Ab der Version 2015.1 von LehrerOffice Desktop können die Fotos der SchülerInnen sowie das Schullogo nun direkt auf dem DB-Hosting abgelegt werden. Dadurch sind diese Daten ebenfalls ortsunabhängig nutzbar.
Voraussetzungen: Die Möglichkeit Bilder auf das Hosting hochzuladen setzt ein DB-Hosting, LehrerOffice Desktop (ab Version 2015.1) und eine aktivierte Dateiablage durch den Administrator der Datenbank voraus. Wenn Sie sich auf dem „gestrigen Stand“ an der Datenbank anmelden, können keine Bilder hochgeladen werden.
Um ein Foto eines Schülers auf dem Hosting abzulegen, gehen Sie wie folgt vor:
Um das Schullogo abzulegen, so dass es in der Kopfzeile der Druckausgaben erscheint, gehen Sie wie folgt vor (nur auf aktuellem Stand, nicht aber auf 'Stand gestern' möglich):
TIPP: Wenn auf einer Datenbank mehrere Schuleinheiten vorhanden sind und eine Schuleinheit ausgewählt ist, kann beim Einbinden des Logos per Option ausgewählt werden, ob es sich um eine allgemeine Einstellung der Schule handelt, oder ob das Logo nur für die ausgewählte Schuleinheit eingebunden werden soll.
Um bei einem Schüler das Bild wieder zu löschen, gehen Sie wie folgt vor:
Damit die Bilder und das Logo hoch geladen werden können, muss der Administrator die Dateiablage in den Einstellungen (Datenbank > Dateiablage > Freigabe) aktivieren. Danach können Bilder der SchülerInnen oder auch das Logo der Schule auf dem Hosting gespeichert werden. Dazu stehen pro Benutzer 100 MB zur Verfügung. Beispiel: Sind auf der DB 10 Benutzer eingetragen, so steht gesamthaft 1 GB zur Verfügung.
In den Einstellungen kann nun pro Benutzer ein Kontingent festgelegt werden. Dieses wird nun allen Benutzern zugeteilt. Im Abschnitt „weitere Einstellungen“ finden Sie eine Anleitung, wie Sie dieses Kontingent für einzelnen Benutzer anpassen können.
Damit die Bilder beim Hochladen nicht zu gross werden, kann unter 'Dateigrösse' die maximale Dateigrösse der hochzuladenden Datei definiert werden. Diese Grösse bezieht sich auf das Bild das hoch geladen wird und nicht das originale Bild. Die Dateigrösse hängt direkt von den Einstellungen ab, welche im Bereich 'Bilder' gemacht werden. Hier können neben der 'Qualität' auch die Breite bzw. Höhe des Bildes angegeben werden. Da die Bilder vor allem für die Fotoliste gebraucht werden reicht eine Bildgrösse von 1024 Pixel in der Breite bzw. Höhe. Dadurch werden die Bilder auch nicht allzu gross.
Nicht jeder Benutzer benötigt gleich viel Speicherplatz. Klassenlehrpersonen brauchen sicher mehr als Fachlehrer. Benutzer, welche anhand der Rechte keine Fotos bei den Schülern ablegen dürfen, benötigen kaum oder gar keinen Speicher. Dies können Sie im Modul 'Benutzer' den Gegebenheiten anpassen: Wenn die Dateiablage aktiviert ist, erscheint bei jedem Benutzer dessen Kontingent und Angaben zu den bereits abgelegten Dateien, der verbrauchten Datenmenge, sowie der freie Speicher und eine Angabe zum prozentual genutzten Speicher. Klicken Sie doppelt auf eine dieser Spalten, so können Sie das Kontingent für diesen Benutzer anpassen. Die Schriftfarbe der Kontingentgrösse bedeutet folgendes:
Im Modul 'System' kann der Administrator der Datenbank im Register 'Dateiablage' die Bilder, welche auf dem Server vorhanden sind aufzulisten. Dazu stehen verschiedene Filter und Optionen zur Verfügung:
Tipp: In der Dateiablage können Sie mit einem Rechtsklick auf den Spaltenkopf die Liste anhand der gewählten Spalte sortieren (z. B. nach Datum oder Schülername). Die Standartsortierung berücksichtigt die Dateigrösse.
Als Benutzer mit Administratorrechten können hier mehrere Bilder gelöscht werden.
Hinweis: Das Bild ist auf dem Hosting noch vorhanden. Beim Löschen wurde jedoch die Verknüpfung dazu entfernt bzw. wieder auf den lokalen Pfad zurückgestellt. Wenn das Bild beim Schüler ganz gelöscht werden soll, können Sie dies im Modul 'Schülerdaten' löschen (gemäss Anleitung weiter oben)
Wenn Sie die Option 'Sicherungskopien von gelöschten oder überschriebenen Dateien auch auflisten' einschalten können Sie die irrtümlich gelöschten oder auch überschriebenen Bilder wieder herstellen
Der Status Gelöscht bedeutet, dass das Bild mit der Adresse nicht mehr verknüpft ist. Überschrieben bedeutet, dass ein anderes Bild mit der Adresse verknüpft ist.