Wenn die Schülerdaten direkt in LehrerOffice verwaltet werden, können Sie die neuen Schüler:innen im Modul 'Schülerdaten' erfassen. Dazu wählen Sie zuerst die Klasse aus und rufen dann den Befehl 'Neuer Schüler' auf. Im nachfolgenden Dialogfenster können Sie nun den Vornamen, Name und das Geburtsdatum erfassen.

Bei Bedarf können Sie Kinder, welche weggezogen sind, über den Befehl 'Ausblenden' archivieren oder allenfalls einzelne Kinder in eine andere Klasse einteilen, indem Sie den Schüler oder die Schülerin markieren und auf den Befehl 'Umteilen' klicken. So können Sie neben den Schülerdaten auch gleich die Klassenzusammensetzung überprüfen.

Beim Import können auch bestehende Daten aktualisiert werden, sofern der eindeutige Schülerschlüssel im Importfile mit jenem in LehrerOffice übereinstimmt.

1. Den Arbeitsbereich 'Organisieren' auswählen
2. Ins Modul 'Schülerdaten' wechseln
3. Im Auswahlmenü 'Semester' das richtige Halbjahr auswählen (das ist vor allem beim Einrichten eines neuen Schuljahres wichtig, damit die Kinder nicht im laufenden Semester bereits den neuen Klassen zugeteilt werden).
4. Auf den Schalter 'Importieren' klicken und die entsprechende Option für die Datenquelle wählen
   1. Zwischenablage (von Excel): Das Excelfile muss vorab geöffnet und dann die ganze Tabelle markiert und in den Zwischenspeicher kopiert werden.
   2. Andere Lehrerdatei (von LehrerOffice): Auf der zweiten Seite des Assistenten kann die Lehrerdatei oder sogar eine Verbindungsdatei zu einer anderen Datenbank gewählt werden, um die Schülerdaten zu übernehmen.
   3. Exportdatei (von einer Schulverwaltung): Wenn man diese Option wählt, kann man auf der nächsten Seite das Textfile der Schulverwaltung auswählen (funktioniert nicht mit Exceldateien).
5. Ist die Schnittstelle zu LehrerOffice nicht eindeutig definiert, erscheint nun das Dialogfenster für die Zuordnung der Spalten aus dem Importfile.
6. Im (oberen) Filter die Klasse der Quelldatei (Schulverwaltung oder Excel) auswählen und im (unteren) Auswahlmenü 'Klasse' das Ziel, welcher Klasse die Schüler in LehrerOffice zugeteilt werden sollen. Sofern man die Daten von mehreren Klassen gleichzeitig importieren möchte, stellt man im ersten Auswahlmenü auf '(alle Daten importieren)' um und bei 'Klasse' auf '(gemäss Klassenbezeichnung)'.
7. Den Assistenten abschliessen
8. Falls in einer der Klassen noch Schüler:innen vorhanden sind, welche nicht im Importfile vorhanden waren, werden diese nun aufgelistet und man kann direkt im Assistenten die Entscheidung, ob diese in eine andere Klasse umgeteilt oder archiviert werden sollen, ausführen.

• Werden zusätzliche Informationen gelöscht, welche eine Lehrperson in LehrerOffice eingetragen hatte, wenn die Schülerdaten mit einem Import aktualisiert werden?
• Was kann ich tun, wenn die Umlaute falsch dargestellt werden?
• Warum werden gewisse Informationen nicht importiert, obwohl sie in der Schulverwaltung eingetragen worden sind?
• Warum muss man bei jedem Import gewisse Spalten wieder manuell zuordnen?
• Wie kann man den Import aller Schüler:innen automatisieren, dass diese automatisch in die richtige Klasse eingeteilt werden?
• Wie geht man vor, wenn es ein Kind ein zweites Mal erstellt hat, statt den vorhandenen Datensatz zu aktualisieren?