LehrerOffice-Express
vom 26. Januar 2009
LehrerOffice 




   
Semesterwechsel mit der Lehrerdatei

Für "alte LehrerOffice-Hasen", welche schon lange mit einer Lehrerdatei arbeiten, ist in Sachen Semesterabschluss bestimmt alles klar und dieser daher ein Klacks.
Neuere Anwender, welche gerade zum ersten Mal mit LehrerOffice ein Semester abschliessen, müssen einfach daran denken, für ein neues Semester eine neue Datei zu erstellen. Rufen Sie dazu im Menü 'Datei' resp. 'Ablage' den Befehl 'Neue Datei für neues Semester' auf.

Achtung:
Sollten Sie ein Jahreszeugnis (inkl. allen Prüfungsnoten vom 1. Semester) benötigen, dann müssen Sie dies in den Klasseneinstellungen im Modul 'Klassen' vor dem Erstellen der neuen Datei definieren! Anschliessend werden die Noten vom 1. Semester ins 2. Semester übernommen.



Wenn Sie zu der oben erwähnten Gruppe von LehrerOffice-Anwendern gehören, dann wünschen wir Ihnen an dieser Stelle wunderschöne und erholsame Ferien, denn für Sie ist dieser LehrerOffice-Express hier bereits zu Ende.
Falls Sie aber Datenbank-Administrator an Ihrer Schule sind, sollten Sie hier unbedingt noch weiter lesen, denn wir geben Ihnen in dieser Checkliste wertvolle Tipps und Tricks für einen reibungslosen Ablauf beim Semesterwechsel mit der Datenbanklösung...

 
Semesterwechsel mit der Datenbank

(Checkliste für
Administratoren)

Abschluss des laufenden Semesters mit der Datenbanklösung

Überlegen und kontrollieren Sie zuerst:
Sind alle nötigen Eingaben gemacht, die Zeugnisse gedruckt und als PDF archiviert worden?

Vor dem erstmaligen Erstellen eines neuen Semesters sollten Sie ausserdem Folgendes unbedingt vorher überprüfen:

  • Im Modul 'Klassen' die Versetzungseinstellungen über den Befehl 'Ändern' kontrollieren: Ist hier alles korrekt eingetragen?
  • Ist die nächste Klasse und die Umteilung der Lehrpersonen im Register 'Versetzung' richtig eingestellt?

  • (Diese Einstellungen sind vor allem wichtig für das folgende Schuljahr und vereinfachen später den Einstieg in dieses!)


    Neues Semester mit der Datenbanklösung erstellen

    Achtung:
    Erstellen Sie ein neues Semester nie zu früh im Voraus , sondern grundsätzlich erst dann, wenn im laufenden Semester keine Schülermutationen mehr zu erwarten sind (Schüler, Klassen, Arbeitsgruppen).
    Richten Sie das neue Semester zu einem Zeitpunkt ein, an dem möglichst wenige Benutzer am Arbeiten sind!


    Gehen Sie zum Erstellen des neuen Semesters Schritt für Schritt wie folgt vor:

  • Modul 'Semester' öffnen

  • Befehl 'Neues Semester' anklicken

  • Datensicherung durchführen
    (Wir empfehlen Ihnen dringend, vor und nach dem Erstellen des neuen Semesters eine Datensicherung durchzuführen und diese zu archivieren! Falls irgend etwas schief gehen sollte, können Sie darauf zurückgreifen.)

  • Die Angabe prüfen: '2008/09, 2. Semester'

  • Sichtbar von: (ab wann können die Lehrpersonen Eingaben machen? Ab heute?)

  • Sichtbar bis: (Datum nach eigenem Gutdünken einsetzen, z.B. bis 31.07.2010. Fragen Sie sich einfach: Wie lange soll man Noten etc. rückwirkend noch einsehen können?)

  • Falls nötig: einen Notenabgabe-Termin setzen

  • Wichtig: den Zeugnisabgabe-Termin festlegen (Bis zu diesem Termin können Eingaben von Lehrpersonen gemacht werden)

  • Wichtig: das Datum für den Rekursabschluss eingeben (Bis zu diesem Zeitpunkt können von Personen mit der entsprechenden Berechtigung Zeugnisnoten noch geändert werden.)

  • Alle drei Optionen aktivieren:
    [x] Semester für alle Benutzer/innen sichtbar
    [x] Als aktuelles Semester vorgeben
    Achtung: NUR wenn ab heute des neue Semester als Vorgabe für alle Benutzer ausgewählt sein soll!
    [x] Semester zum Bearbeiten freigeben



  • Warten... *grins* (Keine Angst, je nach Schulgrösse kann dieser Prozess 15 bis 60 Minuten dauern.)


  • Melden Sie sich ab und danach wieder neu an.

  • Kontrollieren Sie: Wird nun im Filter direkt das 2. Semester angezeigt?



  • Anpassungen und Korrekturen vornehmen

  • In das Modul 'Semester' wechseln

  • Das alte vorangehende 1. Semester anklicken und die nachfolgenden Angaben kontrollieren:

  • Sichtbar bis: (Datum nach eigenem Gutdünken einsetzen, z.B. bis 31.07.2010. Fragen Sie sich einfach: Wie lange soll man Noten etc. rückwirkend noch einsehen können?)

