Abb. 1: Der Reorganisationsassistent wird über den Befehl 'Einstellungen' aufgerufen.

Mit der Funktion 'Reorganisieren' können im Notfall Dateninhalte in der gesamten Schuldatenbank nachgeführt bzw. bereinigt werden. Grundsätzlich ist die Schuldatenbank von LehrerOffice wartungsfrei und bedarf keinen regelmässigen Reorganisationsarbeiten. Aber in speziellen Fällen – zum Beispiel nach einem Programmabsturz oder Programmfehlverhalten – kann diese Reorganisationsfunktion weiterhelfen. Kontaktieren Sie aber zuvor das Support-Team von LehrerOffice, damit die Probleme und deren Ursachen geklärt werden können. Mit dem Assistent 'Reorganisation' stehen folgende Möglichkeiten zur Verfügung.

Sobald die Datenstruktur von LehrerOffice erweitert wurde, wird diese beim erstmaligen Anmelden als Administrator vollautomatisch nachgeführt. Sollte diese Ausführung einmal fehlschlagen, kann diese Operation hiermit ohne Datenverluste nachgeholt werden.

Abb. 2: Die verschiedenen Aktionen, die der Reorganisationsassistent ausführen kann, lassen sich auswählen und beliebig kombinieren.

Damit allenfalls falsche Notenwerte (siehe bekannte Probleme) wieder korrekt dargestellt werden, müssen die Durchschnittswerte in der Datenbank neu berechnet werden, was durch die interne Reorganisationsfunktion erledigt werden kann. Die Reorganisation kann einige Minuten (je nach Datenbankgrösse 15 bis 120 Minuten) dauern und sollte während einer Randzeit durchgeführt werden, wenn möglichst wenige Benutzer die Datenbank nutzen.

Wenn es in der Datenbank mehrere Schuleinheiten gibt, können Sie vor dem Aufruf die Schuleinheitauswahl im Hauptfenster auf '(Alle)' stellen oder den Vorgang für jede Schuleinheit wiederholen.

Um eine Reorganisation durchzuführen, folgen Sie diesen Schritten:

Abb. 3: Die zu reorganisierenden Daten lassen sich im Assistenten weiter eingrenzen.

1. Als Administrator in LehrerOffice anmelden
2. Die gewünschte Schuleinheit auswählen oder auf '(Alle)' umstellen
3. Den Befehl 'Einstellungen' im Menü 'Extras' aufrufen
4. Im Dialogfenster das Register 'Datenbank' bzw. 'Datei' anklicken
5. Den Bereich 'Informationen' über die Dropdownliste umstellen
6. Danach den Punkt 'Reorganisieren' markieren
7. Nun den Schalter 'Reorganisieren' auf der rechten Seite anklicken
8. Den gestarteten Assistent mit 'Weiter' fortsetzen
9. Folgende zwei Optionen einschalten:'Datensicherung ausführen' und 'Durchschnitte der Lernkontrollen neu berechnen' (siehe Abb. 2)
10. Mit 'Weiter' den Assistent für die Datensicherung durchführen und die Sicherungsdatei z. B. auf dem Desktop zwischenspeichern
11. Nachdem die Datensicherung erfolgreich abgeschlossen wurde, erhalten Sie weitere Filter, mit denen Sie die zu reorganisierenden Daten weiter eingrenzen können (Abb. 3).

Wir empfehlen die Reorganisation mit allen Klassen auszuführen; sie kann aber bei grossen Datenbanken einige Minuten in Anspruch nehmen und sollte wegen der Serverbelastung zu Randzeiten durchgeführt werden.

Abb. 4: Der eigentliche Reorganisationsprozess kann einige Zeit in Anspruch nehmen und sollte nicht unterbrochen werden. Legen Sie ihn deshalb auf eine Randzeit.

• Danach die Reorganisation mit 'Weiter' starten. Bitte warten Sie die Verarbeitung geduldig ab (Abb. 4).
• Schlussendlich werden die Anzahl Korrekturen aufgeführt, wobei aber auch interne Bereinigungen mitgezählt werden, welche unter Umständen keinen Einfluss auf die Durchschnitte gehabt haben. Nach dieser einmaligen Reorganisation werden wieder alle Durchschnitte korrekt dargestellt. Sollte das Problem aber wiederholt auftreten, so bitten wir Sie, mit uns Kontakt aufzunehmen.

Sommer 2020 – behoben ab Version 2020.2.0: In LehrerOffice Desktop können ab Sommer 2020 im Kanton Aargau Absenzen in verschiedenen Einheiten (Lektionen und Halbtage) erfasst werden. Wenn das Schuljahr 2020/21 betreffende Absenzen mit einer älteren Programmversion als 2020.2.0 erfasst wurden, fehlt die Angabe der Einheit. In diesem Fall kann die Einheit über eine Reorganisation nachträglich aktiviert werden. Weitere Informationen...

3. April 2019 – behoben ab Version 2019.5.1: Sobald ein Prüfungsresultat mit Punkten mit einem manuellen Notenwert überschrieben oder eine Streichnote gesetzt wurde, wurde diese Note doppelt in den Notendurchschnitt einberechnet. Einzelplatzlösungen mit Lehrerdateien (*.LHR) sind davon nicht betroffen. Weitere Informationen...

27. Dezember 2011 – behoben ab Version 2011.11.1: Wenn eine langsame Verbindung zu einer Schuldatenbank bestand, konnte der Benutzer aufgrund der langsamen Verarbeitungsgeschwindigkeit den OK-Schalter im Dialog 'Prüfungsdaten ändern' mehrfach betätigen. Dies konnte zu einer ungewollten parallelen Verarbeitung und je nach dem zu falschen Durchschnittswerten führen.

22. Oktober 2009 – behoben ab Version 2009.9: Nachdem Lernkontrollen über das Modul 'Datenaustausch' im Desktop-Programm einmalig importiert wurden, ist es möglich, dass die Durchschnitte falsch dargestellt werden. Das Synchronisieren mittels Arbeitsdateien ist von diesem Programmfehler aber nicht betroffen. Deshalb sind nur Schulen davon betroffen, welche die Funktion 'Datenaustausch' freigegeben haben und die separate Importfunktion genutzt haben. In der Standardkonfiguration ist das Profil 'Datenaustausch' auf der Datenbank nicht aktiviert und musste vom Administrator bewusst freigegeben werden.