Es hat sich in grösseren Schulen eingebürgert, dass nicht der Administrator alle Gruppen erstellt sowie Niveaus und Wahlfächer zuteilt. Im Folgenden werden zwei gängige Modelle diskutiert.

Die grossen Vorteile dieser Variante liegen auf der Hand. Einerseits wissen die Klassenlehrpersonen oft im Gegensatz zum Administrator, welche Lernenden ihrer Klasse in den Genuss welchen Unterrichts kommen sollen. Und andererseits wird eine grosse Arbeit kleiner, verteilt man sie auf viele Personen.

Es entstehen jedoch zwei Probleme, wenn die Klassenlehrpersonen für diese Arbeit einbezogen werden sollen. Erstens gehen die Vorteile der zentralen Datenverwaltung teilweise verloren, die da wären: geringer administrativer Aufwand der Lehrpersonen, kleiner Schulungsaufwand, kleine Fehlerrate. Das zweite Problem hat mit Berechtigungen zu tun. Den Beteiligten müssen grössere Rechte in der Datenbank gewährt werden, damit sie Einrichtungsarbeiten übernehmen können. Das Erteilen grösserer Rechte ist grundsätzlich mit Vorsicht zu geniessen; auch deshalb werden mancherorts Spezialberechtigungen nur temporär zugeteilt – beispielsweise in der letzten Sommerferien- und der ersten Schulwoche. (Informationen, die das Erstellen und Zuweisen von 'Berechtigungen' und 'Profilen' anbelangen, finden Sie unter Profile zuordnen und Profile kreieren; berücksichtigen Sie speziell Besonderheiten der Berechtigung 'Lesen'). Beide Probleme haben mit einem grösseren Initialaufwand zu tun, denn die Vorbereitung zur Delegation gestaltet sich oft schwieriger, als es selbst zu machen. Deshalb wird diese Option oft im Jahr der Einführung der Datenbank von LehrerOffice verworfen und erst in einem künftigen Jahr in Betracht gezogen, wenn allseits mehr Erfahrung vorhanden ist.

Die Entscheidung, die Klassenlehrpersonen mit in die Zuteilung der Gruppen einzubeziehen, wird sich wohl auch auf die Form der Gruppen auswirken. Denn wenn den Lehrpersonen nicht grösste Rechte gewährt werden, können Sie sich nur in den ihnen zugeteilten Klassen bewegen und keine Zuteilung zu Gruppen machen. Das heisst, die Lehrpersonen können eigentlich nur auf die Frei- und Wahlfachinformationen ihrer eigenen Schüler Einfluss nehmen. Dies ist aber nur dann von Nutzen, wenn diese Informationen mit dynamischen Gruppen verwertet werden können. Beispiel: Auch wenn die Klassenlehrperson die Zuteilung zum Fach „Textiles Werken“ vornimmt, kann womöglich keine dynamische Gruppe verwendet werden, weil nicht alle Lernenden ihrer Klasse in den gleichen Kurs kommen.

Fazit: Die Einbindung der Klassenlehrpersonen muss gut geplant sein!

Benutzerrollen bei der Erstellung eines Profils wählen

Gerade in grossen Schulen, wo mit SuperUsern (siehe Profil 'SuperUser') oder Schulhausverantwortlichen gearbeitet wird, kommt der Administrator meist nur sehr schwer an alle Informationen, die er bräuchte, um die Schülerzuteilung in den Gruppen vorzunehmen. Zudem ist die Kommunikation mit den einzelnen Lehrpersonen häufig erschwert. Dagegen sind die SuperUser vor Ort, haben oft ein Zeitgefäss oder eine Entschädigung für ihre Arbeit und sind in Informatik-Dingen bewandert. Für ihre Arbeit an der LehrerOffice-Datenbank sollten spezielle SuperUser-Logins erstellt werden, wofür Sie möglicherweise weitere Lizenzen benötigen. Da die SuperUser häufig gleichzeitig auch Lehrpersonen sind, schafft ein spezielles Login für die beiden verschiedenen Aufgaben für sie klare Verhältnisse; zudem ist dieses Vorgehen für verschiedene Funktionen wie den Datenaustausch eine Voraussetzung. Und gerade wegen dieser klaren Arbeitsverteilung ist diese Variante einfacher zu organisieren als die Einbindung der Klassenlehrpersonen und findet deshalb auch häufiger schon im Jahr der Einführung der LehrerOffice-Datenbank Anwendung.

Fazit: Die Verteilung auf SuperUser gestaltet sich recht einfach und bringt echte Erleichterung, ist aber nur in grösseren Schulen sinnvoll.