Eine Datenbank zu erstellen ist sehr einfach. Bevor jedoch damit begonnen werden kann, muss der SQL-Server von LehrerOffice auf dem Schulserver (siehe die Kapitel und Themen SQL-Server installieren, Server und Aufgaben des SQL Servers) und das Clientprogramm LehrerOffice Desktop ebenfalls auf dem Schulserver oder lokal installiert sein. Den Erstellungsprozess steuern Sie mit LehrerOffice Desktop, wobei Sie Netzwerkzugriff auf den Server benötigen.

Arbeiten Sie mit einer Serverinstallation von LehrerOffice Desktop, dann öffnen Sie diese Programminstanz entweder direkt auf dem Server oder eine Verknüpfung davon auf einem Arbeitscomputer, wobei Sie darauf achten müssen, dass Sie Schreibrechte in dem Ordner haben, in dem LehrerOffice abgelegt ist. Um unter Windows 7 oder höher alle Aufgaben ohne Einschränkung durchführen zu können, starten Sie LehrerOffice Desktop als Administrator, indem Sie auf das Programm oder eine Verknüpfung rechtsklicken und den Befehl 'Als Administrator ausführen' wählen.

LehrerOffice ohne Datei oder Datenbank geöffnet

Wenn Sie LehrerOffice nicht in den letzten Tagen installiert haben, überprüfen Sie mit dem Befehl 'Programm updaten' im Menü 'Extras', ob Sie die aktuelle Version des Programms verwenden. Damit stellen Sie gleichzeitig sicher, dass Sie über die aktuellen Vorlagen für Ihren Kanton verfügen.

Finden Sie das Programm nicht in dieser Startansicht vor, führen Sie im Menü 'Datei' den Befehl 'Schliessen' (nicht 'Beenden'!) bzw. im erschienenen Anmeldedialog den Befehl 'Abbrechen' aus.

In dieser Startansicht bekommen Sie zwei Möglichkeiten, eine neue Datenbank zu erstellen: über die Befehle 'Neue Datei' und 'Neue Datenbank erstellen'. Wählen Sie eine davon. Damit öffnen Sie einen Assistenten, der Sie durch den Erstellvorgang führt.

WICHTIG: Um eine Datenbank einrichten zu dürfen, brauchen Sie auf dem SQL Server Administratorenrechte; Sie werden im Laufe des Erstellvorgangs aufgefordert, die entsprechenden Logininformationen einzugeben.

Da der Assistent auch für andere Obliegenheiten verwendet wird, bietet er Ihnen zu Beginn zweimal die Möglichkeit, andere Aufgaben als das Erstellen einer neuen Datenbank zu wählen. Beide Male ist aber die richtige Option bereits aktiviert.

Im ersten Fenster „Art der Datenablage“ ist es die Option 'Schuldatenbank', die Ihrem Vorhaben entspricht. Quittieren Sie diese Einstellung mit dem Befehl 'Weiter'. Im nächsten Schritt „Schuldatenbank“ ist die gewünschte Option 'Neue Schuldatenbank zum Beginnen einrichten' auch bereits aktiviert, weshalb Sie hier ebenfalls ohne Umschweife weiter gehen können.

Das nächste Dialogfenster „Datenübernahme“ empfiehlt Ihnen mit einer neuen Datenbank ganz von vorne zu beginnen. Das heisst, dass Sie im Anschluss die Klassengefässe an die Realität an Ihrer Schule anpassen, Schülerdaten importieren und den fächerübergreifenden Unterricht einrichten sowie zusätzliche Fächer oder Datenfelder definieren müssen. Theoretisch haben Sie die Möglichkeit, eine Datenbank aus einer bestehenden Lehrerdatei (.lhr) erstellen zu lassen und damit deren Inhalte zu übernehmen. Es ist aber nur in Ausnahmefällen sinnvoll, davon Gebrauch zu machen und zwar wenn folgende Bedingungen erfüllt sind:

