Nach einem Kurs zur Benutzerschulung, zu Testzwecken oder nach einem Serverabsturz mögen Sie eine Datenbank aus einer Sicherung wiederherstellen wollen. Diese Aufgabe kann nicht mit dem Desktop-Programm durchgeführt werden; dafür ist das DB Administrationsprogramm nötig.

Folgende Voraussetzungen müssen erfüllt sein, damit eine Datenbankwiederherstellung durchgeführt werden kann:

• SQL-Server installiert (Anleitung: SQL-Server installieren)
• Administratorkennwort für SQL-Server vorhanden
• DB Administrationsprogramm installiert, wobei das Wiederherstellen einer Datenbank nicht zwingend vom Server aus gemacht werden muss (Anleitung: Installation und Begrüssungsdialog)
• Zugang zu einer Sicherungskopie der Datenbank
• Keine Benutzer an der zu ersetzenden Datenbank angemeldet (auch nicht der Administrator)

Gerade die Tatsache, dass keine Benutzer angemeldet sein dürfen, verlangt Planung. Sind Benutzer erst einmal angemeldet, können sie durch den Administrator nicht mehr wirkungsvoll getrennt werden. Darum muss vermieden werden, dass sich die Benutzer überhaupt anmelden. Gehen Sie folgendermassen vor, bevor Sie versuchen, eine Datenbank zu überschreiben:

• Spätestens ein Tag vor der Wiederherstellung im Modul 'System' einen Hinweis nach erfolgreicher Anmeldung einrichten, worin darauf hingewiesen wird, dass am nächsten Tag die Datenbank wegen Wartungsarbeiten für die Benutzer gesperrt sein wird (siehe Hinweis bei Anmeldung).
• Am Vorabend im Modul 'System' Datenbank für alle Benutzer sperren (siehe 'Datenbank sperren').
• Am geplanten Tag die Wiederherstellung durchführen.
• Danach den Hinweis nach erfolgreicher Anmeldung entfernen oder anpassen (z. B. mit einer Erklärung was geschehen ist und was die Benutzer berücksichtigen sollen; Hinweis bei Anmeldung).
• Zuletzt die Datenbank wieder für alle Benutzer freigeben ('Datenbank sperren').

Der erste Schritt zur Wiederherstellung ist, das DB Administrationsprogramm („LehrerOffice-DBAdmin“) auszuführen. Dieses finden Sie im Programmeordner (Windows: C:\Programme\LehrerOffice\SQL Server; Mac: /Programme/LehrerOffice SQL Server). Nach dem Begrüssungsdialog erscheint die Funktionsanzeige des installierten SQL-Servers. Falls Sie eine bestehende Datenbank überschreiben möchten, führen Sie die gleich nachfolgend beschriebene Aktion durch und beachten Sie die zusätzlichen Hinweise. Wollen Sie aber eine weitere Datenbank hinzufügen, können Sie diesen Schritt auslassen und gleich zu Anmeldeinformationen weitergehen:

Um sicherzugehen, dass keine unnötigen Verbindungen zum Server mehr bestehen, die eine Wiederherstellung verunmöglichen würden, stoppen und starten Sie den Server über die entsprechende Schaltfläche. Damit werden die Verbindungen von unsauberen Abmeldungen getrennt, die aber nur selten und unter ausserordentlichen Umständen vorkommen. Die Verbindung eines angemeldeten Benutzers zur Datenbank wird damit zwar auch getrennt; mit dem erneuten Starten des SQL-Servers wird seine Verbindung wieder hergestellt. Deshalb ist die Planung dieses Eingriffs unumgänglich.

TIPP: Das DB Administrationsprogramm können Sie auch auf Ihrem Arbeitscomputer ausführen; Sie müssen nicht zwingend direkt am Server arbeiten. In diesem Fall ist es Ihnen aber nicht möglich den SQL-Server auf dem Schulserver zu stoppen und starten, da sich diese Funktion nur auf einen lokal installierter SQL-Server beziehen kann.

Im Dialogfenster, das nun folgt, müssen Sie zwingend das Administratorenkennwort eingeben. Damit zeigen Sie Ihre Berechtigung, Veränderungen an den Servereinstellungen vornehmen und weitere Aufgaben ausführen zu dürfen. Auch alle Benutzer aller Datenbanken mit Administratorenrechten können sich hier mit ihren Logindaten anmelden (siehe auch Verbindungsinformationen).

