Sie können zu Beginn jedes Semesters eine Masterdatei erstellen und an die Lehrpersonen verteilen. Am Ende des Semesters können Sie diese Dateien wieder in der Masterdatei zusammenfassen.

WICHTIG: Ab August 2018 wird das Modul 'Datenaustausch' und dessen Funktion nicht mehr zur Verfügung stehen. Aus Datenschutzgründen und für ein einfacheres Arbeiten im Team wird das DB-Hosting empfohlen.

Um eine Masterdatei zu erstellen, gehen Sie wie folgt vor:

1. Neue Lehrerdatei erstellen
2. Setzen Sie im Feld 'Vornamen' den Eintrag 'Masterdatei' und lassen Sie das Feld 'Nachnamen' leer
3. Achten Sie auf die korrekte Auswahl/Einstellung des Schuljahres und des Schulortes
4. Der vordefinierte Dateiname beinhaltet automatisch das aktuelle Schuljahr und das Wort 'Masterdatei'
5. Speichern Sie diese in einem geschützten Verzeichnis ab
6. Im erscheinenden Feld können Sie die 'Struktur für neue Beurteilungsform anpassen (empfohlen)' ausführen

1. Den Arbeitsbereich 'Zeugnis drucken' auswählen
2. Wechseln Sie in das Modul 'Klassen'
3. Öffnen Sie das Register 'Schulklassen'
4. Markieren Sie sämtliche Klassen
   Tipp: Mit einem Klick auf die zusammengefasste Anzahl der Klassen können direkt alle Klassen ausgewählt werden
5. Stellen Sie sicher, dass Sie sich im Register 'Schulklassen' befinden!
6. Klicken Sie oben im Menü auf 'Klasse' > 'Löschen…'
7. Bestätigen Sie die Meldung
8. Nun wurden alle bestehenden Klassen gelöscht

1. Den Arbeitsbereich 'Zeugnis drucken' auswählen
2. Wechseln Sie in das Modul 'Klassen'
3. Öffnen Sie das Register 'Schulklassen'
4. Klicken Sie dazu auf das Symbol 'Neue Klasse' > 'Weiter >' > 'Neue Schulklasse ab Vorlage hinzufügen'
5. Wählen Sie eine Vorlage aus
6. Geben Sie der Klasse den entsprechenden Namen
7. Tragen Sie das Schulhaus ein
8. Da noch keine Adressen eingetragen sind, müssen Sie noch keine Klassenlehrperson definieren
9. Erstellen Sie sämtliche benötigten Klassen

Den Arbeitsbereich 'Organisieren' aufrufen. Anschliessend haben Sie die Möglichkeit die Lehrpersonen im Modul 'Adressen' manuell zu erfassen oder sie zu importieren. Wählen Sie dazu einer der nachfolgenden Varianten:

• Variante 1: Adressen manuell neu erfassen
• Variante 2: Importieren aus Excel (Zwischenablage)
• Variante 3: Exportdatei aus Schulverwaltung (.txt)
• Variante 4: Import aus vorhandener Lehrerdatei & manuelle Erstellung der neuen Lehrpersonen

Gehen Sie gemäss nachfolgender Anleitung vor um die Lehrpersonen manuell zu erfassen (Variante 1): Lehreradressen eingeben
Gehen Sie gemäss nachfolgender Anleitung vor um die Lehrpersonen zu importieren (Variante 2 und 3): Importvarianten für Lehrpersonen

TIPP: Sie können die Klassenzuteilung beim Import automatisieren.

Wenn die Klassenlehrpersonen den Klassen nicht bereits während einem Importvorgang zugeteilt wurden, können Sie folgendermassen vorgehen:

1. Den Arbeitsbereich 'Zeugnis drucken' auswählen
2. Wechseln Sie in das Modul 'Klassen'
3. Klicken Sie doppelt auf eine vorhandene Klasse und wechseln Sie in das Register 'Unterricht'
4. Wählen Sie die entsprechende Klassenlehrperson
5. Setzen Sie für jede Klasse eine Klassenlehrperson

Im Arbeitsbereich 'Organisieren' und dem Modul 'Schülerdaten' können Sie die Schüler manuell erfassen oder sie importieren. Sie haben wieder nachfolgende Varianten:

• Variante 1: Adressen manuell neu erfassen
• Variante 2: Importieren aus Excel (Zwischenablage)
• Variante 3: Exportdatei aus Schulverwaltung (.txt)
• Variante 4: Import aus vorhandener Lehrerdatei & manuelle Erstellung der neuen Schüler

Gehen Sie gemäss nachfolgender Anleitung vor: Schülerdaten importieren.