  • Wichtig: das Datum für den Rekursabschluss eingeben (Bis zu diesem Zeitpunkt können von Personen mit der entsprechenden Berechtigung Zeugnisnoten noch geändert werden.)
  • Schlussendlich sollten folgende Optionen für das alte Semester aktiviert sein:
    [x] Semester für alle Benutzer/innen sichtbar

  • [ ] Als aktuelles Semester vorgeben
    [x] Semester zum Bearbeiten freigeben (von - bis)

    Achtung:
    Bei allen weiteren Anpassungen müssen Sie unbedingt sicherstellen, dass der Auswahl-Filter 'Semester' jeweils auf '2. Semester' steht!


  • Das Modul 'Klassen' öffnen und die Klassenlehrpersonen überprüfen. Allenfalls Änderungen und Ergänzungen für das 2. Semester vornehmen.


  • Das Modul 'Schulfächer' öffnen und die Fachlehrpersonen und die Einstellung betreffend Jahreszeugnis überprüfen.


  • Das Modul 'Arbeitsgruppen' anklicken und die Fachlehrpersonen überprüfen. Allfällige Änderungen und Ergänzungen für das 2. Semester vornehmen.
    Bei manuell erstellten Arbeitsgruppen müssen Sie die Schülerauswahl allenfalls neu zusammenstellen. Mit einem Doppelklick in die Spalte 'Selektion' können die Schüler direkt ausgewählt werden.


  • Achtung:
    Löschen Sie niemals eine im 2. Semester nicht mehr benötigte Arbeitsgruppe und benennen Sie sie auch nicht einfach um! (Sie wäre sonst auch im 1. Semester nicht mehr vorhanden!) Falls eine Arbeitsgruppe im 2. Semester nicht mehr benötigt wird, einfach die Lehrperson(en) und Schüler entfernen.



    Schülerdaten-Import

    Gehen Sie wie folgt vor, falls Sie die Schülerdaten mit einem Import (z.B. Excel) aktualisieren wollen:

  • Stellen Sie sicher, dass Sie einen neuen, aktuellen Export mit den bisherigen, eindeutigen Schlüsseln (Schülernummern) von der Schulverwaltung bekommen. (Sonst gibt's Probleme beim Aktualisieren der bestehenden Schülerdaten und bei den Klassenzuweisungen!)

  • Öffnen Sie das Modul 'Personaldaten'.

  • Stellen Sie den Filter auf '2. Semester'.

  • Nun können Sie die entsprechenden Daten importieren und zuordnen.


  • Falls Sie die Schülerdaten manuell verwalten, ist der Weg folgender:

  • Als erstes müssen Sie den Filter auf '2. Semester' stellen.

  • Danach die Mutationen und Änderungen (Umteilungen) vornehmen.


  • Achtung:
    Löschen Sie niemals einen im 2. Semester nicht mehr anwesenden Schüler und blenden Sie ihn auch nicht einfach aus! (Er wäre sonst auch im 1. Semester nicht mehr vorhanden resp. sichtbar.) Archivieren Sie diesen Schüler stattdessen, indem Sie im Modul 'Personaldaten' das Menü 'Schüler' und den Befehl 'Archivieren' wählen, denn so bleiben alle seine Einträge im alten Semester sichtbar.



    Wahlfach- und Niveau-Einteilungen

  • Das Modul 'Zeugnisse' öffnen

  • Den Filter auf '2. Semester' stellen

  • Die Wahlfächer für das 2. Semester zuteilen und Niveau-Änderungen vornehmen. (Nur nötig, falls Sie das nicht bereits über die manuelle Arbeitsgruppe definiert haben.)


  • Testen Sie Ihre Eingaben nun folgendermassen:

  • Den Filter auf '1. Semester' stellen und kontrollieren: Erscheinen die Daten (Noten etc.) des alten Semesters weiterhin korrekt?

  • Stellen Sie danach den Filter wieder zurück auf '2. Semester'.



  • Abschluss

  • Wechseln Sie in das Modul 'System'.

  • Führen Sie eine zweite Datensicherung durch und speichern Sie diese ab.



  • Kontrolle durch die Benutzer

  • Die Benutzer loggen sich ein und überprüfen, ob alle ihre Klassen sowie Arbeitsgruppen im 2. Semester korrekt dargestellt werden.



  • Nun ist alles bereit für das 2. Semester.
    Wir wünschen Ihnen einen guten Start dazu.


    Weitere Informationen finden Sie unter:
    Anleitungen zum Semesterabschluss (PDF)
    Weitere Anleitungen

     
     
     

    Wir hoffen, Ihnen mit dieser Checkliste ein nützliches Werkzeug an die Hand gegeben zu haben, welches Ihnen hilft, den Semesterwechsel problemlos über die Bühne zu bringen, und wünschen Ihnen weiterhin viel Freude mit LehrerOffice!

     

     
    Sie erhalten als Anwender/in resp. Interessent/in von LehrerOffice den LehrerOffice-Express. Falls Sie diese Ausgabe von Ihrem Kollegen bekommen haben und gerne selbst damit bedient würden, können Sie sich hier anmelden.
    Möchten Sie dieses kostenlose Informationsangebot künftig nicht mehr nützen? Schade, dass wir Sie mit unserem Service nicht überzeugen konnten. Um den Express abzubestellen, klicken Sie hier.
     
    LehrerOffice - Roth Soft, CH-8477 Stammheim, info@LehrerOffice.ch, www.LehrerOffice.ch