Achten Sie darauf, dass der Hostname bzw. die IP-Adresse richtig ist (siehe auch Adresse des Servers). Arbeiten Sie direkt am Server, funktioniert auch die Eingabe 'localhost'. Dieser Name beinhaltet aber keine Netzwerkinformationen. Wollen Sie später für die in den nächsten Schritten aus einer Datensicherung erstellte Datenbank eine Verbindungsdatei (.lhd) erstellen, dürfen Sie hier nicht 'localhost' verwenden, sonst wird man sich damit nicht von anderen Computern aus an der Datenbank anmelden können.

Bevor Sie im DB Administrationsprogramm die richtige Aufgabe wählen können, müssen Sie die zwei Dialoge „Lizenz und Speicherort“ und „Kennwort ändern“ ohne Änderung übergehen. Im nächsten Fenster entscheiden Sie sich für die Option 'Weitere Administrationsaufgaben ausführen' und gehen nochmals weiter.

Im nun folgenden Dialog wählen Sie die Option 'Daten wiederherstellen'. Über das Ordnericon können Sie die Datensicherung suchen und auswählen, die Sie entweder auf dem System am festgelegten Speicherort für Datensicherungen abgelegt oder auf einem externen Datenspeicher bzw. an einem anderen Ort auf dem System bereitgestellt haben. Arbeiten Sie nicht am Server, werden Sie möglicherweise nicht auf die automatisch erstellten Datensicherungen zugreifen können, weil Ihnen die Zugriffsrechte fehlen.

Backups, die aufgrund Ihrer Einstellungen automatisch geschrieben werden, haben keine Endung. Falls Sie diese automatische Datensicherung täglich wieder überschreiben lassen, trägt sie einzig den Namen der Datenbank. Wird hingegen täglich ein neues Backup hinzugefügt, erstellt der SQL-Server jedes Mal einen Ordner mit dem Namen der Datenbank, ergänzt um einen Zeitstempel, und legt die Sicherung dort hinein, die auch wieder einzig den Namen der Datenbank trägt, ohne Endung. Manuell ausgeführte Datensicherungen bekommen den Namen der Datenbank mit Zeitstempel. Dieser Name kann aber abgeändert werden. Solche Sicherungen sind besonders an der Endung „.db“ zu erkennen.

WICHTIG: Um zu wissen, dass Sie die richtige Datensicherung ausgewählt haben, achten Sie auf das Datum und die Uhrzeit des Backups oder auf die zusätzlichen Informationen, die Sie bei der Speicherung zum Dateinamen dazufügten (bei manuellen Sicherungen).

Im nächsten Schritt geben Sie dem DB Administrationsprogramm an, welche Datenbank ersetzt oder neu erstellt werden soll. Aktivieren Sie die Option 'Bestehende Datenbank ersetzen' und wählen in der Auswahlliste eine der bestehenden Datenbanken aus. Gibt es im Datenbankenordner noch gar keine, wird automatisch die Option 'Neue Datenbank erstellen' aktiviert.

Die bestehende Datenbank werden Sie beispielsweise dann ersetzen wollen, wenn die Benutzer anlässlich eines LehrerOffice-Kurses zu Testzwecken viele Eingaben gemacht haben, die nicht weiter in der Datenbank vorhanden sein sollen. Der Vorteil des Ersetzens einer Datenbank besteht darin, dass die Benutzer mit der bestehenden Verbindungsdatei weiterarbeiten können, da der Name der Datenbank gleich bleibt.

Möchten Sie eine neue Datenbank erstellen, wählen Sie diese Option und geben Sie ihr einen Namen gemäss den unter Name der Datenbank beschriebenen Möglichkeiten.

Bevor die Datenbank erstellt bzw. überschrieben wird, werden Sie aufgefordert, diesen Vorgang zu bestätigen. Bitte nehmen Sie sich hier nochmals die Zeit zu kontrollieren, ob nun wirklich das angekündigt wird, was Sie zu tun beabsichtigten. Der Vorgang kann nicht rückgängig gemacht werden! Diese zusätzliche Sicherheit ist sehr wichtig, weil es bis hierher theoretisch möglich ist, mit wiederholtem Klick auf den Befehl 'Weiter' das Ersetzen der aktuellen Datenbank einzufädeln.

Falls Sie den Hinweis erhalten, es bestünden noch Verbindungen mit dem Datenbankserver, müssen Sie nicht unbedingt 'Abbrechen'. Falls Sie folgende Fragen mit „Ja“ beantworten können, wählen sie 'OK', um trotzdem weiterzufahren:

• Verwaltet dieser SQL-Server nebst der zu überschreibenden noch andere Datenbanken?
• Habe ich in der Planung keine Fehler gemacht?
• Bin auch ich als Administrator nicht an der Datenbank angemeldet?