TIPP: Wenn Sie in der Importdatei keine Klassenbezeichnungen gesetzt haben, können Sie die Schüler jeweils Klassenweise importieren. Auf diese Weise fällt Ihnen die Zuteilung leichter.

Sobald Sie in Ihrer Masterdatei das aktuelle Schuljahr, das Semester und den korrekten Schulort gesetzt sowie alle Lehrpersonen, Klassen und Schüler erfasst haben, können Sie eine Kopie der Masterdatei verteilen. Gehen Sie dazu wie folgt vor:

1. Die Original-Masterdatei müssen Sie zwingend an einem sicheren Ort abspeichern (diese wird für die Zusammenführung am Ende des Schuljahres benötigt!)
2. Öffnen Sie die Orginal-Masterdatei an diesem Speicherplatz
3. Klicken Sie auf 'Datei' > 'Speichern unter…'
4. Ändern Sie den Dateinamen indem Sie das aktuelle Schuljahr belassen, das Wort 'Masterdatei' jedoch durch 'NameLehrperson' ersetzen (beispielsweise: 2014-1, NameLehrperson.lhr)
   Hinweis: Auf diese Weise fällt es den Lehrpersonen später leichter Ihre persönliche Lehrerdatei umzubenennen
5. Schliessen Sie das Programm LehrerOffice und wechseln Sie in das Verzeichnis, in welches Sie die Datei abgespeichert haben
6. Kopieren Sie nun diejenige Datei mit dem Text 'NameLehrperson' (beispielsweise: 2014-1, NameLehrperson.lhr) in ein Verzeichnis auf welche alle Lehrpersonen Zugriff haben oder verteilen Sie die Datei per USB Stick.

Diese Schritte können die einzelnen Lehrpersonen individuell durchführen.

1. Die Lehrpersonen können diese Datei (beispielsweise: 2014-1, NameLehrperson.lhr) nun in ein persönliches Verzeichnis kopieren und sie direkt umbenennen
2. Dazu müssen Sie den Text 'NameLehrperson' durch den Namen der jeweiligen Lehrperson ersetzen
3. Anschliessend können Sie die Datei öffnen (falls Sie ein Passwort gesetzt haben, müssen Sie dieses den Lehrpersonen mitteilen)
4. Den Arbeitsbereich 'Zeugnis drucken' auswählen
5. Im Modul 'Klassen' können die Lehrpersonen in Ihrer persönlichen Lehrerdatei alle nicht benötigten Klassen markieren und ausblenden.
6. Achten Sie darauf, dass sich in den persönlichen Verzeichnissen keine überflüssigen Kopien der obigen Datei befinden.

Nun sind Sie bereit um über das ganze erste Semester hinweg mit dieser Datei zu arbeiten.

WICHTIG: Falls die Computer der Lehrpersonen nicht vollständig gesichert werden, liegt die manuelle Datensicherung der persönlichen Lehrerdatei in der Verantwortung der Lehrpersonen!

Sie haben am Ende des Semesters nachfolgende Möglichkeiten:

• Lehrerdateien wieder in der Masterdatei zusammenfassen (beinhaltet sämtliche Daten inkl. Lernkontrollen, …)
  Wenn Sie die vollständigen Daten der einzelnen Lehrerdateien in der Masterdatei zusammenfassen möchten, ist diese Variante zu bevorzugen.
• Nur die Schülerdaten aus den einzelnen Lehrerdateien in der Masterdatei zusammenfassen
  Hinweis: Falls Sie für die Bildungsstatistik die Schülerdaten benötigten, alle anderen Daten wie beispielsweise Lernkontrollen jedoch nicht wieder zusammenfassen möchten. Ist diese Variante zu bevorzugen.