• In der Lehrerdatei sind noch keine Lernkontrollen oder Journaleinträge erfasst.
• Bei der Einrichtung der Lehrerdatei sollten die gleichen Grundsätze angewendet worden sein, die für das Einrichten einer Datenbank gelten, allen voran die Konsistenz von Schlüsseln bei Schülerdaten und Klassengefässen und deren Kompabilität zu denjenigen der Schulverwaltungssoftware.
• Alle in der Datenbank nötigen Schulstufen müssen in der Lehrerdatei vorhanden sein.

Sie stellen fest, dass es kaum Situationen gibt, in denen diese Voraussetzungen erfüllt werden. Das Erstellen einer Datenbank aus einer Lehrerdatei, die nicht alle vorgenannten Bedingungen erfüllt, ergäbe derart mehr Arbeit, dass der Weg über eine neue leere Datenbank immer lohnt. Haben Sie aber den seltenen Fall, dass es sinnvoll ist, von einer Lehrerdatei auszugehen, können Sie diese über das Ordnersymbol im System suchen. Über den Befehl 'Weiter' springen Sie dann gleich zum Thema Bestätigung Datenbankserver.

WICHTIG: Es ist hier nicht möglich, aus einer bestehenden Datenbank oder aus einer Datenbanksicherung eine neue Datenbank zu erstellen. Möchten Sie dies aber tun, sehen Sie sich das Kapitel Datenbank wiederherstellen an.

Beginnen Sie mit einer neuen leeren Datenbank, müssen Sie als erstes definieren, welche Schulform zugrunde liegen soll. Obwohl LehrerOffice auch einige Vorlagen für unsere deutschsprachigen Nachbarländer bereithält, konzentriert es sich doch auf die Bedürfnisse der Deutschschweiz. Das gleiche Bild zeigt sich in Bezug auf die Einrichtungen. Neben den wenigen Vorlagen für Privatschulen und solchen für die Sekundarstufe II gibt es eine Vielzahl für die Volksschulen der Kantone. Falls die richtige Vorlage für Ihre Bildungseinrichtung nicht vorhanden ist, wenden Sie sich bitte an uns.

Richten Sie aber eine Datenbank für eine deutschschweizerische Volksschule ein, werden Sie auf jeden Fall fündig. Wählen Sie also in der linken Spalte den richtigen Kanton und danach eine der Vorlagen für diesen in der rechten Spalte und bestätigen Sie mit 'Weiter'.

TIPP: Für die meisten Kantone gibt es eine Gesamtvorlage für alle Schulstufen. Sie wählen mit Vorteil diese, auch wenn Sie die Datenbank nur für eine Stufe (Primar- bzw. Oberstufe) bereitstellen. Das wirkt sich kaum auf die Grösse der Datebank aus. Zudem lassen sich nicht benötigte Klassengefässe sehr einfach ausblenden, benötigte und aufgrund einer speziellen Vorlage nicht vorhandene Klassengefässe jedoch nur mit viel Aufwand hinzufügen. Und wer weiss, vielleicht sollte die Datenbank in zwei Jahren schon ausgebaut werden …

Mit dem Wählen der Vorlage ist die Vorarbeit schon getan. Nun kommen wir bereits zur Ablage der neuen Datenbank. Bei der Installation des Cube-SQL-Servers haben Sie den Speicherort für Datenbanken, die von diesem Server verwaltet werden, bereits definiert (siehe dazu Speicherort). Deshalb muss LehrerOffice nun eine Verbindung mit dem SQL Server aufbauen, damit dieser sich um die Ablage der neuen Datenbank kümmern kann.

