Checkliste zum Erstellen eines neuen Semesters/Schuljahres

Sobald das Schuljahr oder das 1. Semester langsam dem Ende zugeht, kann parallel zum laufenden Semester das kommende Semester bereits erstellt und vorbereitet werden.

Auf der Datenbank müssen Sie vor dem Erstellen eines neuen Semesters zuerst kontrollieren, ob die Abhängigkeiten (z.B. Schüler- und Lehrerumteilungen oder Promotion) korrekt eingestellt sind. Anschliessend wird das neue Semester erstellt und in einem dritten Schritt werden im neuen Semester die Schülerdaten aktualisiert, Gruppen überarbeitet und einzelne Einteilungen überprüft.
Die untenstehende Auflistung kann als Checkliste/Ablauf verwendet werden:

Vorbereitung auf ein neues Semester

Nachfolgende Punkte müssen vor dem Semester- bzw. Schuljahreswechsel definiert werden. Nachträglich hat diese Einstellung keinen Einfluss mehr.

  • Sicherstellen, dass Sie die aktuellste Programmversion einsetzen
  • Automatische Umteilung überprüfen

TIPP TIPP: Durch das Überprüfen der automatischen Umteilung können Sie sicherstellen, dass die Schüler beim Schuljahreswechsel in die richtigen Klassen und Gruppen eingeteilt werden. Es lohnt sich somit, diese Punkte zu überprüfen, bevor Sie mit dem Kapitel 'Neues Semester erstellen' fortfahren.

Neues Semester erstellen

Weil die Erstellung eines neuen Semesters je nach Datenmenge und Netzwerkbelastung einige Minuten (5 bis 120 Minuten) dauern kann, sollten Sie diese Aktion während einer Randzeit durchführen, denn in dieser Zeit wird die Datenbank für andere Benutzer nicht nutzbar sein. Wir empfehlen den Befehl 'Neues Semester' deshalb am Abend vor dem Feierabend aufzurufen, so können Sie den Prozess über die Nacht laufen lassen, ohne dass Ihr Computer blockiert ist. Achten Sie darauf, dass die Aktion nicht durch automatisches Umschalten in den Ruhezustand unterbrochen werden kann.

  1. Lehrpersonen informieren und evtl. Datenbank sperren (fällt bei DB-Hosting weg)
  2. Manuelle Datensicherung durchführen (fällt bei DB-Hosting weg)
  • Vergessen Sie nicht, die Datenbank für die Lehrpersonen wieder freizugeben!

Anpassungen im neuen Semester

Semesterabhängige und semesterunabhängige Daten

Der graue Balken weist auf semesterunabhängige Daten hin, welche für alle Semester gültig sind.
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