Sind Sie sich hier nicht ganz sicher, brechen Sie den Vorgang besser ab und beenden das DB Administrationsprogramm. Loggen Sie sich über das Desktop-Programm als Administrator ein und kontrollieren im Modul 'Benutzer', ob Benutzer angemeldet sind. Falls ja, bitten Sie diese, sich abzumelden. Beginnen Sie dann nochmals bei Server stoppen und starten.

HINTERGRUND: Das DB Administrationsprogramm kann aufgrund der verwendeten Serversoftware von dieser nur erfahren, ob sie einen beliebigen Zugriff verwaltet. Es kann nicht eingrenzen, ob dieser Zugriff die zu überschreibende Datenbank oder eine andere betrifft. Arbeiten Sie also beispielsweise mit für Primar- und Sekundarschule getrennten Datenbanken, kann diese Meldung erscheinen, obwohl für Ihre Aktion kein Problem vorliegt.

Falls noch irgendwelche Serververbindungen auf die zu ersetzende Datenbank bestanden, kann der Wiederherstellungsvorgang nicht durchgeführt werden. Zudem wird der Zugriff auf diese Datenbank durch den SQL-Server gesperrt, so dass Sie nur noch eine Möglichkeit haben:

• Beenden Sie das DB Administrationsprogramm und starten Sie es erneut (zwingend direkt auf dem Server)
• Stoppen Sie den SQL-Server
• Öffnen Sie auf dem Server den Ordner, in dem Ihre Datenbank liegt
• Verschieben Sie die Datenbank, die Sie überschreiben wollten und jetzt gesperrt ist, auf den Desktop oder an einen anderen Speicherort, der nichts mit LehrerOffice zu tun hat (nicht kopieren)
• Gehen Sie zurück zum DB Administrationsprogramm und starten den Server wieder
• Steigen Sie wieder mit Anmeldeinformationen ein und spielen die Wiederherstellung nochmal durch. Da die Datenbank für den Server nun nicht mehr vorhanden ist, wird sie unter Datenbank auswählen nicht mehr zur Auswahl angeboten. Wählen Sie dort also die zweite Option und geben als Bezeichnung den Namen der zu ersetzenden Datenbank ein
• Sobald Sie die Wiederherstellung erfolgreich abgeschlossen haben, löschen Sie noch die vorher kopierte Datenbank.

Falls Sie die Datenbank-Sicherungsdatei direkt aus dem Ordner „backups“ im Ordner „realsql“ oder „cubesql“ versuchen wiederherzustellen, kann aufgrund von fehlenden Berechtigungen eine Fehlermeldung auftauchen. Diese beinhaltet die Meldung, dass die Sicherungsdatei beschädigt sei und die Wiederherstellung fehlgeschlagen ist (siehe Abbildung „Fehler bei Wiederherstellung OS X). Kopieren Sie in diesem Fall die Sicherungsdatei auf den Schreibtisch und ziehen Sie diese anschliessend nochmals in das DB-Administrationsprogramm. An diesem Speicherort sind genügend Berechtigungen für die Wiederherstellung vorhanden.

Fehler bei Wiederherstellung OS X

Wenn die Wiederherstellung (Überschreiben der aktuellen Datenbank oder Erstellen einer neuen) erfolgreich ausgeführt werden konnte, wird dies als nächstes im DB Administrationsprogramm angezeigt, zusammen mit einem kleinen Protokoll.

Damit ist die Arbeit aber noch nicht ganz getan. Die letzten beiden wichtigen Schritte betreffen den Zugriff der Benutzer auf die neu erstellte bzw. überschriebene Datenbank.

In der Datenbanksicherung sind nur Benutzernamen, aber keine Kennwörter enthalten. Das DB Administrationsprogramm vergleicht beim Wiederherstellen einer Datenbank die schon bestehenden Benutzernamen mit denen, die neu erstellt werden sollen.