Zurzeit werden mit LehrerOffice der Cube-SQL-Server für kleinere und mittlere Schulen sowie der mächtige MS-SQL-Server für grosse Schulgemeinden unterstützt. Beim Cube-SQL-Server müssen Sie keine weiteren Lizenzkosten einkalkulieren, da dieser mit LehrerOffice zur Verfügung gestellt wird. Im nächsten Dialogfeld müssen Sie das Datenbanksystem bestätigen.

LehrerOffice fragt Sie nun, wo denn dieser Server stationiert ist. Dafür können Sie entweder den Namen des Hosts oder seine IP-Adresse angeben. Das ist eine Folge von vier mit einem Punkt abgetrennte Zahlen, die maximal dreistellig sind. Diese Adresse bzw. der Name führt geradewegs zum Host, auf dem der Server liegt. Sie haben aber nicht einfach so Zutritt zu diesem. Bei der Installation wurde nämlich abgemacht, über welche Hausnummer oder Tür Sie den SQL-Server erreichen können. Standardmässig ist dies der Port 4430.

Alle Angaben, die Sie in diesem und im letzten Schritt definieren, werden dann für die Verbindungsdatei übernommen, mit deren Hilfe Sie künftig auf die Datenbank zugreifen (siehe Verbindungsdatei (.lhd)). Eine solche LHD-Datei können Sie aber jederzeit neu erstellen, falls Sie erst später – was wahrscheinlich ist – einige dieser Einstellungen ändern möchten.

Normalerweise brauchen Sie keine weiteren Angaben zu machen. Falls Sie aber 'Weitere Datenbankeinstellungen vornehmen' möchten, aktivieren Sie diese Option, um über den Befehl 'Weiter' ein zusätzliches Einstellungsfenster aufzurufen. Ansonsten sind Sie schon bereit für die Verbindung mit dem Datenbankserver (weiter Anmeldung am Server).

WICHTIG: Computernamen sind für uns meist einfacher zu memorisieren und sehen auch sympathischer aus als IP-Adressen. Sie können aber nicht immer korrekt aufgelöst werden, weshalb der Zugriff möglicherweise trotz richtigen Namens nicht funktioniert. Die IP-Adresse kann in jedem Fall richtig aufgelöst und zugeordnet werden. Hat Ihr Server aber keine fixe IP-Adresse, kann sie wechseln und der Zugriff plötzlich nicht mehr funktionieren. Falls Sie die Verbindung testen wollen, so tun Sie das von einem anderen Computer im System aus, damit das Ergebnis verlässlich ist.

Dieses Dialogfenster erscheint nur, wenn Sie im vorhergehenden die entsprechende Option aktiviert haben.

Die Timeout-Zeitspanne definiert, wie lange der Server versuchen soll, einen Befehl auf der Datenbank auszuführen, bis eine Fehlermeldung erscheint, falls die Aufgabe nicht erfüllt werden kann (beispielsweise, weil ein anderer Benutzer am gleichen Datensatz eine Änderung vornimmt). Falls Ihre Datenbank mehr als 200 Benutzer haben soll, könnten Sie diesen Wert nach oben korrigieren. Dabei sollten Sie abwägen, ob es besser ist, dass ein Benutzer eine halbe Minute ohne Rückmeldung wartet, als dass er nach einer Viertelminute eine Fehlermeldung bekommt und den Eintrag wiederholen muss. Lassen Sie aber die Option 'Verbindung immer offen halten' aktiviert.

Das Umstellen der Schlüssellänge (128 oder 256 Bit) hat keinen Einfluss auf die Geschwindigkeit der Verbindung. Es regelt einzig die Stärke der Verschlüsselung. Während '128' ausreicht, ist '256' natürlich sicherer.

