Wird LehrerOffice als Schulverwaltung eingesetzt, so braucht es oft auch eine Übersicht über die schulpflichtigen Kinder, welche nicht an der eigenen Schule unterrichtet werden. Möchte man dazu nicht eine separate Excelliste führen, so können diese z. B. in einer extra dafür eingerichteten Klasse erfasst werden.

Eine neue Klasse kann standartmässig nur durch den Administrator erstellt werden.

1. Den Arbeitsbereich 'Zeugnis drucken' auswählen
2. Ins Modul 'Klassen' wechseln
3. Den Befehl 'neue Klasse' aufrufen
4. Die Auswahl auf 'neue Schulklasse ab Vorlage' wählen (dabei spielt es keine Rolle, welche Vorlage gewählt wird, da die Schüler ja kein Zeugnis benötigen)
5. Der Klasse einen aussagekräftigen Namen vergeben (z. B. externe Beschulung)
6. Die Angaben zur 'Schule' können leer gelassen werden
7. Dialogfenster mit 'Abschliessen' bestätigen

Falls die Schüler in unterschiedlichen Schulen unterrichtet werden, so können natürlich auch mehrere Klassen erstellt werden.

Damit die externen Schüler bei einem Schuljahreswechsel nicht in eine andere Klasse umgeteilt werden, so muss dies in der Klasse entsprechend definiert werden:

1. Die externe Klasse zum Bearbeiten mit einem Doppelklick öffnen
2. Ins Register 'Einstellungen' wechseln
3. Die Auswahl beim 'Schuljahreswechsel' auf 'in der Klasse belassen stellen' → damit bleiben die Schüler solange in der Klasse bestehen, bis diese bewusst aus diesem Klassengefäss entfernt werden

Externe Schüler sollten bei einer allfälligen Bista-Erhebung nicht mitgeliefert werden. Ausserdem müssen diese Klassen den Lehrpersonen nicht zur Verfügung gestellt werden. Die entsprechende Einstellung kann wie folgt vorgenommen werden:

1. Die externe Klasse zum Bearbeiten mit einem Doppelklick öffnen
2. Ins Register 'Unterricht' wechseln
3. Die Definition der Klasse auf 'in Vorbereitung' stellen

Falls für eine bessere Übersicht mehrere externen Klassen geführt werden, können diese für eine Abfrage zu einer Gruppe zusammengefasst werden.

Sobald die Klasse erstellt ist, können die Schülerdaten im Modul Schülerdaten erfasst werden.