Die schon auf dem Server vorhandenen Logindaten werden nicht verändert. Ist aber ein Benutzer nicht auf dem Server vorhanden, so wird mit dem Benutzernamen ein neues Login erstellt. Wenn Sie die Option 'Fixes Kennwort anwenden' aktivieren, haben Sie die Möglichkeit, ein Kennwort für alle neuen Benutzer festzulegen. Sonst generiert das DB Administrationsprogramm ein Zufallskennwort. Da es später keine Möglichkeit gibt, dieses automatische Kennwort herauszufinden, sollten Sie unbedingt wenigstens eine der beiden Möglichkeiten nutzen, die Loginangaben sichtbar zu machen, falls Sie ein zufälliges Kennwort generieren lassen:

• Mit aktivierter Option 'Loginangaben zum Abgeben ausdrucken' können Sie im nächsten Schritt einen Drucker auswählen, der pro neuen Benutzer eine A4-Seite mit den nötigen Benutzerangaben und Konfigurationseinstellungen ausdruckt.
• Ist die Option 'Loginangaben per E-Mail versenden' aktiviert, wird im nächsten Schritt eine Nachricht in Ihrem Standard-E-Mail-Programm (sofern konfiguriert) erstellt, die alle Benutzerangaben enthält. Zusätzlich werden diese Angaben in die Zwischenablage kopiert. Ist es also nicht möglich, eine E-Mail-Nachricht zu erstellen, oder möchten Sie die Logininformationen anderweitig verwenden, können Sie in einem Programm, das Text verarbeiten kann, über den Befehl 'Einfügen' (meistens im Menü 'Bearbeiten' oder im Kontextmenü) diese Angaben verwenden. Das ist natürlich nur so lange möglich, bis Sie in irgend einem Programm oder im Betriebssystem wieder den Befehl 'Kopieren' ausführen und die Zwischenablage überschreiben.

Natürlich bleibt Ihnen als Administrator jederzeit die Möglichkeit, mit LehrerOffice Desktop die Kennwörter nachträglich zu ändern (siehe dazu Kennwörter ändern und zurücksetzen oder Benutzer importieren). Da aber die Benutzer in jedem Fall ihr Kennwort nach dem ersten Login ändern sollten, nutzen Sie besser die Möglichkeit, an dieser Stelle eines zu definieren.

WICHTIG: Sind Benutzernamen schon auf dem Server vorhanden, gelten für diese weiterhin die zuletzt gültigen Kennwörter und nicht diejenigen, die zum Zeitpunkt der Datensicherung galten

Nach einer erfolgreichen Wiederherstellung können Sie sich vom DB Administrationsprogramm eine neue Verbindungsdatei erstellen lassen. Das ist zwar nicht in jedem Fall nötig. Sind aber alle der folgenden Voraussetzungen gegeben, ist es sehr zu empfehlen, diese Möglichkeit zu nutzen:

• Sie haben nicht die bestehende Datenbank überschrieben. Der Name der Datenbank, mit der die Benutzer arbeiten, ist jetzt ein anderer als zuvor.
• Die Verbindungsdatei wird den Benutzern zur Verfügung gestellt, entweder indem sie zentral auf dem Server abgelegt oder über ein Verteilprogramm auf die Arbeitsstationen der Benutzer übertragen wird.

Brauchen Sie keine neue Verbindungsdatei, lassen Sie die Option deaktiviert. Wollen Sie hingegen eine neue LHD-Datei erstellen, aktivieren Sie die Option und geben einen Namen dafür sowie den Speicherort an.

WICHTIG: Damit die neue Verbindungsdatei überhaupt funktioniert, muss sie den richtigen Hostnamen bzw. die richtige IP-Adresse enthalten (siehe Anmeldeinformationen).

TIPP: Das ist natürlich nicht die letzte Möglichkeit, eine Verbindungsdatei zu erstellen, aber sicherlich der unkomplizierteste. Wollen Sie erst später eine LHD-Datei erstellen, können Sie das mit dem Desktop-Programm machen. Schliessen Sie dafür die offene Datei bzw. Datenbank über den Befehl 'Schliessen' im Menü 'Datei' und führen den nun in Fenstermitte erscheinenden Befehl 'Mit Datenbank verbinden' aus (siehe Grafik unter Neue Datenbank erstellen).

Das DB Administrationsprogramm können Sie zu jeder Zeit über den Befehl 'Beenden' verlassen. Was Sie bis dorthin verändert haben, ist gespeichert und gilt, auch wenn Sie beenden, bevor Sie alle Möglichkeiten des Programms durchgespielt haben. Mit dem Schliessen des Programms ist auch Ihre Verbindung zur Datenbank aufgehoben. Starten Sie das Programm erneut, müssen Sie auch wieder das Administratorkennwort eingeben.

An vielen Stellen können Sie über die Befehle 'Zurück' und 'Weiter' zwischen den verschiedenen Funktionen des Programms hin und her wechseln, ohne das Programm wieder neu starten zu müssen. Nur nach der Wiederherstellung einer Datenbank ist der Befehl 'Zurück' gesperrt.