Wie der Name dieser Funktion erkennen lässt, geht es darum, sich nur einmal anzumelden. Sie wurde entwickelt, um dem Wunsch zu entsprechen, sich nach der Anmeldung am Computer mit einem persönlichen Lehrpersonenprofil nicht auch noch bei der LehrerOffice-Datenbank anmelden zu müssen. Damit das funktioniert, muss der Benutzer in der Domäne des Schulnetzes sein, in dem die Datenbank liegt. Des weiteren muss der Benutzername für die LehrerOffice-Datenbank identisch mit demjenigen für die Anmeldung am Computer sein

Setzen Sie dafür ein Häkchen bei der Option 'Single Sign-on aktivieren', damit diese Information in der Verbindungsdatei gespeichert wird. Wenn Sie später die Benutzeraccounts einrichten, müssen Sie dort die Kennworteinstellungen ebenfalls auf Single Sign-on umstellen (siehe Single Sign-on). Nachdem Sie also alle Einstellungen vorgenommen haben, bestätigen Sie mit 'Weiter'.

WICHTIG: Grundsätzlich empfehlen wir nicht, Single Sign-on zu verwenden, weil dadurch die Datensicherheit stark verringert wird. Da die Einrichtung dieser Funktion auch einige Schwierigkeiten birgt, empfehlen wir Ihnen, mit unserem Support Kontakt aufzunehmen, falls Sie sich dafür entscheiden, damit wir Ihnen behilflich sein können.

Für die letzten Schritte müssen Sie sich nun am Datenbankserver anmelden – natürlich mit Ihrem Administratorkennwort, das Sie dafür definiert hatten (siehe Administratorkennwort). Mit genau diesen Informationen wird auf der Datenbank, die Sie hier erstellen, das Benutzerlogin für den Datenbankadministrator erstellt. Der Administrator des SQL-Servers ist also automatisch der Datenbankadministrator und zwar für jede Datenbank, die mit diesem Server verwaltet wird.

Geben Sie der Datenbank, die Sie hier erstellen, einen Namen. Standardname für Datenbanken ist „lehreroffice“. Sie können jedoch einen beliebigen eingeben, wobei es einige Einschränkungen in der Zeichenwahl gibt: Zahlen, Kleinbuchstaben und das Sonderzeichen „_“ sind möglich; Leerzeichen, Grossbuchstaben und alle anderen Sonderzeichen funktionieren nicht.

Der Name, den Sie hier wählen, wird bei den Benutzern in der Titelleiste des Programms (neben „LehrerOffice Desktop“) erscheinen und standardmässig auch die Verbindungsdatei benennen. Ein Name darf nur einmal verwendet werden; verwaltet Ihr SQL Server also schon eine Datenbank mit dem gewünschten Namen, müssen Sie entweder die bestehende überschreiben (wozu ein weiteres Dialogfenster vor dem nächsten hier beschriebenen erscheint) oder für die neue Datenbank einen anderen Namen wählen.

WICHTIG: Der Name der Datenbank bleibt sich gleich, auch wenn Sie das Semester oder Schuljahr wechseln. Deshalb sollten keine solche Angaben in den Namen mitaufgenommen werden.

Der Assistent zur Erstellung einer neuen Datenbank hat eigentlich schon alle Informationen, die er braucht, um die neue Datenbank zu erstellen. Er fragt aber noch nach, wo Sie die Verbindungsinformationen in einer Verbindungsdatei speichern möchten. Diese Datei bietet dem Client (LehrerOffice Desktop) alle nötigen Angaben, um die Datenbank im Schulnetzwerk zu finden; jeder Benutzer muss also für seine Arbeit auf eine solche zugreifen können.

Name und Speicherort lassen sich anpassen. Wenn Sie die LHD-Datei am vorgeschlagenen Ort speichern, wird sie wahrscheinlich nur für Sie selbst zugänglich sein; arbeiten Sie direkt am Schulserver, dann möglicherweise nicht einmal das. Denn die Standardeinstellung verweist auf den LehrerOffice-Ordner im Standard-Dokumente-Ordner für den angemeldeten Benutzer. Darauf hat kaum jemand aus dem Netzwerk Zugriff. Speichern Sie die Verbindungsdatei hingegen in den Ordner, wo LehrerOffice Desktop liegt (mit der Pfadangabe „%Programm%“), gelten für diese Datei die gleichen Zugriffsrechte wie für das Programm.

