Doppelte Adressen: Lehrperson kann einzelne Daten nicht einsehen

Verknüpfung der Adresse zum Benutzerlogin und zu den Klassen, Schulfächern und Gruppen

Ausgangslage

Wenn eine Lehrperson einzelne Klassen nicht einsehen kann, liegt häufig das Problem darin, dass die Lehrperson im Modul 'Adressen' zweimal vorhanden ist.
Adresse 1 ist mit dem Benutzerlogin verknüpft
Adresse 2 ist bei den Klassen, Schulfächern und/oder Gruppen hinterlegt

Weil es zwei unterschiedliche Adressen sind, handelt es sich für LehrerOffice somit NICHT um dieselbe Person. Der Datensatz im Modul 'Adressen' ist quasi der Ankerpunkt von dem aus es eine Verknüpfung zum Benutzerlogin und weitere Verknüpfungen zu den Klassen, Schulfächern oder Gruppen gibt.

Informationen sammeln

Gehen Sie wie folgt vor, um zu prüfen, ob eine Adresse mehrfach vorhanden ist:

  1. Ins Modul 'Adressen' wechseln
  2. Die Option 'Ausgeblendete Adressen auch auflisten' einschalten
  3. Sofern mehrere Schuleinheiten vorhanden sind im Auswahlmenü 'Schuleinheit' auf '(Alle)' umstellen
  4. Nun suchen Sie die entsprechende Lehrerperson

⇒ Ist diese nun mehrfach aufgeführt?

Wenn ja, können Sie die Adressen wie folgt unterscheiden:

  1. Alle Adressen, die kursiv dargestellt sind, markieren (Häklein setzen)
  2. Auf den Befehl 'Aktivieren' klicken und den Hinweis bestätigen
  3. Die einzelnen Adressen doppelklicken und im Register 'Grunddaten' hinter dem Vor- oder Nachnamen eine Ziffer anhängen
  4. Im Register 'Grunddaten' prüfen, was für ein Schlüssel beim Datensatz hinterlegt ist. Merken Sie sich vor allem, bei welchem Datensatz derselbe Schlüssel wie in der Schulverwaltung hinterlegt ist. (Hinweis: ein Datensatz, der direkt in LehrerOffice erstellt wurde und somit kein Schlüssel aus der Schulverwaltung hat, hat eine 14stellige Kombination aus Buchstaben und Ziffern als Schlüssel.)

⇒ Nun sind die einzelnen Adressen durchnummeriert und dadurch gut unterscheidbar.

Sammeln Sie folgende Informationen:
- Mit welcher Adresse ist das Login im Modul 'Benutzer' verknüpft?
- Wo ist die Lehrperson im Modul 'Klassen', 'Schulfächer' und 'Gruppen' mit welcher Adresse zugeteilt?
- Hat die Lehrperson im letzten Semester auch bereits unterrichtet und Einträge erstellt und / oder konnte die Lehrperson im aktuellen Semester teilweise Daten erfassen?

Daten bereinigen

Schritt 1: Sich für einen Datensatz entscheiden

Bei einem Login für eine neue Lehrperson, welche in LehrerOffice noch keine Daten erfasst hat, können Sie die Adresse behalten, bei der der Schlüssel der Schulverwaltung hinterlegt ist.
Bei einer Lehrperson, welche bisher schon Daten in LehrerOffice erfasst hat, sollte jener Datensatz weiter genutzt werden, welcher mit dem Login im Modul 'Benutzer' verknüpft ist. Sollte aber der Schlüssel der Schulverwaltung beim anderen Datensatz hinterlegt sein, so kann man diesen dort manuell abändern und den eigentlichen Schulverwaltungsschlüssel beim Datensatz hinterlegen, welcher mit dem Login verknüpft ist.

