Synchronisation bei Semesterwechsel

Frage

  • Die Synchronisation funktioniert nicht mehr, weil das Semester gewechselt hat.

Antwort

Situation

Der Administrator hat den Wechsel zum 2. Semester bereits auf der Datenbank, die auf Jahreszeugnis ausgelegt ist, vollzogen. Eine Lehrperson hat die Arbeitsdatei des 1. Semesters mit der Datenbank noch nicht synchronisiert – es fehlen somit noch Daten auf der Datenbank, die auch für das 2. Semester relevant sind.

Voraussetzungen

Die Daten können noch mit der Datenbank synchronisiert werden. Dazu müssen aber folgende Bedingungen erfüllt sein: Das erste Semester muss wieder als 'Aktuelles Semester' vorgegeben werden, wobei die Termine (Notenabgabe, Zeugnisabgabe sowie Rekursabschluss) noch nicht vergangen sein dürfen.

WICHTIGWICHTIG: Werden die Daten von der Arbeitsdatei in die Datenbank importiert, verändern sich die Noten des ersten Semesters. Das Zeugnis dieses Semesters bzw. der Zwischenbericht kann somit aus LehrerOffice nicht mehr nachgedruckt werden, weil sich die Noten gegenüber der dem Schüler abgegebenen Version verändert haben.

TIPPTIPP: Erstellen Sie PDF-Dateien von den Zeugnissen, die durch diesen Import verändert werden könnten, bevor Sie den Import durchführen. Damit erhalten Sie sich die Möglichkeit des Nachdrucks.

Vorgehen

Nachdem Sie alle nötigen Vorbereitungen getroffen haben, um den Nachdruck der Zeugnisse sicherzustellen, und Sie den Import durchführen wollen, gehen Sie wie folgt vor:

  1. Als Administrator einloggen
  2. Ins Modul 'Semester' wechseln
  3. Das 1. Semester des aktuellen Schuljahres doppelklicken
  4. Termin 1, 2 und 3 löschen, wenn ein Datum erfasst ist, welches bereits vergangen ist
  5. Im nachfolgenden Dialogfenster alle drei Optionen (sichtbar, aktuelles Halbjahr, bearbeitbar) auswählen
  6. Nun kann sich die Lehrperson auf der Datenbank einloggen und die Daten synchronisieren.

  7. Als Administrator einloggen
  8. Ins Modul 'Semester' wechseln
  9. Das 2. Semester des aktuellen Schuljahres doppelklicken
  10. Bis zu den drei Optionen durchklicken
  11. Die Option 'Als aktuelles Halbjahr vorgeben' einschalten
  12. Das 1. Semester des aktuellen Schuljahres doppelklicken
  13. Bis zu den drei Optionen durchklicken
  14. Das Semester mittels folgender zwei Optionen einschränken, indem Sie die Häkchen entfernen (je nach den Bedürfnissen Ihrer Schule):
    1. 'Halbjahr für alle Benutzer sichtbar'
    2. 'Halbjahr zum Bearbeiten freigeben'

  15. Die Lehrperson muss nun für das 2. Semester eine neue Arbeitsdatei erstellen

WICHTIGWICHTIG: Nach Abschluss der Schritte 1-6 ist das alte Semester für alle Benutzer wieder offen und sogar als Standard definiert. Das heisst, wenn sich eine andere Lehrperson dann an die Datenbank anmeldet, landet sie im falschen Semester und hat die Möglichkeit, dort Eingaben zu machen.

TIPPTIPP: Wählen Sie Randzeiten für dieses Vorgehen und achten Sie darauf, dass Sie es in kurzer Zeit durchspielen können, um Probleme mit fälschlich eingegebenen Daten zu vermeiden.

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