Für sämtliche Datenbanken, welche über die Citrix-Umgebung laufen, ist eine automatische Schnittstelle definiert. Diese gleicht jeweils über Nacht die Schülerdaten und die Daten der Lehrpersonen ab. Voraussetzung dazu ist, dass die Klassenschlüssel im LehrerOffice vom EdIS übernommen werden.

Der Schlüssel setzt sich immer aus der Schulhausnummer und aus der Klassenbezeichnung zusammen. Werden pro Stufe mehrere Klassen geführt, so wird pro Lehrperson eine Zusatzbezeichnung (Buchstabe oder Zahl - jedoch nur einstellig möglich) vergeben. Nur mit dieser Zusatzbezeichung können die Klassen in diesem Fall voneinander unterschieden werden.
Die Schulhausnummern sind eindeutig und werden vom Kanton vergeben.

999#PR1#A
777#SE3#1

Eine Übersicht über die aktuellen Klassenschlüssel kann vom Sekretariat im EdIS ausgedruckt und dem Administrator abgegeben werden. Dieser überprüft dann die Klassenschlüssel im LehrerOffice wie folgt:

1. Ins Modul 'Klassen' wechseln
2. Im Menü 'Ansicht' (beim Mac 'Darstellung') auf 'Alles' umstellen
3. In der Spalte 'Schlüssel' die Klassenschlüssel überprüfen und bei Bedarf anpassen

Es empfiehlt sich, dass die Zusatzbezeichnung über die Jahre bei den Lehrpersonen immer gleich bleibt. Ansonsten müssen jedes Jahr die Anpassungen der Schlüssel und eventuell die Bezeichnung der Klassen überprüft werden.

Ein allfälliges Anpassen des Klassenschlüssels ist auch rückwirkend gültig. Das heisst, sobald ein Schlüssel einer bisherigen Klasse für das kommende Schuljahr geändert wird, funktioniert der Abgleich dieser Klasse im laufenden Semester nicht mehr. Im Zweifelsfall ist es deshalb sinnvoller, neue Klassen zu erstellen, anstatt bestehende anzupassen.

Das Vorgehen, um in LehrerOffice eine Klasse zu erstellen, ist wie folgt:

1. Als Administrator an der LehrerOffice-Datenbank anmelden
2. Das Modul 'Klassen' und das Register 'Schulklassen' auswählen
3. Das betreffende Semester auswählen
4. Den Befehl 'Neue Klasse' ausführen
5. Entweder eine neue Klasse ab Vorlage hinzufügen oder die Option 'Parallelklasse von einer bestehenden Klasse erstellen' wählen und eine betreffende Parallelklasse anklicken
6. Im nächsten Dialogfenster die gewünschte Klassenbezeichnung erfassen
7. Das Schulhaus eintragen oder anpassen und mit 'Abschliessen' das Fenster schliessen
8. Nun diese neu erstellte Klasse doppelklicken
9. Ins Register 'Einstellungen' wechseln
10. Den bestehenden Schlüssel mit dem Schlüssel gemäss der Liste aus EdIS überschreiben (das Feld ist ausgegraut, aber es ist bearbeitbar)

• Klassen: hier finden Sie weitere detaillierte Beschreibungen zum Verwalten von Schulklassen.