Schritt 2: Bereinigung der Schlüssel

Bei jenem Datensatz, den Sie weiter nutzen möchten, muss schlussendlich der Schlüssel der Schulverwaltung hinterlegt sein. Ein Schlüssel muss eindeutig sein und kann deshalb nicht bei zwei Datensätzen hinterlegt werden. Sofern die Lehrperson bereits Einträge erfasst hat und somit der Datensatz weiter genutzt werden soll, welcher mit dem Login verknüpft ist, ist das Vorgehen wie folgt:

  1. Im Modul 'Adressen' den Datensatz mit dem Schlüssel der Schulverwaltung doppelklicken
  2. Ins Register 'Grunddaten' wechseln
  3. Sich den Schulverwaltungsschlüssel notieren
  4. Den Cursor ins Feld 'Schlüssel' setzen und das Präfix 'ALT_' vor den Schlüssel setzen (einfach anfangen zu schreiben und den Warnhinweis bestätigen, damit das Feld bearbeitbar wird)
  5. Fenster mit 'OK' schliessen

Nun beim Datensatz, der mit dem Login verknüpft ist, den Schulverwaltungsschlüssel hinterlegen:

  1. Im Modul 'Adressen' den Datensatz doppelklicken
  2. Ins Register 'Grunddaten' wechseln
  3. Den Cursor ins Feld 'Schlüssel' setzen und den vorhin notierten Schulverwaltungsschlüssel eintragen
  4. Fenster mit 'OK' schliessen

Löschen Sie zudem bei jenem Datensatz, für den Sie sich entschieden haben, dass er weitergenutzt wird, die Ziffer beim Vor- bzw. Nachnamen.

Schritt 3: Zuteilungen nachprüfen

In den Modulen 'Benutzer', 'Klassen', 'Schulfächer' und 'Gruppen' sicherstellen, dass nun überall der Datensatz ohne Ziffer verknüpft ist.

Schritt 4: Nicht benötigte Datensätze vollständig löschen

Sofern mit mehreren verschiedenen Datensätzen bereits Einträge erfasst wurden, dürfen diese nicht gelöscht werden. In diesem Fall ist das Vorgehen wie folgt:

  1. Im Modul 'Adressen' die Adresse doppelklicken
  2. Ins Register 'Grunddaten' wechseln
  3. Allenfalls beim Vor- oder Nachnamen ein 'ALT' hinzufügen
  4. Die AHV-Nummer aus dem Feld 'AHV Nr.' löschen
  5. Ins Register 'Sichtbarkeit' wechseln
  6. Die Option 'Ausgeblendet' wählen
  7. Fenster mit 'OK' schliessen

Die anderen Adressen, die bisher noch nie mit einem Login verknüpft waren und mit denen somit keine Daten erfasst worden sind, können wie folgt gelöscht werden:

  1. Im Modul 'Adressen' die nicht mehr benötigten Adressen markieren (Häklein setzen)
  2. Im Menü 'Adresse' den Befehl 'Löschen' aufrufen
  3. Den Warnhinweis bestätigen

Sich beim Support von LehrerOffice absichern

Senden Sie uns eine Datensicherung der Datenbank zu, wenn Sie sich absichern möchten und wir Ihnen eine konkrete Empfehlung abgeben sollen, wie Sie die Daten am besten bereinigen:

  1. Sich als Administrator an der Datenbank anmelden
  2. Im Menü 'Hilfe' den Befehl 'Bei Fragen oder Problemen…' aufrufen
  3. Die Option 'Problem oder Fehlermeldung melden' aktivieren und 2x auf 'Weiter' klicken
  4. Zusätzlich die Option 'Kopie der aktuellen Datenbank' anklicken
  5. Im Dialogfenster 'Detaillierte Beschreibung' den entsprechenden Hinweis erfassen (mit Verweis auf diese Wiki-Seite und Angabe zur betroffenen Lehrperson sowie Ihren gesammelten Informationen)
  6. Bitte Ihre E-Mailadresse erfassen
  7. Im nächsten Fenster auf 'Abschliessen' klicken

Der Upload kann je nach Grösse der Datenbank einige Minuten dauern.

Selbstverständlich werden wir Ihre Datenbank nach der Bearbeitung wieder umgehend löschen.

Drucken/exportieren