen von Lehrpersonen, Schülern oder Kontakten) vom Import ausschliessen

Um einzelne Datensätze vom Import ausschliessen zu können, weil beispielsweise eine Stellvertretung für eine Klasse gar nicht in der Schulverwaltung erfasst wird, kann man auch hier die Checkbox 'automatisch abgleichen' abwählen. Bei den einzelnen Personen kann man jedoch auch die Checkbox 'ausblenden zulassen' deaktivieren. Dies führt dazu, dass ein manuell erfasster Datensatz aktiv bleibt, auch wenn er über den Import noch nicht geliefert wird. Sobald die Daten dann auch von der Schulverwaltung exportiert werden, wird der Datensatz in LehrerOffice aktualisiert und die Checkbox 'ausblenden zulassen' aktiviert. So kann man notfalls jemanden vorab erfassen, ohne warten zu müssen, dass die Daten in der Schulverwaltung bereits hinterlegt sind. Wichtig ist dabei jedoch, dass auch die AHV-Nummer mit erfasst wird oder Vor- und Nachname sowie das Geburtsdatum (in exakt der gleichen Schreibweise wie in der Schulverwaltung), um sicherzustellen, dass keine doppelten Datensätze entstehen.

Die Einstellung für einen Ausschluss vom Import findet sich wie folgt:

  1. Ins entsprechende Modul wechseln
  2. Den gewünschten Datensatz doppelklicken
  3. Im Register (siehe nachfolgende Tabelle) neben dem Feld 'Schlüssel' auf den blauen Schalter klicken
  4. Die Checkbox 'ausblenden zulassen' bzw. 'automatisch abgleichen' abwählen
  5. Alle Fenster mit 'OK' schliessen
Person Modul Register
Lehrperson Adressen Grunddaten
Schüler/in Schülerdaten Daten
Kontaktperson Schülerdaten Familie > Person

WICHTIGWICHTIG: Wenn ein Schüler vom Import ausgeschlossen wird, werden auch sämtliche bei diesem Schüler hinterlegte Kontaktpersonen ignoriert.

Einzelne Felder vom Import ausschliessen

Vereinzelt gibt es auch den Wunsch, einzelne Felder vom Import ausschliessen zu können, obwohl die Information auch im Quellsystem vorhanden ist und exportiert wird. So kann beispielsweise über einen sogenannten XML-Pfad das Feld für die Telefonnummer des Schülers bei der Schnittstellenkonfiguration für den Import ausgeschlossen werden. Um solche Spezialkonfigurationen zu hinterlegen, nehmen Sie Kontakt auf mit dem Support-Team von LehrerOffice.

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