Um Mails an alle Schüler/innen oder Erziehungsberechtigte einer Klasse, Gruppe oder alle 'Aktive' zu versenden, gehen Sie wie folgt vor:
Nun öffnet sich das Standard-Mailprogramm, welches auf dem Computer installiert sein muss. Die Mailadressen der Schüler/innen oder Erziehungsberechtigten sind alle im Bcc eingetragen. Jetzt kann die Nachricht wie gewohnt im Mailprogramm erstellt werden. Eine E-Mail-Nachricht an mehr als 50 Empfänger (Standardeinstellung in LehrerOffice) wird in mehrere Nachrichten aufgetrennt. Internet Provider können eine Begrenzung erfordern. Eine grosse Anzahl Empfänger begünstigt auch, dass die Nachricht als Spam deklariert wird. Sollten nach dem Versand der E-Mail gewisse Schüler/innen in LehrerOffice markiert bleiben, bedeutet das, dass den Schüler*innen oder Erziehungsberechtigten dieser Kinder keine Mail gesendet werden konnte, da die Mailadresse fehlte. Diese Familien müssten auf einem anderen Informationskanal erreicht werden.
In den Modulen 'Schülerdaten' und 'Adressen' lassen sich die Mailadressen der ausgewählten Lernenden bzw. Schulangestellten direkt in den Zwischenspeicher kopieren oder als Textdatei öffnen.
Gehen Sie hierzu wie folgt vor (Beispiel Modul 'Schülerdaten', im Modul 'Adressen' funktioniert es analog dazu):
TIPP: Wenn Sie im Modul 'Schülerdaten' die Auswahlliste 'Klasse' auf 'Alle' umstellen, können Sie gleichzeitig die Mailadressen aller Schüler bzw. Erziehungsberechtigten kopieren.
In den allgemeinen Einstellungen lässt sich zudem wie folgt definieren, mit welchem Trennzeichen die E-Mailadressen abgetrennt werden sollen:
Möglicherweise möchten Sie die Personen, welche Sie nicht per Mail erreichen, auf dem Briefweg kontaktieren. Nach dem Aufrufen der Mailadressen sind daher alle Schüler bzw. Adressen angekreuzt, für welche keine Mailadresse vorhanden ist. Kopieren Sie die entsprechenden Postadressen nun in den Zwischenspeicher, indem Sie im Menu 'Bearbeiten' den Befehl 'Anschriften der Schüler/innen kopieren' bzw. 'Anschriften der Erziehungsberechtigten kopieren' ausführen.