Export: Office 365 für School Data Sync (SDS)

Für diesen Export wird eine LehrerOffice Zusatz-Lizenz benötigt.

Der Export für den School Data Sync (SDS) in Office 365 beinhaltet 6 CSV-Dateien, die in der Administration von SDS importiert werden können:
https://sds.microsoft.com/

Eine Anleitung seitens Microsoft finden Sie über den folgenden Link:
https://docs.microsoft.com/de-de/schooldatasync/how-to-deploy-school-data-sync-by-using-csv-files

Datenbank vorbereiten

eindeutige ID der Klassen

Ob die Konstellation einer Lehrperson zu Schülern bestehen bleibt, bestimmen Sie mit dem Festlegen der eindeutigen ID, der zu exportierenden Klasse:

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Office 365 E-Mail-Adressen hinterlegen

Damit der Abgleich mit Office 365 funktioniert müssen die Office 365 E-Mail-Adressen hinterlegt werden:

Daten exportieren

Der SDS-Export wird in LehrerOffice Zusatz wie folgt aufgerufen:

  1. Modul 'Schülerdaten' markieren
  2. über das Menü 'Schüler' den Punkt 'Exportieren' wählen
  3. Den Eintrag 'Office 365 - School Data Sync' wählen
  4. Dem Assistenten folgen und den Export abschliessen

In den folgenden Abschnitten erfahren Sie was genau aus LehrerOffice in welche Felder der Export-Files geschrieben wird.

Filter Schuleinheit (ab LehrerOffice Service 2019.6)

Dieser Export kann bei einer Automatisierung via 'LehrerOffice Service' auf eine oder mehrere Schuleinheiten eingegrenzt werden.

school.csv

Es werden alle aktiven Schuleinheiten exportiert.

Spaltenname ExportAngaben in LehrerOfficeBeispiel
SIS IDZusammengesetzter Schlüssel aus dem Schlüssel der Schuldatenbank und dem Schlüssel der Schuleinheit.„MATDGABCD12345-COMMUNITY-DG3JFABC123“
NameBezeichnung der Schuleinheit.„Primarschule Oberdorf“

Schlüssel der Schuldatenbank einsehen:

  1. Befehl 'Einstellungen' wählen
  2. In das Register 'Datenbank' wechseln
  3. In der Auswahlliste 'Bereich' den Eintrag 'Informationen' auswählen
  4. Im Abschnitt 'Datei' den Punkt 'Schlüssel' markieren
    1. Im Textfeld 'Schlüssel' kann dieser eingesehen und bearbeitet werden

Schlüssel und Namen der Schuleinheit einsehen oder bearbeiten:

  1. Modul 'Schuleinheiten' markieren
  2. Auf gewünschter Schuleinheit doppelklicken
  3. In das Register 'Grunddaten' wechseln
    1. Im Textfeld 'Schlüssel' kann dieser eingesehen und bearbeitet werden
    2. Im Textfeld 'Bezeichnung' kann der Name der Schuleinheit definiert werden

section.csv

Es werden alle aktiven Klassen und aktive Gruppen des aktiven Semesters mit einer KursID und mindestens einer aktiven Lehrperson exportiert.

Spaltenname ExportAngaben in LehrerOfficeBeispiel
SIS IDZusammengesetzter Schlüssel aus dem Schlüssel der Schuldatenbank und der KursID der Klasse oder Gruppe. (2)„MATDGABCD12345-CLASS-MAMEK5K82HMMP3“
School SIS IDDie SIS ID der zugewiesenen Schuleinheit (siehe school.csv)„MATDGABCD12345-COMMUNITY-DG3JFABC123“
Section NameAnzeigename der Klasse oder Gruppe„1. Primar“

KursID, Name und Schuleinheit der Klasse einsehen und bearbeiten:

  1. Modul 'Klassen' markieren
  2. In das Register 'Schulklassen' wechseln
  3. Auf gewünschter Klasse doppelklicken
  4. In das Register 'Grunddaten' wechseln
    1. Im Textfeld 'Klassenkürzel' kann die Bezeichnung der Klasse geändert werden. Feldnamen werden beim Export interpretiert.
    2. Im Textfeld 'Schuleinheit' kann die Zuordnung der Schuleinheit angepasst werden (1)
  5. In das Register 'Einstellungen' wechseln
    1. Im Textfeld 'KursID' kann dieser eingesehen und bearbeitet werden (2)

KursID, Name und Schuleinheit der Gruppe einsehen und bearbeiten:

  1. Modul 'Gruppen' markieren
  2. In das Register 'Gruppen' wechseln
  3. Auf gewünschter Gruppe doppelklicken
  4. In das Register 'Grunddaten' wechseln
    1. Im Textfeld 'Name' kann die Bezeichnung der Gruppe geändert werden. Feldnamen werden beim Export interpretiert.
  5. In das Register 'Einstellungen' wechseln
    1. Im Textfeld 'KursID' kann dieser eingesehen und bearbeitet werden (2)
  6. In das Register 'Weiteres' wechseln (1)
    1. Die Checkboxen der gewünschten Schuleinheiten markieren. Es wird aber nur eine Schuleinheit exportiert. Daher empfehlen wir nur eine Schuleinheit zuzuweisen und bei Bedarf eine weitere Gruppe für die andere Schuleinheit zu erfassen.

Fehlende KursID mit generiertem Schlüssel befüllen

Siehe Fehlende KursID mit generiertem Schlüssel befüllen

TIPP Wird keine KursId hinterlegt, wird die Klasse oder Gruppe nicht exportiert. So können Klassen auch vom Export ausgeschlossen werden.



(1) Existiert nur eine Schuleinheit kann die Zuordnung nicht geändert werden und wird deshalb nicht angezeigt
(2) Alternativ kann der exportierte Schlüssel auch auf den Schlüssel oder den Fremdschlüssel gewechselt werden: Eindeutige ID einer Klasse bestimmen

teacher.csv

Es werden alle aktiven Adressen der Kategorie 'Lehrpersonen' und 'Schulbetrieb' geliefert, die einer aktiven Schuleinheit zugewiesen sind und eine Emailadresse hinterlegt haben. Pro Adresse und Schuleinheit gibt es ein Datensatz.

Spaltenname ExportAngaben in LehrerOfficeBeispiel
SIS IDZusammengesetzter Schlüssel aus dem Schlüssel der Schuldatenbank und dem Schlüssel der Adresse.„MATDGABCD12345-ADDRESS-SIV7GABC789“
School SIS IDDie SIS ID der zugewiesenen Schuleinheit (siehe school.csv)„MATDGABCD12345-COMMUNITY-DG3JFABC123“
First NameRuf-Vorname und wenn nicht vorhanden der Vorname„Tina“
Last NameRuf-Nachname und wenn nicht vorhanden der Nachname„von Muster“
Teacher NumberPersonalnummer des Mitarbeiters„23“
Secondary EmailE-Mail-Adresse der Schule (Office 365 E-Mail-Adresse)„tina.vonmuster@schule-beispielikon.ch“
UsernameDer linke Teil der E-Mail-Adresse„tina.vonmuster“
PasswordEine zufällige Zeichen- und Zahlenfolge, die bei jedem Export neu generiert wird. „N0YnPmD3“

Schlüssel, Name, Rufname, Personalnummer und E-Mail-Adresse der Person (Adresse) einsehen und bearbeiten:

  1. Modul 'Adressen' markieren
  2. In das Register 'Adressen' wechseln
  3. Auf gewünschter Adresse (Namen) doppelklicken
  4. In das Register 'Grunddaten' wechseln
    1. Im Textfeld 'Vorname' kann dieser bearbeitet werden
    2. Über das Icon rechts des Textfeldes 'Vorname' kann der Rufname des Vornamens eingetragen werden
    3. Im Textfeld 'Name' kann der Nachname bearbeitet werden
    4. Über das Icon rechts des Textfeldes 'Name' kann der Rufname des Nachnamens eingetragen werden
    5. Im Textfeld 'Personal-Nr' kann die Personalnummer hinterlegt werden
    6. Im Textfeld 'Schlüssel' kann dieser eingesehen und bearbeitet werden
  5. In das Register 'Schule' wechseln
    1. Im Textfeld 'E-Mail' kann die E-Mail-Adresse eingesehen und bearbeitet werden
  6. In das Register 'Sichtbarkeit' wechseln*
    1. Die Checkboxen der gewünschten Schuleinheiten markieren. Es werden alle Zuweisungen zu aktiven Schuleinheiten exportiert

*) Existiert nur eine Schuleinheit kann die Zuordnung nicht geändert werden und dieser Abschnitt wird deshalb nicht angezeigt

student.csv

Es werden alle aktiven Schüler exportiert, die einer aktiven Klasse zugewiesen sind und eine E-Mail-Adresse hinterlegt haben.