WICHTIG: Es ist unumgänglich, dass Sie auf dieselbe Masterdatei (oder auf eine Kopie davon) zurückgreifen, welche Sie für den Anfang des Semesters erstellt haben. Auf diese Weise stimmen die Lehrer-, Schüler- und Klassenschlüssel mit den einzelnen Lehrerdateien überein.

Nachfolgend sind die beiden Varianten beschrieben:

1. Sammeln Sie alle persönlichen Lehrerdateien der Lehrpersonen ein (jede sollte den Namen der jeweiligen Lehrperson beinhalten)
2. Speichern Sie alle im selben Verzeichnis
3. Erstellen Sie eine Kopie Ihrer originalen Masterdatei und löschen Sie in der Bezeichnung das Wort 'Masterdatei'. Sie haben anschliessend eine Datei welche nur noch den Namen des Schuljahres und allenfalls der Schulbezeichnung beinhaltet (beispielsweise: 2014-1.lhr oder 2014-1, NamederSchule.lhr)
   Hinweis: Auf diese Weise erkennen Sie später leichter, welche Datei die Zusammenfassung am Ende des Schuljahres beinhaltet
4. Öffnen Sie diese Datei im Programm LehrerOffice
5. Den Arbeitsbereich 'Organisieren' auswählen
6. Wechseln Sie in das Modul 'Schülerdaten'
7. Klicken Sie oben in der Bildleiste auf das Symbol 'Importieren' und wählen Sie 'Andere Lehrerdatei (von LehrerOffice)
8. Ziehen Sie nun eine der persönlichen Lehrerdateien, welche Sie vorgängig eingesammelt haben, in das Feld 'Dateiname'
9. Klicken Sie auf 'Weiter >' und importieren Sie alle Klassen der Lehrperson nacheinander
10. Klicken Sie anschliessend auf 'Abschliessen' und wiederholen Sie den Importvorgang für jede Lehrerdatei
11. Nun sind alle Schülerdaten vorhanden und aktualisiert
12. Den Arbeitsbereich 'Alle' auswählen
13. Im Abschnitt 'Allgemeines' das Modul 'Datenaustausch' auswählen
14. Wählen Sie 'Daten von Fachlehrperson einlesen' und bestätigen Sie mit 'Weiter'
15. Ziehen Sie nun eine der persönlichen Lehrerdateien, welche Sie vorgängig eingesammelt haben, in das Feld 'Dateiname'
16. Klicken Sie nun auf 'Austauschdatei einlesen'
17. Sobald der Datenvergleich erfolgreich abgeschlossen wurde, erscheint die Meldung 'Zusammenfassung: Datenvergleich erfolgreich beendet…'
18. Klicken Sie unten rechts auf 'Daten übernehmen'
19. Ziehen Sie nun direkt die nächste Lehrerdatei in das Feld 'Dateiname' und klicken erneut auf 'Austauschdatei einlesen' und 'Daten übernehmen'
20. Wiederholen Sie diesen Vorgang für jede Lehrerdatei

Nun sind alle Daten aus den einzelnen Lehrerdateien des aktuellen Semesters in der Masterdatei vorhanden. Diese können Sie nun entsprechend sichern und ablegen.

Sie können das Semesterzeugnis anhand der Masterdatei erstellen.

Die einzelnen Lehrpersonen können in Ihrer persönlichen Lehrerdatei eine Austauschdatei anfertigen, welche in der Masterdatei eingelesen werden kann. Auf diese Weise werden nur die Schülerdaten zusammengefasst und keine Lernkontrollen, etc. mitkopiert.

Hinweis: Nutzen Sie diese Variante nur, wenn die Person welche die Zusammenfassung erstellt, keine Einsicht in die Lernkontrollen, Journaleinträge der Schüler haben darf. Ansonsten ist die oben beschriebene Variante anhand der Lehrerdateien einfacher.