WICHTIG: Haben Sie LehrerOffice Desktop nicht als Administrator geöffnet (LehrerOffice öffnen) haben Sie nun keine Schreibrechte im LehrerOffice-Programm-Ordner, sofern er im Standardordner für Programme (C:\Programme) abgelegt ist. Entweder spielen Sie dann die ganze Datenbankerstellung noch einmal durch oder speichern die Datei an einen anderen Ort und verlegen sie danach in diesen Ordner. Mit dieser zweiten Variante nützt es aber nichts, wenn Sie die Verbindungsdatei im nächsten Schritt als Startvorgabe definieren, weil die Pfad dieser Datei verändert wird.

Falls die Lehrpersonen, die die Programminstanz auf dem Server verwenden, alle normalerweise auf diese Datenbank zugreifen wollen, die Sie gerade erstellen, so aktivieren Sie diese Option. Damit legen Sie den Pfad der neuen Verbindungsdatei in den Einstellungen des Programms als Startdatei fest.

Der grosse Vorteil dieser Einstellung ist, dass die Lehrpersonen sich nicht selbst eine Verbindungsdatei erstellen oder die bestehende auf dem Server suchen müssen. Haben Sie jedoch beispielsweise getrennte Datenbanken für Primar- und Oberstufe, wird diese Einstellung wohl als sehr nervig empfunden.

Nachdem alle nötigen Angaben zur Erstellung der Datenbank und die Kommunikation mit dem SQL-Server geregelt wurde, wird die Datenbank erstellt. Aufgrund der Vorlage werden Klassengefässe und Fächerkataloge bereitgestellt. Nichts desto trotz haben Sie eine leere Datenbank erstellt. Und gleich nach dem Erstellvorgang braucht LehrerOffice noch einige Angaben, um wichtige Definitionen innerhalb der neuen Datenbank vorzunehmen. Klicken Sie deshalb auf 'Weiter'.

Zuerst wird ein Schulort von Ihnen verlangt. Später können Sie diesen in den 'Einstellungen' ändern, um eine Postleitzahl ergänzen und weitere Schuleinstellungen vornehmen. Da der Schulort aber für den Zeugnisdruck benötigt wird, verlangt ihn der Assistent schon bei der Erstellung. Umfasst Ihre Datenbank mehrere Schulstandorte, können Sie diesem Umstand später mit Schuleinheiten gerecht werden, für die unterschiedliche Schulorte definiert werden können.

Die LehrerOffice-Datenbank speichert Daten in getrennten Semestern. Damit Sie mit Ihrer Arbeit beginnen können, müssen Sie vorerst das aktuelle Semester festlegen. Der Assistent fragt Sie im nächsten Schritt nach allen nötigen Daten (weitere Einstellungen können Sie später im Modul 'Semester' vornehmen).

Geben Sie das Kalenderjahr an, in dem das Schuljahr beginnt bzw. begann. Wählen Sie dann auf der rechten Seite das Halbjahr, mit dem Sie zunächst arbeiten wollen. Nun geben Sie das Datum ein, an dem dieses Semester begann. Dieses kann entweder direkt in das Feld eingetragen oder ausgewählt werden. Klicken Sie dafür auf das Kalendersymbol neben dem Datumsfeld. Über die beiden Pfeile können Sie zwischen Monaten navigieren; fahren Sie mit der Maus über die Jahreszahl erscheinen zwei weitere Pfeile, über die Sie zwischen Jahren navigieren können. Ein Klick auf die Jahreszahl erhöht diese um einen Zähler.

Die Datensicherung ist von höchster Wichtigkeit. Es wird deshalb dringend empfohlen für eine produktive Datenbank eine Datensicherung zu konfigurieren.

