In diesem Kapitel wird das auf dem Schulserver installierte DB Administrationsprogramm mit seinen Funktionen vorgestellt. Sein Zweck besteht darin, den SQL-Server von LehrerOffice zu konfigurieren. Zum ersten Mal kommt es zum Einsatz, nachdem dieser installiert worden ist. Dabei sollten gleich einige Einstellungen vorgenommen werden, um die Sie sich danach nicht mehr kümmern müssen.

WICHTIG: Das DB Administrationsprogramm funktioniert nur für den von LehrerOffice verwendeten cubeSQL-Server. Andere SQL-Server wie MS SQL etc. können nicht über das DB Administrationsprogramm gesteuert werden.

Sie brauchen sich normalerweise nicht um das DB Administrationsprogramm zu bemühen, da es gleich zusammen mit dem SQL-Server installiert wird. Sollten Sie das Programm einzeln benötigen, beispielsweise als Update oder zur Installation auf Ihrem Arbeitscomputer, finden Sie es auf unserer Website.

Im Begrüssungsdialogfenster sehen Sie nebst einigen Hinweisen zur Benutzung dieses Programms – die zu lesen sich lohnt – die Versionsnummer des DB Administrationsprogrammes, das Sie verwenden. Die aktuelle Version und die dazugehörige Nummer können Sie mit obigem Link überprüfen. Dieses Programm erfährt aber nur selten Anpassungen, bedingt durch den sehr begrenzten Funktionsumfang, so dass Sie sich eigentlich nicht darum zu kümmern brauchen.

WICHTIG: Damit Sie den SQL-Server mit dem DB Administrationsprogramm stoppen und starten können, muss es auf dem gleichen System installiert sein und ausgeführt werden.

Das Fenster mit der Möglichkeit, den Server zu stoppen und wieder zu starten, erscheint beim ersten Öffnen des DB Administrationsprogrammes nur auf Windows, nicht auf Mac. Um die Konfiguration des Servers vornehmen zu können, muss er laufen, was er nach der Installation normalerweise tut.

Informationen zur Benutzung dieser Funktion finden Sie unter Server stoppen und starten.

Mit diesem Dialogfenster können Sie theoretisch jeden cubeSQL-Server (ehemals REAL SQL Server) in Ihrem Netzwerk ansteuern und konfigurieren. Damit Sie in der Folge also den richtigen SQL-Server steuern, müssen hier die richtigen Verbindungseinstellungen gewählt werden. Steht als Hostname „localhost“ sind Sie auf der sicheren Seite. Damit wird der Server angesprochen, der direkt auf dem System installiert ist, an dem Sie arbeiten. (Möchten Sie im Anschluss an die Konfiguration gleich eine Datensicherung zurückspielen, beachten Sie das Thema Anmeldeinformationen.)

Der Benutzername kann nicht verändert werden, der lautet immer „admin“. Das Kennwort lautet zu Beginn ebenfalls „admin“ und ist schon eingetragen. Dieses wird in einem der nächsten Schritte geändert. Später können Sie in LehrerOffice weitere Benutzer mit Administrationsrechten versehen bzw. so erstellen (siehe Funktionen oder bestehende Profilkombinationen zuordnen). Diese können mit ihren Logindaten ebenfalls das DB Administrationsprogramm verwenden.

Sind Sie noch nicht im Besitz eines Lizenzschlüssels, können Sie den Server als Demoversion verwenden; wählen Sie dafür die Option 'Datenbanklösung als Demoversion ausprobieren' (mehr dazu unter Lizenz). Dieses Dialogfenster erscheint an dieser Stelle des DB Administrationsprogrammes bei jeder Verwendung, bis Sie einen Registrationscode eingegeben haben.

Haben Sie bereits einen Lizenzschlüssel erhalten, wählen Sie hier die Option 'Registrationscode von LehrerOffice vorhanden' und füllen Sie die Informationen im nächsten Dialogfenster ein. Achten Sie darauf, den registrierten Namen exakt mit Gross- und Kleinschreibung und Leerzeichen einzugeben. Der Registrationscode kann auch in Kleinbuchstaben eingetragen werden. Mit einem Klick auf 'Weiter' werden Ihre Einstellungen auf den Server angewendet, wofür er neu gestartet werden muss. Dies verlangt Ihre Bestätigung.

Bei der Installation des Servers wurde ein Standardverzeichnis für Datenbanken und Backups erstellt. Darauf verweist das nächste Dialogfenster. Sie können die Ordner für Datenbanken und Backups an einem anderen Ort einrichten und dann über den Befehl 'Ändern' verknüpfen (oben: Pfad für Datenbanken; unten: Pfad für Datensicherungen). Sie müssen natürlich jederzeit durch den Server beschrieben werden können, dürfen also nicht auf Systemen oder externen Festplatten liegen, die ausgeschaltet werden oder nicht zwingend jederzeit verfügbar sind.

Die Ordner für Datenbanken und Datensicherungen dürfen nur dann im gleichen Verzeichnis abgelegt sein, wenn dieses täglich gesichert wird. Ansonsten ist es zwingend, den Backupordner auf einem anderen Laufwerk anzulegen, damit im Falle eines Ausfalls nicht beide Ordner verloren sind. Weitere Überlegungen zur Datensicherung entnehmen Sie Datensicherung terminieren und Ablage der Datensicherung.