Spaltenname ExportAngaben in LehrerOfficeBeispiel
SIS IDZusammengesetzter Schlüssel aus dem Schlüssel der Schuldatenbank und dem Schlüssel des Schülers.„MAMCL6DD8O5EC2-STUDENT-MAMCL6DE8ATP459“
School SIS IDDie SIS ID der zugewiesenen Schuleinheit (siehe school.csv)„MATDGABCD12345-COMMUNITY-DG3JFABC123“
First NameRuf-Vorname und wenn nicht vorhanden der Vorname„Nik“
Last NameRuf-Nachname und wenn nicht vorhanden der Nachname„Example“
GradeAktuelle Schulstufe des Schülers„6. Primar“
Secondary EmailE-Mail-Adresse an der Schule (Office 365 E-Mail-Adresse)„nikolas.example@schule-beispielikon.ch“
BirthdayGeburtsdatum„04.07.2007“
UsernameDer linke Teil der E-Mail-Adresse„nikolas.example“
PasswordEine zufällige Zeichen- und Zahlenfolge, die bei jedem Export neu generiert wird. „Xo7G58QL“

Schlüssel, Name, Rufname, Geburtsdatum, E-Mail-Adresse und Schulstufe der Schüler (Schülerdaten) einsehen und bearbeiten:

  1. Modul 'Schülerdaten' markieren
  2. Gewünschte Klasse markieren
  3. Auf gewünschtem Schüler doppelklicken
  4. In das Register 'Daten' wechseln
    1. Im Textfeld 'Vorname' kann dieser bearbeitet werden
    2. Über das Icon rechts des Textfeldes 'Vorname' kann der Rufname des Vornamens eingetragen werden
    3. Im Textfeld 'Name' kann der Nachname bearbeitet werden
    4. Über das Icon rechts des Textfeldes 'Name' kann der Rufname des Nachnamens eingetragen werden
    5. Im Textfeld 'Geburtsdatum' kann dieses eingesehen und bearbeitet werden
    6. Im Textfeld 'Schlüssel' kann dieser eingesehen und bearbeitet werden
  5. In das Register 'Schüler' wechseln
    1. Im Textfeld 'E-Mail' kann die E-Mail-Adresse eingesehen und bearbeitet werden
  6. In das Register 'Status' wechseln
    1. Funktion 'Zuteilung' ausführen
    2. Im Register 'Klasse & Niveau' wird unter 'Pensum' die Schulstufe des Schülers angezeigt

teacherroster.csv

In dieser Datei werden alle Lehrpersonen den Klassen oder Gruppen zugewiesen. Die Fachlehrperson, die einem Fach zugewiesen ist, werden mit der jeweiligen Klasse geliefert.

Spaltenname ExportAngaben in LehrerOfficeBeispiel
Section SIS IDDie SIS ID der jeweiligen Klasse oder Gruppe (siehe section.csv)„MATDGABCD12345-CLASS-1PRIMAR“
SIS IDDie SIS ID der jeweiligen Lehrperson„MATDGABCD12345-ADDRESS-SIV7GABC789“

Zuweisung der Lehrpersonen einer Klasse ändern

Zuweisung der Lehrpersonen einer Gruppe ändern

  1. Modul 'Gruppen' markieren
  2. Auf gewünschter Gruppe doppelklicken
  3. In das Register 'Unterricht' wechseln
  4. In der Auswahlliste 'Lehrperson' die gewünschte Lehrperson auswählen
  5. Fenster mit 'OK' schliessen

Zuweisung der Lehrpersonen für ein Schulfach ändern

  1. Modul 'Schulfächer' markieren
  2. In das Register 'Schulfächer der Klassen' wechseln
  3. Gewünschte Klasse markieren
  4. Auf gewünschtem Fach doppelklicken
  5. In das Register 'Unterricht' wechseln
  6. In der Auswahlliste 'Fachlehrperson' die gewünschte Lehrperson auswählen
  7. Fenster mit 'OK' schliessen

studentenrollment.csv

Die Zuweisung der Schüler zu den jeweiligen Klassen und Gruppen erfolgt in dieser Datei.

Spaltenname ExportAngaben in LehrerOfficeBeispiel
Section SIS IDDie SIS ID der jeweiligen Klasse oder Gruppe (siehe section.csv)„MATDGABCD12345-CLASS-1PRIMAR“
SIS IDDie SIS ID des jeweiligen Schülers„MAMCL6DD8O5EC2-STUDENT-MAMCL6DE8ATP459“

Zuweisung eines Schülers zu einer Klasse

Zuweisung eines Schülers zu Gruppen

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