Grundsätzlich sollte die Datenbank nach jedem Tag gesichert werden, an dem normalerweise damit gearbeitet wird. Vielerorts wird vom Laufwerk, auf dem die Datensicherung abgelegt wird auch ein Backup geschrieben. Informieren Sie sich deshalb, wann dieses Backup durchgeführt wird und definieren Sie die Uhrzeit der Datenbanksicherung eine Stunde früher; das ist sicherlich ausreichend, denn der Vorgang dauert nur einige Sekunden, bei sehr grossen Datenbanken wenige Minuten.

Definieren Sie nun die Tage, an denen gesichert werden soll. Findet die Datensicherung nach Mitternacht statt, heisst das, dass die Sicherung der am Montag eingegebenen Daten erst am Dienstag gemacht werden muss. Aktivieren Sie einfach die Tage, an denen zur vorgebenen Zeit gesichert werden soll.

Die Option 'Jeweils letzte Datensicherung überschreiben' hat einen grossen Vorteil und einen grossen Nachteil. Der Vorteil ist Ordnung im Backupordner. Sie müssen sich nicht darum kümmern, wie es darin aussieht, weil immer nur eine – die letzte – Datensicherung darin liegt. Ist die Option deaktiviert, kommt (fast) täglich eine neue dazu. Die werden nicht automatisch gelöscht, sondern müssen vom Administrator sporadisch von Hand entfernt werden. Der Nachteil liegt auf der Hand: Nur eine Datensicherung vom Vortag ist je nach Situation zu nichts nütze, erfüllt also den Zweck einer Datensicherung nicht.

Es ist empfohlen, dass Sie immer auf die Datensicherungen der letzten zwei Wochen zurückgreifen können. Wird also der Backupordner, in den Sie die Sicherung hineinschreiben lassen, selbst auch wieder gesichert und ist so mindestens eine, idealerweise zwei Wochen zugänglich, können Sie die besprochene Option aktivieren. Gibt es keine zusätzliche Datensicherung sollte die Option deaktiviert bleiben.

Den Speicherort haben Sie bereits bei der Installation des SQL Servers definiert (siehe Speicherort). Dieser Pfad wird Ihnen hier angezeigt. Über den Befehl 'Ändern' könnten Sie jetzt theoretisch auch einen anderen definieren. Diese Änderung wäre für alle Datensicherungen gültig; sie verändert also die Grundeinstellung im SQL-Server. Gehen Sie aber vorsichtig damit um, da hier veränderte Pfadangaben relativ zum gerade verwendeten System und nicht relativ zum Server sind; diese Pfadangabe kann der Server möglicherweise nicht auflösen, weshalb keine Datensicherung mehr durchgeführt werden kann.

WICHTIG: Überprüfen Sie von Zeit zu Zeit, ob die Datensicherung wirklich geschrieben wird. Wenn nicht, haben vielleicht die Schreibrechte im Backupordner bzw. die Pfadangabe der Datensicherung geändert oder es ist zu wenig Speicherplatz frei.

Hier angekommen ist die Datenbank vollständig eingerichtet; das können Sie mit 'Abschliessen' quittieren.

Für die Datenbankverwaltung haben Sie zwei Hilfsmittel: Das DB Administrationsprogramm und LehrerOffice Desktop. Jedes hat seine Schwerpunkte. Wie die Aufgabenverteilung zwischen diesen beiden Programmen genau aussieht können Sie unter Kompetenzen Desktop-Programm und DB-Administrationsprogramm nachlesen. Anleitungen für die einzelnen Anwendungsfälle finden Sie wie folgt:

• Datenbankverwaltung mit dem DB Administrationsprogramm: DB-Administrationsprogramm
• Datenbankverwaltung mit dem Desktop-Programm: Modul 'System'
• Datenbank aus einer Datensicherung wiederherstellen: Datenbank wiederherstellen