WICHTIG: Der Administrator des Schulservers sollte auf die Verzeichnisse, in die die Datenbank bzw. die Datensicherung abgelegt werden, den Benutzern keinerlei Rechte vergeben, also weder Schreib- noch Leserechte. Der Zugang der Benutzer zur Datenbank geschieht ja über den SQL Server (siehe dazu Aufgaben des SQL Servers). Dieser muss natürlich Lese- und Schreibrechte besitzen.

HINTERGRUND: Mit Leserechten auf der Datenbank dürften Benutzer eine Kopie der Datenbank anfertigen, die sie mitnehmen und auf einem anderen Computer ablegen könnten. Wird dort der auf der Website von LehrerOffice downloadbare SQL-Server installiert, wäre es möglich, damit und mit dem nötigen Know-how (beispielsweise durch diese Anleitung) die gesamte Datenbank einzusehen.

Ändern Sie nun das Administratorkennwort. Im Dialogfenster wird Ihnen erklärt, was ein starkes Kennwort ausmacht (beachten Sie dazu auch Starke Kennwörter kreieren). Falls Ihr Kennwort nicht als stark eingestuft wird, werden Sie in einem Fenster darauf aufmerksam gemacht, nachdem Sie auf 'Fortfahren' geklickt haben. Das wird sooft wiederholt, wie Sie an diesem Dialogfenster vorbeikommen, ohne ein starkes Kennwort zu definieren.

Dieses Kennwort gilt dann auch für das Benutzerkonto „admin“ aller von diesem Server verwalteten Datenbanken. Es kann von niemandem eingesehen werden. Ist es also vergessen, ist es verloren! Dann kann nur noch mit einigem Aufwand und Rücksprache mit uns ein neues definiert werden (siehe Administratorkennwort verloren).

TIPP: Nutzen Sie die nach der Bestätigung über 'Fortfahren' gebotene Möglichkeit, das neue Kennwort zu drucken und bewahren Sie dieses Dokument an einem sicheren Ort auf.

Heute muss der Computeranwender immer mehr, immer schwierigere und längere Kennwörter vergeben und soll diese dann nicht aufschreiben, sondern memorisieren. Das ist eine grosse Herausforderung. Es gibt aber einen recht einfachen Weg, starke Kennwörter zu kreieren, die man sich leicht merken kann.

Dazu überlegt man sich einen Satz, am besten mit einem Datum oder mit Sonderzeichen und Zahlen. Hat dieser Satz noch etwas mit der Anwendung zu tun, für die man das Kennwort erfindet, geht das Speichern im Kopf noch einfacher. So ein Satz könnte sein: „Herbert machte im Juli 2005 einen Administratorenkurs“ oder „Vier Katzen, ein Wellensittich und die liebste Frau“. Nun nehmen Sie von jedem Wort nur den Anfangsbuchstaben und verändern die Zahlangaben zu Ziffern. Daraus entstehen die Kennwörter: „Hmi7.05eAK“ und „4K,1WudlF“. Diese sind genügend lang, sehr komplex, aber für Sie einfach zu memorisieren.

WICHTIG: Bitte nehmen Sie das Vergeben von Kennwörtern nicht auf die leichte Schulter. Als Administrator haben Sie mehr als andere die Verantwortung für die schützenswerten Daten, die Ihre Datenbank beinhaltet. Das Administratorkennwort ist die kritische Stelle in der Sicherheitsarchitektur der LehrerOffice-Datenbank.

Nun ist der Server konfiguriert und Sie könnten über den Befehl 'Abschliessen' das DB Administrationsprogramm beenden. Verwenden Sie dieses aber zum ersten Mal, so verschaffen Sie sich noch einen kleinen Überblick über die weiteren Funktionen dieses Programms, indem Sie die Option 'Weitere Administrationsaufgaben ausführen' aktivieren und auf 'Weiter' klicken.

Dort haben Sie die Wahl zwischen 'Daten wiederherstellen' und 'Datenbanken und Benutzerkonten verwalten'. Möchten Sie nun eine Datensicherung zurückspielen, folgen Sie der Anleitung ab Datensicherung auswählen. Sonst aktivieren Sie hier die zweite Option.

Im ersten Teil der Verwaltungsaufgaben zeigt Ihnen das DB Administrationsprogramm alle Datenbanken an, die im Ordner für Datenbanken vorhanden sind. Über aktivierbare Kästchen können einzelne Datenbanken ausgewählt und gelöscht werden. Natürlich sind bei der ersten Verwendung des Programms noch keine Datenbanken vorhanden.

Im nächsten Dialogfenster finden Sie eine ganz ähnlich geartete Liste aller Benutzerkonten aller Datenbanken, die der Server verwaltet. Auch diese können ausgewählt und gelöscht werden. Natürlich werden sie dadurch in der Datenbank nicht entfernt, aber die Anmeldung ist danach mit diesem Login nicht mehr möglich. Um Benutzer gleichzeitig aus der Datenbank und vom Server zu löschen, konsultieren Sie Benutzer löschen.

Mit dem nächsten Dialogfenster haben Sie das gesamte Spektrum der Arbeiten gesehen, die das DB Administrationsprogramm ermöglicht. Über die Befehle 'Abschliessen' und 'Beenden' wird das Programm geschlossen.