Gehen Sie dazu wie folgt vor:

1. Die einzelnen Lehrpersonen können Ihre persönliche Lehrerdatei öffnen
2. Den Arbeitsbereich 'Alle' auswählen
3. Im Abschnitt 'Allgemeines' das Modul 'Datenaustausch' markieren
4. Klicken Sie auf 'Daten weitergeben' und bestätigen Sie mit 'Weiter >'
5. Bestätigen Sie das 'Erstellen einer Austauschdatei' mit 'Weiter >'
6. Wählen Sie im Fenster 'Datenweitergabe' nur den Eintrag 'Schülerdaten' und bestätigen Sie mit 'Weiter >'
7. Wählen Sie im Fenster 'Klassen, Gruppen' alle Ihre Klassen aus, jedoch nicht die Gruppen
8. Bestätigen Sie mit 'Weiter >'
9. Nun werden Ihnen die entsprechenden Schüler angezeigt, bestätigen sie mit 'Weiter >'
10. Speichern Sie die Austauschdatei an einem gewünschten Ort und klicken Sie auf 'Abschliessen'
11. Nun können allen 'Austauschdateien' der Lehrpersonen eingesammelt werden und in einem sicheren Verzeichnis gespeichert werden
    Hinweis: Die Austauschendateien sind mit dem aktuellen Schuljahr, dem Namen der Lehrperson und dem Wort 'Austausch' bennant
12. Erstellen Sie nun eine Kopie Ihrer originalen Masterdatei und löschen Sie in der Bezeichnung das Wort 'Masterdatei'. Sie haben anschliessend eine Datei welche nur noch den Namen des Schuljahres und allenfalls der Schulbezeichnung beinhaltet (beispielsweise: 2014-1.lhr oder 2014-1, NamederSchule.lhr)
    Hinweis: Auf diese Weise erkennen Sie später leichter, welche Datei die Zusammenfassung am Ende des Schuljahres beinhaltet
13. Öffnen Sie diese Datei im Programm LehrerOffice
14. Den Arbeitsbereich 'Organisieren' aufrufen
15. Wechseln Sie in das Modul 'Schülerdaten'
16. Klicken Sie oben in der Bildleiste auf das Symbol 'Importieren' und wählen Sie 'Andere Lehrerdatei (von LehrerOffice)'
17. Ziehen Sie nun eine der Austauschdateien, welche Sie vorgängig eingesammelt haben, in das Feld 'Dateiname'
18. Klicken Sie auf 'Weiter >' und importieren Sie alle Klassen der Lehrperson nacheinander
19. Klicken Sie anschliessend auf 'Abschliessen' und wiederholen Sie den Importvorgang für jede Austauschdatei
20. Alle Schülerdaten wurden aktualisiert

Nun sind alle Schülerdaten aus den einzelnen Lehrerdateien in der Masterdatei vorhanden. Lernkontrollen, Journaleinträge, etc. sind weder in den Austauschdateien noch in dieser Masterdatei gespeichert, sondern nur in den persönlichen Lehrerdateien!
Hinweis: Falls Sie die Bildungsstatistik mit dem Programm LehrerOffice Zusatz durchführen wollen, können Sie dazu diese Datei verwenden.

Um in das 2. Semester übergehen zu können, können Sie folgendermassen vorgehen:

1. Punkt '4. Daten in der Masterdatei zusammenfassen' muss abgeschlossen sein
2. Führen Sie den Semesterabschluss in der Masterdatei durch
3. Nun haben Sie eine neue Masterdatei welche einen neuen Namen aufweist (bspw: aus 2014-1 wird 2014-2)
4. Diese Masterdatei müssen Sie an einem sicheren Ort abspeichern. Am Ende des 2. Semesters werden die einzelnen Lehrerdateien wieder in dieser Masterdatei zusammengefasst.
5. Jede Lehrperson kann den Semesterabschluss in Ihrer Datei aus dem 1. Semester durchführen
6. Danach haben Sie ebenfalls eine neue Datei für das 2. Semester
7. Fassen Sie am Ende des 2. Semesters wiederum alle Lehrerdateien des 2. Semesters in der Masterdatei (bspw. 2014-2, NamederSchule.lhr) zusammen (gemäss Punkt '4. Daten in der Masterdatei zusammenfassen')

Hinweis: Falls Sie die Bildungsstatistik mit dem Programm LehrerOffice Zusatz durchführen wollen, können Sie dazu diese Datei verwenden (bspw. 2014-2, NamederSchule.lhr).