Daten weitergeben

Damit bereits erfasste Daten nicht wiederholt eingegeben werden müssen, können diese mit LehrerOffice einfach ausgetauscht und weiterverarbeitet werden. Für diesen Zweck steht das Modul 'Datenaustausch' unter 'Allgemeines' zur Verfügung.

WICHTIG WICHTIG: Ab August 2018 wird das Modul 'Datenaustausch' und dessen Funktion nicht mehr zur Verfügung stehen. Aus Datenschutzgründen und für ein einfacheres Arbeiten im Team wird das DB-Hosting empfohlen.

Fachlehrperson

Als Fachlehrperson können Sie jederzeit Ihre Zeugnisnoten und Beurteilungen an die Klassenlehrperson elektronisch weitergeben, so dass diese die Endnoten direkt einlesen und weiterverarbeiten kann.

Klassenlehrperson oder Schulsekretariat

Illustration, wie die Datenweitergabe ablaufen könnte.

Auf dem Schulserver kann eine Lehrerdatei mit allen aktuellen Schülerdaten sowie deren Klassen- und Wahlfachzuteilungen bereitgestellt werden, damit alle Lehrkräfte dieselben Stammdaten für ihre Klassen in die persönlichen Lehrerdateien übernehmen können. Diese Datei sollte unbedingt schreibgeschützt abgelegt werden!

Ablauf: Daten weitergeben

Um Daten weiterzugeben, wechseln Sie auf der linken Seite ins Modul 'Datenaustausch'. Mit der Option 'Daten weitergeben' können die Daten in wenigen und einfachen Schritten weitergegeben werden:

  • Welche Daten sollen weitergegeben werden? Als erstes müssen Sie bestimmen, welche Daten (Lernkontrollen, Journaleinträge, Zeugnisnoten usw.) Sie von Ihrer Lehrerdatei weitergeben möchten. Wählen Sie dazu die gewünschten Daten (wie Lernkontrollen) aus. Die nicht selektierten Daten (wie zum Beispiel 'Verhaltensbeurteilung') werden somit nicht weitergegeben.
  • Klassenauswahl: Wählen Sie im nachfolgenden Dialogfenster die gewünschte Klassen aus, von welchen die Daten weitergegeben werden sollen.
  • Schülerauswahl: Grundsätzlich werden immer die Daten von sämtlichen Schüler der Klasse weitergegeben. Sollte dies einmal nicht der Fall sein, können Sie die Schüler abwählen, welche Sie nicht weitergeben möchten.
  • Fachauswahl: Wählen Sie nun die Fächer aus, in welchen Sie die Daten erfasst haben. Es empfiehlt sich nicht, immer sämtliche Fächer weiterzugeben.
  • Austauschdatei speichern: Definieren Sie über den gelben Ordner den gewünschten Speicherort.

Sobald Sie Zugriff auf den Schulserver haben, empfehlen wir Ihnen, die Datei in einem gemeinsamen Ordner abzulegen. Sollte eine gleichnamige Datei bereits existieren, wird die vorhandene Datei überschrieben.

TIPP HINWEIS: Um Verhaltensbeurteilungen im Bereich der Sozial- und Selbstkompetenzen weiterzugeben, müssen die Beurteilungen im Modul 'Verhalten' und der Spalte 'Allgemein' oder im eigenen Unterrichtsfach eingetragen sein. Die Datenfelder im Modul 'Zeugnisse' mit den Sozial- und Selbstkompetenzen werden beim Datenaustausch ignoriert.

Datenablage

Wir empfehlen folgende Ordnerstruktur auf dem Schulserver einzurichten:

..\Datenaustausch\Schuelerdaten  (Schreibgeschützt!)
..\Datenaustausch\Zeugnisabgabe

Im Ordner 'Schuelerdaten' legt das Schulsekretariat oder die Klassenlehrperson die Lehrerdatei mit den aktuellen Schülerdaten und Klassenzuteilungen ab. Diese Dateien sollten unbedingt schreibgeschützt sein!

Sicherheit

Schlussendlich können Sie Ihre Datei mit einem vereinbarten Kennwort schützen. Damit aber der Empfänger die Daten einlesen kann, muss dieser das Kennwort auch kennen. Somit muss das Kennwort im Voraus abgesprochen und vereinbart werden.

Zusätzlich können Sie eine wichtige Mitteilung eingeben, welche dann beim Empfänger vor der Datenübernahme angezeigt wird.

Abschluss

Mit 'Abschliessen' wird eine neue Lehrerdatei für den Austausch erstellt, wobei nur die ausgewählten Daten übernommen werden. Diese Datei wird danach entweder per E-Mail verschickt oder in den angegebenen Ordner gespeichert.

Weiterführende Themen

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