Ab Version 2015.10 können Formulare der Schule ebenfalls direkt auf dem DB-Hosting ortsunabhängig bereitgestellt werden. Für eigene Formulare kann z.B. die Dropbox wie folgt eingesetzt werden. Die Dropbox ist ein Opensource-Programm, welches Ihnen ermöglicht, die Formulare der Schule so abzuspeichern, dass alle Lehrpersonen (sofern Dropbox auf dem jeweiligen Gerät installiert ist) darauf zugreifen können.

WICHTIG: Die ersten Schritte müssen Sie als Systemadministrator ausführen.

Installieren Sie die Dropbox auf dem Schulsystem (Website für den Programm-Download). Die Dropbox wird Ihnen als eigenständiger Ordner angezeigt. Standardmässig wird er unter den eigenen Dokumenten angelegt. Für die Installation folgen Sie dem Assistenten.

Erstellen Sie nun in Ihrer Dropbox einen Unterordner für LehrerOffice.

Damit für die Fomulare der Schule immer auf den Dropbox-Ordner zugegriffen wird, müssen Sie die Einstellungen in LehrerOffice anpassen. Gehen Sie dazu wie folgt vor:

1. LehrerOffice starten
2. Den Befehl 'Einstellungen' öffnen
3. Ins Menü 'Programm' wechseln
4. In der Auswahlliste 'Ordner' wählen
5. Den Punkt 'Formulare der Schule' aufrufen
6. Mit dem Befehl 'Suchen…' den entsprechenden Dropbox-Ordner auswählen

→ Nun wird standardmässig bei den Formularen der Schule der Dropbox-Ordner aufgerufen.

Falls Sie bereits Formulare erstellt haben, müssen Sie diese nun in den Dropbox-Ordner kopieren.

1. Wählen Sie in LehrerOffice das Modul 'Formulare'
2. Rufen Sie im Menü 'Aufrufen' den Ordner auf
3. Kopieren Sie sämtliche benötigten Formulare
4. Fügen Sie die Formulare in den entsprechenden Ordner in der Dropbox ein

→ Damit Ihre Einstellungen übernommen werden, müssen Sie LehrerOffice beenden und neu starten.

Damit nun von allen Arbeitsstationen aus Zugriff auf den Dropbox-Ordner möglich ist, muss dieser überall installiert werden. Folgen Sie dazu den Anweisungen wie oben unter Installation beschrieben.

Sie können als Administrator auch sämtliche Lehrerkollegen für Dropbox einladen. Folgen Sie dazu dem Assisten in Ihrem Dropbox-Konto.

Damit nun alle Ihrer Lehrerkollegen Zugang zu den gemeinsamen Daten haben, müssen Sie Ihren Ordner freigeben. Gehen Sie dazu in Ihrem Dropbox-Konto wie folgt vor:

1. Kontextmenü des entsprechenden Ordners mit der rechten Maustaste öffnen
2. Den Punkt 'Dropbox' auswählen
3. Den Befehl 'Diesen Ordner freigeben…' auswählen
4. Die Teamkollegen mit der E-Mail-Adresse (mit der sie sich bei Dropbox angemeldet haben) hinzufügen
5. Den Befehl 'Ordner freigeben' wählen

→ Die Formulare der Schule lassen sich nun wie gewohnt nutzen.

WICHTIG: Da im Dropbox-Ordner keine Berechtigungen vergeben werden können, haben sämtliche Mitglieder dieses Ordners die Möglichkeit, Formulare zu verändern oder zu löschen. Es empfiehlt sich, als Administrator sämtliche Formulare als Originale an einem sicheren Speicherort abzulegen, damit diese gegebenenfalls neu in die Dropbox kopiert werden können.

WICHTIG: Aus Sicherheitsgründen empfehlen wir, Dokumente mit sensiblen Daten grundsätzlich nicht auf der Dropbox abzulegen. Werden solche Dokumente trotzdem auf der Dropbox gespeichert, sollten diese zumindest mit einem starken Kennwort gesichert werden.