Ist es zulässig, bei Kantonen mit Jahreszeugnissen (z.B. GR, AG) nur ein Semester zu erstellen?
Muss eine neue Datei für das neue Semester erstellt werden, obwohl wir ein Jahreszeugnis haben?

In den Kantonen Graubünden und Aargau haben sämtliche Klassen ein Jahreszeugnis; im Sommer wird somit das ganze Schuljahr bewertet. Von kleinen Schulen haben wir nun die Anfrage erhalten, ob es nicht auch möglich wäre, nur ein Semester auf der Datenbank oder mit der Lehrerdatei von LehrerOffice anzulegen. Wir wurden darauf hingewiesen, dass in der Praxis einzelne Noten vom ersten Semester noch nachträglich bearbeitet werden. Bei der Datenbanklösung können diese Daten aber nicht mit einer Arbeitsdatei vom zweiten Semester synchronisiert werden.

Wir empfehlen, eine neue Lehrerdatei für das neue Semester zu erstellen. Wenn in den entsprechenden Fächern die Jahresnote aktiviert ist, werden die Daten in die neue Lehrerdatei vom 2. Semester übernommen. Beachten Sie besonders Punkt 4 in der Anleitung zum Semesterabschluss für das dateiorientierte Arbeiten (nicht für Datenbank-Administratoren).

Vorteile, wenn ein Semesterabschluss erstellt wird

1. Ein Zwischenbericht kann nachgedruckt werden.
2. Die Daten vom 1. Semester und vom 2. Semester sind getrennt erfasst.
3. Die 'Kompetenzen' und die Zeugnisnoten sind in der neuen Datei leer und können für das Jahreszeugnis neu bewertet werden.

WICHTIG: Wenn Sie sich für 'nur' ein Semester entscheiden, verwenden Sie unbedingt das zweite Semester zu Beginn des neuen Schuljahres. Das erste Semester wird somit übersprungen. Mit dem ersten Semester kann die Promotion nicht korrekt ausgewiesen werden.
Im Kanton Bern müssen Sie hingegen das 1. Semester verwenden, da sonst die Übertrittsprotokolle und -berichte nicht erzeugt werden können.

Grundsätzlich ist es möglich, nur mit einem Semester zu arbeiten, wobei wir diese Variante nur den kleinen Schulen empfehlen. Nachfolgende Vor- und Nachteile müssen dabei berücksichtigt werden:

Vorteile
+ Der administrative Aufwand wird geringer für kleinere Schulen.
+ Die Lehrpersonen können das ganze Jahr dieselbe Arbeitsdatei (Datenbank mit Datenaustausch) verwenden.

Nachteile
– Der Zwischenbericht (Kanton AG) kann nicht aus LehrerOffice nachgedruckt werden, sondern muss als PDF archiviert werden.
– Wenn nur ein Semester erstellt wird, müssen grössere Datenmengen synchronisiert werden (Datenbank mit Datenaustausch). Dies kann mehr Zeit in Anspruch nehmen, weil mehr Daten abgeglichen werden müssen.

WICHTIG: Wenn Sie sich für 'nur' ein Semester entscheiden, verwenden Sie unbedingt das zweite Semester zu Beginn des neuen Schuljahres. Das erste Semester wird somit übersprungen. Mit dem ersten Semester kann die Promotion nicht korrekt ausgewiesen werden.
Im Kanton Bern müssen Sie hingegen das 1. Semester verwenden, da sonst die Übertrittsprotokolle und -berichte nicht erzeugt werden können.