Für diesen Export wird eine LehrerOffice Zusatz-Lizenz benötigt.

Der Export für den School Data Sync (SDS) in Office 365 beinhaltet 6 CSV-Dateien, die in der Administration von SDS importiert werden können:
https://sds.microsoft.com/

Eine Anleitung seitens Microsoft finden Sie über den folgenden Link:
https://docs.microsoft.com/de-de/schooldatasync/how-to-deploy-school-data-sync-by-using-csv-files

Ob die Konstellation einer Lehrperson zu Schülern bestehen bleibt, bestimmen Sie mit dem Festlegen der eindeutigen ID, der zu exportierenden Klasse:

• Eindeutige ID einer Klasse bestimmen

Sie dürfen sich gerne per E-Mail (oder mit Support-Abo per Telefon) bei uns melden, damit wir Sie optimal beraten können.

Damit der Abgleich mit Office 365 funktioniert müssen die Office 365 E-Mail-Adressen hinterlegt werden:

• Office 365 E-Mail-Adresse hinterlegen

Der SDS-Export wird in LehrerOffice Zusatz wie folgt aufgerufen:

1. Modul 'Schülerdaten' markieren
2. über das Menü 'Schüler' den Punkt 'Exportieren' wählen
3. Den Eintrag 'Office 365 - School Data Sync' wählen
4. Dem Assistenten folgen und den Export abschliessen

In den folgenden Abschnitten erfahren Sie was genau aus LehrerOffice in welche Felder der Export-Files geschrieben wird.

Es werden alle aktiven Schuleinheiten exportiert.

1. Befehl 'Einstellungen' wählen
2. In das Register 'Datenbank' wechseln
3. In der Auswahlliste 'Bereich' den Eintrag 'Informationen' auswählen
4. Im Abschnitt 'Datei' den Punkt 'Schlüssel' markieren
   1. Im Textfeld 'Schlüssel' kann dieser eingesehen und bearbeitet werden

1. Modul 'Schuleinheiten' markieren
2. Auf gewünschter Schuleinheit doppelklicken
3. In das Register 'Grunddaten' wechseln
   1. Im Textfeld 'Schlüssel' kann dieser eingesehen und bearbeitet werden
   2. Im Textfeld 'Bezeichnung' kann der Name der Schuleinheit definiert werden

Es werden alle aktiven Klassen und aktive Gruppen des aktiven Semesters mit einer KursID und mindestens einer aktiven Lehrperson exportiert.

1. Modul 'Klassen' markieren
2. In das Register 'Schulklassen' wechseln
3. Auf gewünschter Klasse doppelklicken
4. In das Register 'Grunddaten' wechseln
   1. Im Textfeld 'Klassenkürzel' kann die Bezeichnung der Klasse geändert werden. Feldnamen werden beim Export interpretiert.
   2. Im Textfeld 'Schuleinheit' kann die Zuordnung der Schuleinheit angepasst werden (1)
5. In das Register 'Einstellungen' wechseln
   1. Im Textfeld 'KursID' kann dieser eingesehen und bearbeitet werden (2)

1. Modul 'Gruppen' markieren
2. In das Register 'Gruppen' wechseln
3. Auf gewünschter Gruppe doppelklicken
4. In das Register 'Grunddaten' wechseln
   1. Im Textfeld 'Name' kann die Bezeichnung der Gruppe geändert werden. Feldnamen werden beim Export interpretiert.
5. In das Register 'Einstellungen' wechseln
   1. Im Textfeld 'KursID' kann dieser eingesehen und bearbeitet werden (2)
6. In das Register 'Weiteres' wechseln (1)
   1. Die Checkboxen der gewünschten Schuleinheiten markieren. Es wird aber nur eine Schuleinheit exportiert. Daher empfehlen wir nur eine Schuleinheit zuzuweisen und bei Bedarf eine weitere Gruppe für die andere Schuleinheit zu erfassen.

Siehe Fehlende KursID mit generiertem Schlüssel befüllen

Wird keine KursId hinterlegt, wird die Klasse oder Gruppe nicht exportiert. So können Klassen auch vom Export ausgeschlossen werden.

