CSV Export aus Scolaris

Scolaris bietet ab Version 2.50 den neuen CSV Export für Schüler- und Lehrerdaten an. Schulen, welche diese Schnittstelle in einer früheren Version von Scolaris bereits lizenziert hatten, erhalten diese Schnittstellenerweiterung im Rahmen des Wartungsvertrages kostenlos.

Exportdatei aus Scolaris / WinSchule erstellen

Sobald das CSV-Exportformat bei der Firma PMI AG bestellt wurde, steht die Funktion in WinSchule oder Scolaris unter 'Datentransfer' zur Verfügung. Die Aufschaltung kostet CHF 1'000.- und dauert in der Regel 1 bis 2 Arbeitstage.

Der Export ist wie folgt zu finden:

  • Im Modul 'Schüler' die 'Aktiven' auswählen
  • Über den Befehl 'Markieren' alle aktiven Schüler markieren

(Es sollten nun unten rechts die Anzahl der markierten Schüler dargestellt werden z.B. 1 von 200, ist dies nicht der Fall muss ein Schüler geöffnet werden mit einem Doppelklick und die ID oben rechts markiert werden.)

  • Im Menü 'Schnittstelle' den Befehl 'Datentransfer' aufrufen
  • Ins Register 'Varia' wechseln
  • Den LO-Export auswählen
  • Export für markierte Schüler vom aktuellen Schuljahr

Wenn die Option 'inkl. markierte Personen' beim Export in Scolaris eingeschaltet ist, wird zusätzlich automatisch eine seperate Exportdatei für die dazugehörigen Lehrpersonen erstellt. Dazu müssen die Lehrpersonen analog zu den Schülern im Modul 'Administration' vorgängig markiert worden sein. In der Regel werden zuerst die Lehrpersonen und dann die Schüler markiert, anschliessend kann der Export durchgeführt werden. Bitte beachten Sie, dass die beiden Files in zwei separaten Unterordner abgelegt werden. Die Exportdatei der Lehrpersonen sollte vor dem Schülerimport im Modul 'Adressen' von LehrerOffice eingelesen werden, damit die Klassenlehrpersonen während des Schülerimports zugeordnet werden können.

Zudem gibt es unter 'Setup > Diverse' von Scolaris die Möglichkeit, das Datenformat zu bestimmen. Ab der Scolaris-Version 2.13 (WinSchule: 10.44) wird automatisch die Einstellung UTF-8 verwendet.

Versionsnummer von Scolaris abfragen

Die Versionsnummer von Scolaris kann wie folgt abgefragt werden:

  • Das Menü 'Datei' aufrufen
  • Im nachfolgenden Dialogfenster ist im Abschnitt 'Programm' die eingesetzte Versionsnummer ersichtlich.

Erziehungsberechtigte

Zitat von PMI AG, 9.9.2013:

Wir werden den CSV-Export nicht weiter ergänzen. Im CSV-Export liefern wir immer ERZ 1 und ERZ 2, sofern diese an derselben Adresse wohnen. Getrennt wohnende Erziehungsberechtigte können wir mit der CSV-Schnittstelle nicht liefern.

Automatischer Klassenschlüssel aus Scolaris

Damit die Schüler/innen den unterschiedlichen Schulklassen automatisch zugeteilt werden können, muss ein eindeutiger Klassenschlüssel verwendet werden. Dieser Schlüssel wird in Scolaris ab der Version 2.19 für den CSV-Export automatisch generiert. Für den Import müssen somit auch die Klassen in LehrerOffice dieselben Schlüssel aufweisen. Diese Schlüssel können beim Importprozess mit Hilfe eines Assistenten zugewiesen werden.

Scolaris 2.19

Ab Scolaris 2.19 wird ein Klassenschlüssel mit folgender Kombination generiert. Da das Feld 'Zusatz' für die freie Nutzung in Scolaris bestimmt ist.

Zusammenstellung gemäss Eingabefelder in Scolaris:

SchulhausID + Schulart + Programmjahr + Untergruppe + Zusatz

Zusammenstellung gemäss Spalten vom CSV-Export:

K_Schulhaus_ID + K_Schulform + K_Jahr + K_Zusatz + K_Information

Hinweis: Der neue Schülerexport liefert weiterhin die alten Felder, sodass die Kompatibilität nach unten gewährleistet ist. Somit werden gewisse Spalten zwar unterschiedliche Bezeichnungen aufweisen, jedoch die gleichen Inhalte liefern.

Schlüsselrelevante Eingabefelder in Scolaris

PosFeld in ScolarisSpalte in CSVBeschreibung
1SchulhausK_Schulhaus_IDK_Schulhaus_ID wird vom System zwar direkt als nummerischer Wert vergeben, kann aber durch den Benutzer bei der Klasse editiert werden in dem einer Klasse ein anderes Schulhaus (aus einem vordefinierten Listenfeld) zugewiesen wird.
2SchulartK_SchulformEs können nur Werte aus dem Listenfeld zugeteilt werden.
3ProgrammjahrK_JahrDieses Feld entspricht der kantonalen Vorgabe, wobei je nach Kanton ein gewisser Spielraum besteht. Die Werte können fortlaufend nummeriert sein oder bei jedem Stufenwechsel wieder bei '1' beginnen (KG/PS/OS). Der Inhalt dieses Feldes entspricht nicht der Anzahl Schuljahre eines Schülers!
4UntergruppeK_ZusatzBei Regelklassen werden hier zur Unterscheidung oft Buchstaben verwendet (a-z). Bei Kindergärten oder Mischklassen wird hier oft eine Zahl verwendet (1-9), damit in Scolaris die Klassenbezüge hergestellt werden können. Das Eingabefeld 'Untergruppe' wird in die Spalte 'K_Zusatz' exportiert und darf nicht mit dem Eingabefeld 'Zusatz' von Scolaris verwechselt werden!
5BezeichnungK_NameKlassenbezeichnung, meistens mit aktuellem Programmjahr in dieser Klassenstufe ergänzt (KG/P3/R4). Semesterabhängige oder Lehrpersonenbezogene Informationen sollten keine enthalten sein.

Eingabefelder in Scolaris:

Eingabefelder in Scolaris Web:

Siehe auch

Drucken/exportieren