(1) Existiert nur eine Schuleinheit kann die Zuordnung nicht geändert werden und wird deshalb nicht angezeigt
(2) Alternativ kann der exportierte Schlüssel auch auf den Schlüssel oder den Fremdschlüssel gewechselt werden: Eindeutige ID einer Klasse bestimmen

Es werden alle aktiven Adressen der Kategorie 'Lehrpersonen' und 'Schulbetrieb' geliefert, die einer aktiven Schuleinheit zugewiesen sind und eine Emailadresse hinterlegt haben. Pro Adresse und Schuleinheit gibt es ein Datensatz.

1. Modul 'Adressen' markieren
2. In das Register 'Adressen' wechseln
3. Auf gewünschter Adresse (Namen) doppelklicken
4. In das Register 'Grunddaten' wechseln
   1. Im Textfeld 'Vorname' kann dieser bearbeitet werden
   2. Über das Icon rechts des Textfeldes 'Vorname' kann der Rufname des Vornamens eingetragen werden
   3. Im Textfeld 'Name' kann der Nachname bearbeitet werden
   4. Über das Icon rechts des Textfeldes 'Name' kann der Rufname des Nachnamens eingetragen werden
   5. Im Textfeld 'Personal-Nr' kann die Personalnummer hinterlegt werden
   6. Im Textfeld 'Schlüssel' kann dieser eingesehen und bearbeitet werden
5. In das Register 'Schule' wechseln
   1. Im Textfeld 'E-Mail' kann die E-Mail-Adresse eingesehen und bearbeitet werden
6. In das Register 'Sichtbarkeit' wechseln*
   1. Die Checkboxen der gewünschten Schuleinheiten markieren. Es werden alle Zuweisungen zu aktiven Schuleinheiten exportiert

*) Existiert nur eine Schuleinheit kann die Zuordnung nicht geändert werden und dieser Abschnitt wird deshalb nicht angezeigt

Es werden alle aktiven Schüler exportiert, die einer aktiven Klasse zugewiesen sind und eine E-Mail-Adresse hinterlegt haben.

1. Modul 'Schülerdaten' markieren
2. Gewünschte Klasse markieren
3. Auf gewünschtem Schüler doppelklicken
4. In das Register 'Daten' wechseln
   1. Im Textfeld 'Vorname' kann dieser bearbeitet werden
   2. Über das Icon rechts des Textfeldes 'Vorname' kann der Rufname des Vornamens eingetragen werden
   3. Im Textfeld 'Name' kann der Nachname bearbeitet werden
   4. Über das Icon rechts des Textfeldes 'Name' kann der Rufname des Nachnamens eingetragen werden
   5. Im Textfeld 'Geburtsdatum' kann dieses eingesehen und bearbeitet werden
   6. Im Textfeld 'Schlüssel' kann dieser eingesehen und bearbeitet werden
5. In das Register 'Schüler' wechseln
   1. Im Textfeld 'E-Mail' kann die E-Mail-Adresse eingesehen und bearbeitet werden
6. In das Register 'Status' wechseln
   1. Funktion 'Zuteilung' ausführen
   2. Im Register 'Klasse & Niveau' wird unter 'Pensum' die Schulstufe des Schülers angezeigt

In dieser Datei werden alle Lehrpersonen den Klassen oder Gruppen zugewiesen. Die Fachlehrperson, die einem Fach zugewiesen ist, werden mit der jeweiligen Klasse geliefert.

Siehe Klassenlehrpersonen zuteilen

1. Modul 'Gruppen' markieren
2. Auf gewünschter Gruppe doppelklicken
3. In das Register 'Unterricht' wechseln
4. In der Auswahlliste 'Lehrperson' die gewünschte Lehrperson auswählen
5. Fenster mit 'OK' schliessen

1. Modul 'Schulfächer' markieren
2. In das Register 'Schulfächer der Klassen' wechseln
3. Gewünschte Klasse markieren
4. Auf gewünschtem Fach doppelklicken
5. In das Register 'Unterricht' wechseln
6. In der Auswahlliste 'Fachlehrperson' die gewünschte Lehrperson auswählen
7. Fenster mit 'OK' schliessen

Die Zuweisung der Schüler zu den jeweiligen Klassen und Gruppen erfolgt in dieser Datei.

siehe Modul 'Schülerdaten'

siehe Modul 'Gruppen'

Weitere Links zum Thema:

• Exporte automatisieren
• Übersicht Exporte